Wystawianie faktur po hiszpańsku

Współpraca polskich przedsiębiorców z zagranicznymi zyskuje coraz większą popularność. Rozpoczęcie międzynarodowych transakcji jest związane z koniecznością przygotowania dokumentów w obcym języku. Na szczęście nie oznacza to dla przedsiębiorcy konieczności nauki języka hiszpańskiego czy zatrudnienie pracowników, którzy biegle się nim posługują. Wystarczy dobry program do fakturowania, który zmianę języka i waluty wykona bez dodatkowych nakładów pracy.

Wystawienia faktur dla zagranicznych kontrahentów – krok po kroku

W 2014 roku ustawodawca wprowadził nowe przepisy, które pozwalają przedsiębiorcy na przygotowanie faktur po hiszpańsku na takich samych zasadach, jak faktury dla rodzimych klientów. Faktura musi zostać wystawiona najpóźniej do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, kiedy wykonano usługę albo sprzedano towarów. Istnieje również możliwość przygotowania dowodu sprzedaży przed wyświadczeniem usług albo zrealizowaniem sprzedaży i może się to odbyć maksymalnie 30 dni przed wykonaniem.

Dokument musi zostać dostarczony do hiszpańskiego przedsiębiorcy. W tym zakresie program do fakturowania również zapewnia wsparcie i ułatwia cały proces. Wystarczy podać adres e-mail i faktura w języku hiszpańskim zostaje dostarczona do odbiorcy. Świadczenie usług za granicę albo sprzedaż towarów musi zostać rozliczona w deklaracji VAT-7.

Zakres informacji podanych na fakturze zależy od tego, czy odbiorca jest przedsiębiorcą, czy też konsumentem. Dowód sprzedaży wystawiany dla innej firmy nie zawiera stawki i kwoty podatku VAT, podaje się tylko kwotę netto. Hiszpański nabywca odpowiada za rozliczeniu podatku, gdyż stosuje się mechanizm odwrotnego obciążenia.

Na fakturze po hiszpańsku występują:

• nazwa i adres sprzedawcy oraz nabywcy,
• numer NIP sprzedawcy i nabywcy,
• kolejny numer dokumentu,
• data wystawienia,
• zakres świadczonej usługi albo specyfika towaru,
• cena netto,
• wartość sprzedaży netto,
• suma wartości sprzedaży niepolegająca opodatkowaniu,
• określenie „odwrotne obciążenie”.

Dodajmy, że wystawiając fakturę dla osoby fizycznej z Hiszpanii rozliczenie VAT-u, odbywa się na takich samych zasadach, jak dla usług czy sprzedaży odbywającej się w Polsce. Oznacza to, że na dowodzie sprzedaży pojawia się wartość netto, kwota należnego podatku z zastosowaną właściwą stawką.

Jaką walutę stosuje się na fakturze po hiszpańsku?

Zacznijmy od tego, że przy wystawieniu dowodu sprzedaży po hiszpańsku przed wprowadzeniem faktur do KPiR wymaga się, aby zostały one przetłumaczone na polski. To konieczne działanie, które jest sprawdzane w trakcie ewentualnej kontroli. Program do fakturowania umożliwia przygotowanie dwujęzycznych dokumentów, dzięki czemu zdecydowanie ułatwia pracę przedsiębiorcy.

W Hiszpanii obowiązuje waluta euro, stąd w trakcie przygotowania faktury po hiszpańsku warto nie tylko zmienić język, ale zadbać również o przewalutowanie. W tym zadaniu po raz kolejny pomoże program Faktura XL, który pobierze aktualny kurs euro opublikowany przez NBP i dokona potrzebnych przeliczeń. W przypadku waluty stosuje się taką samą zasadę, jak dla faktur, czyli na potrzeby księgowości należy przedłożyć fakturę wystawioną w złotówkach odpowiadającą wartości faktury wysłanej do hiszpańskiego nabywcy.

W przypadku, gdy odbiorcą faktury jest osoba prywatna, kwota VAT widniejąca na dokumencie zawsze widnieje w złotówkach.

Wspomnieliśmy, że kurs używany do fakturowania jest ogłaszany przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień:

• wystawienia faktury w przypadku dokumentowania sprzedaży, zanim usługa czy transakcja zostanie wykonana,
• wykonania usługi albo zrealizowania sprzedaży w przypadku, kiedy faktura została wystawiona po sfinalizowaniu transakcji (do 15 dni kolejnego miesiąca).

Jakie stawki VAT stosuje się dla na fakturach dla hiszpańskich nabywców?

Na fakturze mogą pojawić się następujące stawki VAT:

• 23%, 8% oraz 5% - stawki VAT wykorzystywane w transakcjach wykonywanych na obszarze państwa, kiedy nabywca z krajów UE nie ma aktywnego numeru VAT,
• 0% WDT to stawka VAT używana dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, co oznacza sprzedaż towarów albo świadczenie usług na obszarze Unii Europejskiej. W tym wypadku wymaga się przestrzegania podstawowego warunku, a mianowicie obie strony, czyli przedsiębiorca i nabywca towarów albo usług muszą być zarejestrowani jako podatnicy VAT UE i mieć aktywny numer VAT. Polski podatnik musi mieć także dokumenty, które potwierdzają wywóz towarów z Polski. Podając numer VAT UE, odbiorcy wymaga się podania przedrostka kraju, w którym jest on podatnikiem,
• 0% Exp. - stawka VAT używana w transakcjach do krajów spoza Unii Europejskiej. Ta stawka jest dostępna tylko w przypadku uzyskania dokumentu potwierdzającego wywóz towaru z państwa, czyli tzw. SAD albo elektronicznego dokumentu PZC,
• nie podl. UE to skrót używany w przypadku wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług albo sprzedaży towarów dla nabywcy, który jest podatnikiem VAT. Na dowodzie sprzedaży musi pojawić się opis Odwrotne obciążenie. Wymaga się również podania numeru VAT UE hiszpańskiego nabywcy wraz z przedrostkiem kraju, gdzie opłaca podatki,
• nie podl. – skrót używany do świadczenia usług poza obszarem Polski. Na fakturze widnieje również opis Odwrotne obciążenie.

Przydatne hiszpańskie słowa

Przedsiębiorcy wystawiający dokumenty po hiszpańsku nie muszą znać tego języka, mimo iż jest to dla nich zdecydowanym ułatwieniem. Jednak warto zapoznać się z podstawowymi słowami występującymi na fakturze i innych dokumentach.

Przydatne hiszpańskie słowa używane w trakcie przygotowania dokumentów:

• faktura – factura,
• podatek VAT – impuesto del IVA,
• odbiorca – recipiente,
• sprzedawca – vendedor,
• termin płatności – tiempo limite de pago,
• już zapłacono –ya pagado,
• nazwa towaru lub usługi – nombre del producto o servicio,
• zaliczka – venta ja,
• rabat – descuento,
• podpis – firma,
• miejsce wystawienia – lugar de emision,
• jednostka miary – unidad de medida,
• duplikat – duplicar.

Jak odbywa się ewidencjonowanie faktur wystawionych po hiszpańsku?

Każda wystawiona faktura musi znaleźć się w ewidencji sprzedaży i nie ma znaczenia, czy znajduje się na niej VAT do rozliczenia czy go nie ma. Obowiązek rozliczenia podatku i wpisania transakcji do ewidencji przypada na dzień wykonania usługi dla hiszpańskiego nabywcy. Transakcje zagraniczne są bardzo dokładnie weryfikowane, stąd przezorny przedsiębiorca zachowuje nie tylko faktury, ale również wyciągi bankowe, podpisane umowy o współpracy i korespondencję mailową. Takie działanie pozwoli ochronić go przed niepotrzebnym stresem i zbędnymi pytaniami.

Faktura po hiszpańsku – kilka słów podsumowania

Sprzedaż towarów czy świadczenie usług dla zagranicznych kontrahentów to sposób na dobry zarobek dla wielu przedsiębiorców. Na szczęście aby przygotować fakturę czy inny dokument dla hiszpańskiego nabywcy, nie trzeba biegle władać językiem obcym. Wystarczy dobry program do fakturowania np. Faktura XL, który nie tylko zmieni język, ale również przewalutuje wszystkie wartości i zastosuje odpowiedni kurs waluty opublikowany przez NBP.

Data publikacji: 2022-11-11, autor: FakturaXL