Zanim przedsiębiorca definitywnie zamknie rok podatkowy i złoży zeznanie roczne do urzędu skarbowego, to musi najpierw wykonać kilka ważnych czynności. Jak należy przygotować się, aby prawidłowo zamknąć rok podatkowy?
Porządkowanie dokumentów to bardzo ważna czynność, która może uchronić przedsiębiorcę przed niepotrzebnymi konsekwencjami. Zamknięcie roku jest idealnym czasem na ujęcie wszystkich zapomnianych i zagubionych w danym roku faktur. Z zasady dokumenty zakupowe z danego roku można dołączyć do kosztów jedynie w tym roku, w którym zostały wystawione. Jeżeli podatnik znajdzie fakturę już po złożeniu zeznania rocznego i będzie chciał ująć wydatek w kosztach, to może wykonać taką czynność jedynie po złożeniu korekty PIT rocznego.
Archiwizacja dokumentów firmowych
Dokumentacja firmowa musi być przechowywana przez określony okres czasu. Zgodnie z przepisami jest to 5 lat liczone od końca roku, w którym zostało złożone roczne zeznanie podatkowe. Przykładowo, dokumenty za 2023 rok ujęte w zeznaniu rocznym składanym w 2024 roku muszą być przechowywane do końca 2029 roku. Przez cały ten czas podatnik może spodziewać się kontroli ze strony urzędu, dlatego w celu uniknięcia nieprzyjemnych sytuacji powinien zadbać przede wszystkim o czytelność przechowywanych dowodów.
Szczególną uwagę musi zwrócić głównie na wymienione poniżej punkty, czyli czy:
posiada kopię dokumentów – dokumenty mogą być przechowywane w formie papierowej lub elektronicznej. W przypadku kiedy urząd skarbowy w ramach przeprowadzanej kontroli zażąda przedstawienia dowodów, to podatnik ma obowiązek je udostępnić. Z tego powodu dobrze jest być przygotowanym na takie sytuacje. Dużym udogodnieniem mogą być właściwie podpisane i zabezpieczone dokumenty np. przez wykonanie dodatkowej kopii (niektóre faktury mogą pod wpływem upływu czasu wyblaknąć)
dokumenty są właściwie przechowywane – dokumenty przechowywane w formie papierowej powinny być odpowiednio uporządkowane oraz ponumerowane i zebrane w jedną całość. Zaleca się, aby były przechowywane np. w segregatorze. Paragony fiskalne powinny być skopiowane, głównie w celu ich zabezpieczenia przed wyblaknięciem
dokumenty są odpowiednio opisane – faktury zakupowe powinny być odpowiednio opisane w taki sposób, aby łatwo można było wyjaśnić cel poniesionego wydatku. Zwłaszcza chodzi o faktury, z których nie wynika jednoznacznie czego dotyczą. Dobrym sposobem jest podpięcie pod fakturę wyjaśnienia, głównie w przypadku kosztu, który wydaje się być wątpliwy
prowadzona była dokumentacja środków trwałych – dobrym rozwiązaniem jest stworzenie oddzielnego pliku lub kopii dokumentów związanych z zakupem lub ulepszeniem środka trwałego
z programu księgowego zostały pobrane dokumenty– warto posiadać pobrane dokumenty księgowe, takie jak: KPiR, ewidencja przychodów, zestawienie wyliczonych zaliczek na podatek dochodowy, rejestry VAT, aby w razie kontroli mieć szybki dostęp do takiej dokumentacji.
Wyciągi bankowe
Przedsiębiorca, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą nie musi w zasadzie posiadać firmowego konta bankowego. Jednak w przypadku kontroli urząd skarbowy może zażądać przedstawienia potwierdzenia zapłaty za konkretne transakcje, dlatego warto jest mieć pobrane wyciągi za cały rok, aby później nie tracić czasu na ich szukanie.
Przygotowanie spisu z natury
Jednym z obowiązków przedsiębiorcy prowadzącego KPiR, również w przypadku działalności usługowej jest sporządzenie spisu z natury na dzień 31 grudnia danego roku. Spisuje się jedynie materiały i towary. Jeżeli przedsiębiorca nie posiada żadnych materiałów i towarów, to sporządza spis z natury zerowy, który jest pierwszym i zarazem ostatnim wpisem w książce przychodów i rozchodów za dany rok podatkowy.
Analiza wszystkich czynności księgowych wykonanych w danym roku
Zamknięcie roku skłania do zastanowienia się, czy wszystkie czynności zostały wykonane z należytą starannością.
Analizie w szczególności należy poddać takie kwestie jak:
przychody i koszty bankowe – w przypadku posiadania firmowego rachunku bankowego wszelkie transakcje związane z prowadzeniem rachunku bankowego powinny zostać rozliczone w kosztach. Natomiast każdy rodzaj zysku z konta bankowego stanowi przychód z działalności
pozostałe przychody – jeżeli przedsiębiorca otrzymał w danym roku podatkowym jakieś benefity od kontrahentów np. w postaci karty Multisport, ubezpieczenia lub pakietu medycznego, to powinny one zostać ujęte jako „Pozostałe przychody”
rozliczenia wspólne z małżonkiem – jeżeli oboje małżonkowie rozliczają się według skali podatkowej, to mają prawo do wspólnego rozliczenia podatku dochodowego i złożenia jednego rocznego zeznania podatkowego
rozliczenia osób samotnie wychowujących dzieci – ulga może dotyczyć także osób samotnie wychowujących dziecko lub dzieci
rozliczenia dzieci – rozliczanie podatku dochodowego wg skali podatkowej daje prawo do rozliczenia ulgi na dziecko
pozostałe ulgi podatkowe – przedsiębiorca może przykładowo skorzystać z prawa do tzw. ulgi termomodernizacyjnej, ulgi 4+, ulgi z tytułu darowizny
dochody uzyskiwane z innych źródeł – chodzi np. o umowę o pracę, umowę zlecenia lub o dzieło. Informacja o dochodach uzyskanych z tych umów zawarta jest na formularzu PIT-11
dochody wypłacone przez ZUS – jeżeli w danym roku podatkowym przedsiębiorca otrzymał zasiłek chorobowy lub opiekuńczy, to musi ująć go w zeznaniu podatkowym na podstawie formularza PIT-11A otrzymanego z ZUS-u.
