W działalności czasami zdarzają się sytuacje kiedy przedsiębiorca znajduje zaległą fakturę kosztową. Co powinien zrobić w takiej sytuacji? Czy może ją zaksięgować w kolejnym okresie rozliczeniowym?
Podatek VAT od poniesionych wydatków w działalności mają prawo odliczać przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT. Prawo do odliczenia powstaje w miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy (art. 86 ust. 10 ustawy o podatku VAT) lub zgodnie z art. 86 ust. 11 ustawy w jednym z 3 następnych okresów rozliczeniowych (miesięczne rozliczanie VAT) lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (rozliczanie kwartalne).
Rozliczanie zaległej faktury, a podatek dochodowy
Faktury zakupowe z poprzednich okresów rozliczeniowych księguje się w zależności od wybranej metody rozliczania kosztów. Znane są dwie metody:
kasowa, czyli uproszczona
memoriałowa.
W działalności koszty uzyskania przychodu dzielą się na:
koszty bezpośrednie, czyli takie, które mają bezpośredni związek z uzyskaniem przychodu w działalności, jak np. zakup materiałów podstawowych, czy towarów handlowych
koszty pośrednie, czyli takie, które nie są bezpośrednio związane z przychodem, jak np. czynsz najmu biura, zapłata za media.
Jeżeli podatnik wybierze metodę księgowania kasową, to nie musi dzielić kosztów na bezpośrednie i pośrednie. Wszystkie wydatki ujmuje w dacie ich poniesienia, a więc w dacie wystawienia faktury zakupowej.
Przy metodzie memoriałowej koszty muszą zostać podzielone na bezpośrednie i pośrednie. Koszty pośrednie ujmowane są tak samo jak przy metodzie kasowej, czyli w całości w dacie wystawienia faktury, ale tylko wtedy kiedy dotyczą jednego roku podatkowego. W przypadku kiedy odnoszą się do okresu przypadającego na przełom roku podatkowego, to trzeba je podzielić proporcjonalnie i przyporządkować do okresów, których dotyczą. Tak więc koszty bezpośrednie ujmuje się proporcjonalnie w roku, w którym podatnik osiągnął przychody im odpowiadające.
Przykłady
PRZYKŁAD 1 Podatnik wybrał miesięczny okres rozliczeniowy podatku VAT. W listopadzie znalazł zaległą fakturę zakupową z miesiąca czerwca. Czy może odliczyć podatek VAT od tej faktury?
Odpowiedź: Może odliczyć podatek VAT w rozliczeniu za czerwiec lub w jednym z 3 następujących po sobie okresów rozliczeniowych, czyli w lipcu, sierpniu lub we wrześniu.
PRZYKŁAD 2 Podatnik rozlicza VAT kwartalnie. W sierpniu zauważył, że nie przekazał do rozliczenia faktury VAT z miesiąca marca. Czy będzie mógł odliczyć podatek VAT od tej faktury?
Odpowiedź: Przedsiębiorca może odliczyć VAT od podanej faktury w I kwartale lub w jednym z dwóch następujących po sobie kwartałach, II lub w III.
PRZYKŁAD 3 Przedsiębiorca wybrał na rozliczenie metodę kasową. W grudniu, przy porządkowaniu dokumentów znalazł jedną zagubioną fakturę kosztową z lutego tego samego roku. Czy nadal może ją ująć w kosztach firmowych?
Odpowiedź: Przedsiębiorca może zaliczyć poniesiony wydatek udokumentowany fakturą, do kosztów uzyskania przychodów w tym samym roku i tylko w tym roku, w którym faktura została wystawiona.
Jak zaksięgować zaległą fakturę w programie FakturaXL?
Fakturę należy dodać w zakładce Koszty dokumentem Faktura VAT, w dolnej części formularza nad przyciskiem ZAPISZ trzeba podać Datę wpływu z jaką ma być rozliczona faktura. To zgodnie z datą wpływu zostanie rozliczony VAT.
Jeśli zaległa faktura w KPiR ma być również zgodnie z datą wpływu, to należy wejść do Ustawienia > Faktury, po lewej wybrać KPiR i w polu "Dodawaj Koszty do KPiR zgodnie z datą:" zmienić Datę wystawienia na Datę wpływu.
