Podstawowym dokumentem, który uprawnia do odliczenia podatku naliczonego jest faktura VAT. Stanowi ona również dowód dla organów podatkowych co do powstałego zdarzenia gospodarczego. Czasami może ulec zniszczeniu lub może zaginąć. Co w takiej sytuacji ma zrobić podatnik? Musi posiadać duplikat faktury.
Przedsiębiorca ma obowiązek posiadania dowodu na wystąpienie każdego zdarzenia gospodarczego. W przypadku braku faktury pierwotnej jest zobowiązany do posiadania duplikatu, inaczej kopii pierwotnie wystawionej faktury. Na duplikacie muszą znaleźć się dane identyczne co na fakturze pierwotnej i obowiązkowo słowo: „DUPLIKAT”.
Kiedy należy wystawić duplikat faktury?
W art. 106 l ustawy o VATjest mowa o tym, że sprzedawca powinien wystawić duplikat faktury:
na żądanie nabywcy zgodnie z danymi zawartymi na fakturze posiadanej przez podatnika
zgodnie z danymi zawartymi na fakturze posiadanej przez nabywcę.
Termin odliczenia podatku VAT na podstawie duplikatu faktury
Podatnik może odliczyć podatek VAT od danej transakcji tylko wtedy kiedy będzie posiadał fakturę pierwotną. W razie jej braku nie będzie miał możliwości dokonania odliczenia. W sytuacji kiedy faktura zostanie zniszczona lub zgubiona to wtedy musi być wystawiony jej duplikat, który pełni rolę faktury pierwotnej. Dla podatnika oznacza to, że w momencie otrzymania duplikatu będzie mógł na jego podstawie odliczyć podatek VAT.
Art. 86 ust. 10 i 11 ustawy o VATmówi, że podatnik ma prawo obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych jednak nie wcześniej niż w dniu otrzymania faktury.
Duplikat pełniący rolę faktury pierwotnej i dotyczący kosztu z ubiegłego roku pozwala ująć koszt w roku, w którym została wystawiona faktura pierwotna.
PRZYKŁAD 1 Podatnik 5 stycznia dokonał zakupu towarów od sprzedawcy. Następnego dnia miał otrzymać fakturę, która niestety zaginęła w drodze. W tym wypadku nabywca zażądał wystawienia duplikatu. Otrzymał go w dniu 20 stycznia. Kiedy podatnik będzie mógł odliczyć podatek VAT od zakupionych towarów?
W sytuacji kiedy do zagubienia faktury dojdzie w późniejszym okresie, już po odliczeniu od niej podatku VAT, to duplikat faktury nie wpływa na odliczenie. Stanowi jedynie potwierdzenie dokonanego zdarzenia gospodarczego. W tym przypadku nie ma potrzeby dokonywania korekty.
PRZYKŁAD 2 Podatnik 5 stycznia zakupił towar i tego samego dnia otrzymał fakturę. Ujął ją w rozliczeniu za miesiąc styczeń. Po 2 miesiącach dokument został zgubiony. Sprzedawca wystawił nabywcy duplikat, który dotarł do niego 15 marca. W którym momencie od podanego zakupu powinien zostać rozliczony podatek VAT?
Odpowiedź: Jeżeli VAT został odliczony w dniu otrzymania faktury pierwotnej to nie ma możliwości rozliczania go w późniejszym terminie. Duplikat faktury jest jedynie potwierdzeniem odliczenia VAT.
PRZYKŁAD 3 Przedsiębiorca wystawił w grudniu 2018 roku fakturę VAT, która jednak nie dotarła do nabywcy. Sprzedawca na prośbę nabywcy wystawił duplikat faktury, który nabywca otrzymał w marcu 2019 roku już po złożeniu przez niego zeznana rocznego za poprzedni rok. W którym momencie następuje obowiązek wykazania duplikatu faktury na gruncie podatku dochodowego oraz podatku VAT?
Odpowiedź: Podatnik ma obowiązek ujęcia kosztu w grudniu 2018 roku (wydatek musi być ujęty w roku, którego dotyczy). Na gruncie podatku VAT obowiązek powstaje w chwili otrzymania duplikatu faktury, czyli w tym przypadku w miesiącu marcu 2019 roku.
