W sytuacji kiedy oryginał faktury zostanie zgubiony lub zniszczony to dopuszcza się wystawienie duplikatu. Jest on traktowany na równi z fakturą pierwotną. Dokumentuje takie samo zdarzenie gospodarcze co faktura pierwotna. Na jego podstawie można odliczyć podatek VAT.
Art. 106 I Ustawy o VAT mówi, że na duplikacie faktury koniecznie musi znaleźć się wyraz „DUPLIKAT” oraz data wystawienia. Wszystkie inne, pozostałe informacje muszą być identyczne z tymi zawartymi na fakturze pierwotnej (data sprzedaży, kwoty, dane nabywcy i wystawcy).
Odliczenie VAT z duplikatu
Odliczenie podatku VAT z duplikatu zależy od terminu jego realizacji oraz od faktu czy podatnik otrzymał wcześniej fakturę pierwotną i z jaką datą, jak również od tego kiedy dotarł do niego duplikat faktury pierwotnej.
Sprzedający – wystawia duplikat faktury Sprzedający wystawia duplikat na prośbę klienta. Dokumentu nie księguje, ani na jego podstawie nie podlicza podatków, ponieważ już wcześniej rozliczył sprzedaż na podstawie faktury pierwotnej. Wystawiony duplikat faktury musi obowiązkowo podpiąć do faktury pierwotnej. Może go też zapisać w formie elektronicznej. Wystawienie duplikatu nie powoduje żadnych dodatkowych obowiązków po stronie sprzedawcy.
Kupujący – obowiązki Kupujący, który z różnych powodów nie posiada faktury pierwotnej, musi wystąpić do sprzedającego z wnioskiem o wystawienie duplikatu. Może to zrobić ustnie lub pisemnie, np.: za pośrednictwem poczty e-mail.
1. duplikat nie wymaga ponownego księgowania. Należy go wpiąć do dokumentacji w miejsce zniszczonej lub zgubionej faktury pierwotnej, jeżeli faktura została już wcześniej zaksięgowana i zaliczona do kosztów, a na jej podstawie został odliczony VAT
2. jeżeli faktura z różnych powodów nie dotarła do nabywcy, to nie można jej ująć w kosztach. Dopiero otrzymanie duplikatu pozwala na bieżące zaksięgowanie dokumentu zgodnie z datą jego otrzymania. Jeżeli chodzi o podatek dochodowy to w tej kwestii interpretacje urzędu skarbowego są różne. Według niektórych urzędników wydatek można zaliczyć do kosztów w momencie wystawienia faktury pierwotnej. Z kolei inni uważają, że powinna to być data wystawienia duplikatu
3. jeżeli faktura dotarła do przedsiębiorcy, ale przed zaksięgowaniem została zniszczona lub zaginęła, to w takiej sytuacji podatnik nie ma prawa do odliczenia podatku VAT od duplikatu. Przepisy mówią, że wtedy musi dokonać korekty rozliczeń i ująć taki wydatek w miesiącu wystawienia faktury pierwotnej.
Zasady, które zostały przedstawione powyżej dotyczą większości faktur, które dokumentują standardowe transakcje. Wyjątek stanowią faktury z transakcji zagranicznych lub będące dokumentem obejmującym zakupy z odwrotnego obciążenia. Dotyczy to zakupu usługi budowlanej lub zakupu od firmy nie mającej siedziby w Polsce. Wtedy podatek VAT najczęściej rozliczany jest w dacie otrzymania towaru lub wykonania usługi. W większości przypadków data wystawienia i otrzymania faktury lub duplikatu nie ma większego znaczenia. Oznacza to, że otrzymany duplikat wymaga dokonania korekty deklaracji VAT.
