Zmiana nazwiska a zmiana nazwy firmy

Ślub to jedno z najważniejszych wydarzeń w życiu, które często wiąże się z wieloma decyzjami dotyczącymi przyszłości. Jedną z kluczowych kwestii jest wybór nazwiska, które będą nosić małżonkowie. W Polsce wciąż popularnym zwyczajem jest przyjmowanie przez kobietę nazwiska męża, jednak w rzeczywistości możliwości jest znacznie więcej. Można zdecydować się na nazwisko dwuczłonowe, pozostanie przy swoim dotychczasowym nazwisku, a także – co coraz częściej się zdarza – mąż może przyjąć nazwisko żony. Jak się ma nazwisko do prowadzonej działalności gospodarczej? Jeśli po ślubie jedna z osób decyduje się na zmianę nazwiska, a jednocześnie prowadzi działalność gospodarczą, pojawia się dodatkowy obowiązek – aktualizacja danych w rejestrze przedsiębiorców. Dotyczy to zarówno osób prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze, jak i wspólników spółek cywilnych. W tych przypadkach nazwisko właściciela jest kluczowym elementem nazwy firmy.Przy rejestracji jednoosobowej działalności gospodarczej nazwisko przedsiębiorcy stanowi podstawową część nazwy firmy. Choć można dodać dodatkowe określenia, wyróżniające firmę na rynku, nazwisko pozostaje elementem obowiązkowym. Po zmianie nazwiska, np. w wyniku ślubu, stare dane mogą stać się nieaktualne i wprowadzać klientów lub partnerów biznesowych w błąd. Dodatkowo, zgodnie z przepisami, przedsiębiorca ma ograniczony czas na zgłoszenie takiej zmiany w odpowiednich rejestrach.

Jak zgłosić zmianę nazwiska z CEIDG?

Aktualizacja danych w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) jest szybka i wygodna. Można ją przeprowadzić online, bez konieczności osobistej wizyty w urzędzie. Wystarczy zalogować się na swoje konto w CEIDG, wypełnić odpowiedni wniosek i złożyć go elektronicznie. Alternatywą jest wizyta w urzędzie gminy lub miasta i wypełnienie formularza CEIDG-1. W tym przypadku konieczne jest przedstawienie dokumentu, który potwierdza zmianę nazwiska, co w praktyce oznacza chociażby decyzję administracyjną lub odpis aktu małżeństwa. Wniosek trzeba złożyć osobiście.

Wprowadzając imię i nazwisko w CEIDG, należy stosować się do określonych wytycznych:

• dane podaje się w kolejności: imię, drugie imię (opcjonalnie) i nazwisko,
• pisownia musi być zgodna z dokumentem tożsamości, ale nie trzeba używać samych wielkich liter; poprawna pisownia jest bardzo istotna,
• nazwisko wpisuje się w mianowniku, np. „Anna Nowak”,
• imię i nazwisko oddziela się pojedynczą spacją, bez dodatkowych znaków.

Co istotne, w nazwie firmy nie można używać nazwiska w innej formie niż zapisane w CEIDG. Oznacza to, że zamiast „Kwiaciarnia Anity Kowalskiej” poprawny zapis to „Kwiaciarnia Anita Kowalska”.

Oprócz zmiany nazwiska w CEIDG, przedsiębiorca powinien zwrócić uwagę na inne formalności. Aktualizacja danych może być konieczna również w urzędzie skarbowym, ZUS, a także w relacjach z kontrahentami i klientami. Nowe nazwisko należy uwzględnić na fakturach, umowach oraz w korespondencji firmowej.

Zmiana nazwiska powinna zostać zgłoszona w CEIDG w ciągu 7 dni od momentu jej dokonania. Proces ten jest prosty i może być wykonany w pełni elektronicznie za pośrednictwem Portalu Przedsiębiorcy. Wystarczy posiadać Profil Zaufany, aby zaktualizować swoje dane w kilka minut.

Podczas zgłaszania zmiany nazwiska można również uzupełnić inne dane, takie jak informacje o rozdzielności majątkowej z małżonkiem. Formularz CEIDG umożliwia zaznaczenie tej opcji, co jest szczególnie wygodne dla osób wprowadzających kilka zmian jednocześnie.

Co z innymi obowiązkami?

Osoby będące wspólnikami spółki cywilnej muszą pamiętać, że aktualizacja danych w CEIDG to nie wszystko. Konieczne jest również zgłoszenie zmiany nazwiska:

• do rejestru REGON za pomocą formularza RG-S.C,
• do urzędu skarbowego na formularzu NIP-2.

W przypadku zmiany nazwiska w wyniku ślubu, systemy państwowe – w tym CEIDG – często aktualizują dane automatycznie. Nowe nazwisko wprowadzane jest na podstawie aktu małżeństwa, który urząd stanu cywilnego rejestruje w elektronicznych bazach. Dzięki powiązaniu tych systemów przedsiębiorca zazwyczaj nie musi podejmować dodatkowych działań.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy nazwisko zmieniono na wniosek, np. decyzją administracyjną. W takim przypadku dane w CEIDG mogą nie zostać automatycznie zaktualizowane, co wymaga złożenia odpowiedniego wniosku.

Działalność nierejestrowana – czy zmiana nazwiska ma znaczenie?

Jeśli przedsiębiorca prowadzi działalność nierejestrowaną, zmiana nazwiska nie wymaga żadnych działań. Taka forma działalności nie jest odnotowywana w rejestrach, więc nie ma konieczności aktualizowania danych.

Zmiana nazwiska a KRS – co warto wiedzieć?

Zgodnie z art. 47 Ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, podmioty zarejestrowane w KRS są zobowiązane zgłaszać wszelkie zmiany rejestrowe w terminie 7 dni od ich zaistnienia. Dotyczy to również zmiany nazwiska wspólnika lub akcjonariusza. Zmiana taka wymaga złożenia wniosku do sądu rejestrowego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Od 1 lipca 2021 roku wnioski w formie papierowej nie są przyjmowane – wszystkie aktualizacje muszą być składane online.

Sposoby zgłaszania zmian w KRS:

• za pośrednictwem portalu S24:
  • możliwe tylko w przypadku podmiotów założonych przez ten system,
  • wnioski dotyczące podmiotów rejestrowanych innymi metodami (np. papierowo) nie mogą być składane przez S24,
• za pośrednictwem systemu PRS (Portal Rejestrów Sądowych),
  • obsługuje wszystkie rodzaje podmiotów wpisanych do KRS,
  • jest to uniwersalne narzędzie do zgłaszania zmian, w tym zmiany nazwiska,

W obu przypadkach konieczne jest posiadanie Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego, aby uwierzytelnić wniosek.

Koszty związane z aktualizacją wpisu w KRS

Złożenie wniosku o zmianę danych w KRS wiąże się z opłatami sądowymi, określonymi w Ustawie o kosztach sądowych w sprawach cywilnych:

• 250 zł – opłata stała za zmianę wpisu dotyczącego podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców.
• 200 zł – w przypadku zmiany w spółkach jawnych, komandytowych i z o.o., jeśli wykorzystano wzorzec uchwały udostępniony w systemie teleinformatycznym.
• 150 zł – w przypadku zmiany wpisu dotyczącego podmiotu niewpisanego do rejestru przedsiębiorców (np. stowarzyszenia, fundacji).

Do wniosku należy dołączyć dokumenty stanowiące podstawę zmiany nazwiska:

• odpis aktu małżeństwa – w przypadku zmiany nazwiska wynikającej ze ślubu,
• decyzja administracyjna – jeśli zmiana wynika z decyzji organu administracyjnego.

Dokumenty te należy zeskanować i przesłać w formacie PDF. Pliki muszą być uwierzytelnione za pomocą Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Skutki niezgłoszenia zmiany nazwiska przedsiębiorcy

Przedsiębiorcy wpisani do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) muszą zaktualizować swoje dane w ciągu 7 dni od zmiany nazwiska. Brak takiego zgłoszenia może skutkować:

• grzywną – od 20 zł do nawet 5000 zł, w zależności od sytuacji finansowej i okoliczności danej osoby,
• odpowiedzialnością odszkodowawczą – przedsiębiorca może zostać pociągnięty do odpowiedzialności, jeśli brak aktualizacji danych wyrządził szkody kontrahentom lub innym osobom.

Niezgłoszenie zmiany do KRS

Przedsiębiorcy wpisani do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) również są zobowiązani do zgłoszenia zmiany nazwiska w ciągu 7 dni. W przeciwnym razie grożą im następujące konsekwencje:

• postępowanie przymuszające – sąd rejestrowy może nałożyć obowiązek złożenia wniosku o aktualizację danych,
• kara grzywny – może wynieść nawet do 15 000 zł,
• odpowiedzialność odszkodowawcza – przedsiębiorca odpowiada za szkody wynikające z niezgłoszenia zmian w ustawowym terminie, chyba że zaistniały one wskutek siły wyższej, winy poszkodowanego lub osoby trzeciej.

Kilka słów podsumowania

Zmiana nazwiska w KRS wymaga szybkiej reakcji i staranności w przygotowaniu dokumentacji. Dzięki systemom S24 i PRS można przeprowadzić proces online, co znacznie upraszcza procedurę. Pamiętaj jednak, że każda zmiana musi być należycie udokumentowana i odpowiednio opłacona. Dostosowanie danych w KRS to nie tylko obowiązek prawny, ale także element dbania o przejrzystość i spójność dokumentacji przedsiębiorstwa.

Data publikacji: 2025-01-05, autor: FakturaXL