Jednym z podstawowych dokumentów księgowych jest faktura VAT. Na jej podstawie po spełnieniu określonych warunków przedsiębiorca ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od dokonanych zakupów. Czasami faktura VAT z jakiś powodów, np. zagubienia lub zniszczenia wymaga wystawienia duplikatu. W tej sytuacji jest to konieczne działanie. W związku z tym pojawia się pytanie w jaki sposób należy rozliczyć duplikat faktury VAT?
Duplikat faktury jest dokumentem wystawianym w celu odtworzenia oryginału zagubionej lub zniszczonej faktury VAT. W świetle prawa duplikat jest takim samym dokumentem, co oryginał. W związku z tym, jeżeli zostanie wystawiony, to musi zostać podobnie jak oryginał, właściwie zaksięgowany, a następnie wysłany do organu podatkowego w formie pliku JPK. Wszelkie kwestie związane z duplikatem porusza art. 1061 ustawy o podatku od towarów i usług „Postępowanie w przypadku zniszczenia albo zaginięcia faktury”.
W przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie: 1) podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę….
Na fakturze będącej duplikatem należy umieścić oznaczenie „Duplikat”. Dokument musi być odzwierciedleniem zagubionej lub zniszczonej faktury VAT pierwotnej. Koniecznie musi posiadać datę wystawienia oraz taką samą treść jak oryginał, czyli taką samą numerację, datę wystawienia oraz kwoty.
Duplikat faktury – kiedy należy go wystawić?
W niektórych sytuacjach nabywca może wystąpić do sprzedawcy o wystawienie duplikatu faktury. Dotyczy to sytuacji, kiedy:
nabywca otrzymał fakturę, ale ją zgubił lub została zniszczona i nie ma możliwości jej odczytania ani użycia – o wystawienie duplikatu wnioskuje nabywca. Otrzymany dokument może być wykorzystany do odliczenia podatku VAT. Duplikat faktury księguje się w dacie faktury pierwotnej, jeżeli nie została ona wcześniej zaksięgowana. W pliku JPK_V7 w polu „data wystawienia dowodu zakupu” należy podać datę wystawienia faktury pierwotnej, a w polu „data wpływu dowodu zakupu” należy podać datę wpływu faktury pierwotnej
faktura pierwotna nie dotarła do nabywcy – w pliku JPK_V7 podaje się datę otrzymania duplikatu faktury i wpisuje dane z duplikatu.
Zgodnie z przepisami na podstawie faktury VAT wysłanej w pliku JPK, również duplikatu można dokonać rozliczeń podatkowych. W pliku JPK_V7 powinny znaleźć się wszystkie wystawione i otrzymane faktury VAT podatnika za dany okres rozliczeniowy. Przedsiębiorca przy wystawianiu i rozliczaniu duplikatów faktur musi w pliku JPK wskazać prawidłowe daty. Tylko w ten sposób można zapobiec jakimkolwiek pomyłkom, które mogłyby mieć wpływ na prawidłowe rozliczenie podatku VAT.
W pliku JPK_V7 przy wystawianiu duplikatu faktury VAT podatnik powinien prawidłowo wskazać:
datę wystawienia duplikatu faktury – jest to najważniejsza data określająca moment, w którym faktura pierwotna zostaje odwzorowana w duplikacie. W tej dacie przedsiębiorca formalnie wystawia nową fakturę na podstawie, której będzie można rozliczyć podatek VAT. Data powstania, wystawienia duplikatu nie ma wpływu na zmianę daty wg, której rozliczany jest podatek VAT
datę pierwotnej faktury – w pliku JPK podatnik powinien uwzględnić datę wystawienia faktury pierwotnej. Ma ona wpływ na ustalenie momentu powstania obowiązku podatkowego. Od tej daty liczy się termin mający wpływ na odliczenie VAT
datę sprzedaży lub datę wykonania usługi – data sprzedaży, to jedna z dat uwzględnianych na fakturze. Wiąże się z dostawą towaru lub wykonaniem usługi. Określa moment powstania obowiązku podatkowego. Data sprzedaży widniejąca na duplikacie musi być taka sama jak na fakturze pierwotnej, gdyż określa taką samą transakcję
datę zapłaty – data ta nie jest zawsze wykazywana na fakturze. Ma znaczenie w przypadku wystawienia faktury zaliczkowej lub płatności ratalnych. W przypadku duplikatu po dokonanej zapłacie warto wskazać datę zapłaty. Ma to znaczenie szczególnie w sytuacji, kiedy faktura stanowiła część transakcji ratalnej lub wtedy, kiedy zapłata miała miejsce długo po dniu wystawienia faktury.
Duplikat faktury w JPK – poprawne wprowadzenie dat
Data duplikatu faktury musi być wprowadzona do JPK_V7 w sposób poprawny zgodnie z przepisami prawa. Popełnienie błędu w tym zakresie może wymagać sporządzenia korekty w dokonanych rozliczeniach. Aby tak się nie stało przedsiębiorca musi stosować się do kilku niżej wymienionych zasad:
musi zachować zgodność z datą faktury pierwotnej – data wystawienia duplikatu może różnić się od daty wystawienia faktury pierwotnej. Jednak dla celów podatkowych pod uwagę brana jest tylko data faktury pierwotnej, czyli data dostawy towaru lub wykonania usługi i taką należy uwzględnić w pliku JPK_V7
w pliku JPK musi zastosować właściwe kategorie faktur – w pliku JPK_V7 każda faktura powinna zostać odpowiednio zakwalifikowana do właściwego rodzaju. Poza tym duplikat faktury musi posiadać odpowiednie oznaczenie i numer zgodny z numerem umieszczonym na fakturze pierwotnej. W ten sposób możliwe jest przypisanie duplikatu do właściwej transakcji
daty muszą zostać wprowadzone zgodnie z wymaganiami ustalonymi w systemie – do systemu muszą zostać wprowadzone dokładne daty. Wszystkie dane powinny być kompletne i jednoznaczne. Jeżeli daty wystawienia, sprzedaży czy zapłaty będą wprowadzone niepoprawnie, to może to spowodować szereg pomyłek w rozliczeniach podatku VAT, a to może doprowadzić do przeprowadzenia kontroli podatkowej u danego podatnika, która może zakończyć się wykryciem nieprawidłowości w ewidencji podatkowej
musi zostać zachowana poprawna numeracja dokumentów – w procesie wystawiania oraz ewidencjonowania duplikatów faktur musi zostać zachowana poprawna numeracja dokumentów. Przedsiębiorca musi zadbać, aby każdy duplikat faktury posiadał swój numer wskazujący na fakturę będącą kopią faktury pierwotnej.
Błędnie wprowadzone daty – konsekwencje
Jeżeli podatnik pomyli się i wprowadzi nieprawidłową datę lub pomyli numery faktur, to podatek VAT może zostać błędnie rozliczony, czego konsekwencją będzie konieczność sporządzenia korekty rozliczenia, a czasami przedsiębiorca może nawet ponieść sankcje podatkowe. Dodatkowo nieprawidłowa data może utrudnić przeprowadzaną kontrolę podatkową, co zwiększa szansę na wykrycie nieprawidłowości w rachunkach firmy.
Duplikaty faktur – czy mają wpływ na wiarygodność finansową firmy?
Jeżeli przedsiębiorca stara się o uzyskanie dotacji lub kredytu zobowiązany jest do przedstawienia całej dokumentacji finansowej, która w tej sytuacji powinna być bez zarzutu. W przypadku, kiedy podatnik często wystawia duplikaty faktur opiewających na duże kwoty, to dla organów kontrolujących może wydać się to podejrzane. Mogą one wywnioskować, że firma ma problem z obiegiem dokumentów. Przez to banki oraz inne instytucje przyznające fundusze mogą negatywnie ocenić wiarygodność finansową firmy.
Duplikaty faktur – wersje cyfrowe w świetle ochrony danych osobowych
Obecnie prawie wszystkie dokumenty podatkowe dostępne są w wersji cyfrowej, dlatego coraz większe znaczenie ma ochrona danych osobowych. W przypadku, kiedy dokument zawiera dane osobowe przedsiębiorca musi szczególnie zadbać o to, aby były one przechowywane zgodnie z przepisami RODO i dotyczy to wszystkich dokumentów, również duplikatów faktur. Firma powinna posiadać odpowiednie zabezpieczenia, aby móc chronić dane klientów.
Podsumowanie
Duplikat faktury wystawia się jedynie w sytuacji, kiedy faktura pierwotna zostanie zgubiona lub zniszczona. Powodem jej wystawienia nie może być chęć przedsiębiorcy do posiadania dwóch egzemplarzy faktur. Duplikat faktury musi być odzwierciedleniem oryginału faktury. Dla JPK jest on tak samo traktowany jak dokument pierwotny i wywołuje takie same konsekwencje prawne. Przedsiębiorca musi pilnować, aby do pliku JPK_V7 zostały wprowadzone prawidłowe daty. Najważniejsza jest data wystawienia duplikatu, data pierwotnej faktury, data sprzedaży i data zapłaty.
