Archiwizacja w formie papierowej
Obowiązkiem podatnika jest udzielenie dostępu do faktur na żądanie odpowiednich organów w celu kontroli ewentualnych nieprawidłowości.
Do momentu wprowadzenia obowiązkowego KSeF zarówno faktury elektroniczne, jak i papierowe mogą być przechowywane w formie elektronicznej albo tradycyjnej - sposób archiwizacji nie jest narzucony. Z kolei obowiązkowe faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w archiwum KSeF. Czynni i zwolnieni podatnicy VAT nie będą mieli możliwości wystawiania i wysyłania faktur papierowych, wszystkie czynności będą odbywać się z poziomu rządowej platformy.
Aktualnie, dokumenty sprzedaży muszą być przechowywane przez 5 lat, liczonych od zakończenia roku, w którym upłynął termin uregulowania podatku. W tym czasie organy podatkowe mają prawo wydać nakaz udostępnienia przez przedsiębiorcę dowodów księgowych związanych z konkretnym zdarzeniem gospodarczym.KSeF – jakie zmiany zauważą przedsiębiorcy?
KSeF jest dedykowany do wystawiania faktur sprzedaży oraz odbierania faktur zakupowych, dzięki temu używanie papierowych dokumentów zostanie maksymalnie ograniczone. Platforma rządowa zapewni bezpieczną archiwizację dokumentów i możliwość dostępu do dowodów sprzedaży bez przerwy - o każdej porze i w każdym miejscu.
Takie rozwiązanie jest korzystne nie tylko dla przedsiębiorców, gdyż ułatwi sprawowanie kontroli przez organy podatkowe.
Faktury ustrukturyzowane będą archiwizowane w KSeF przez 10 lat, liczonych od końca roku, w którym wystawiono dokument – art. 112aa ust. 1 ustawy. Dla przedsiębiorców oznacza to przede wszystkim oszczędność czasu, miejsca i środków finansowych.
Należy wyraźnie podkreślić, że przedsiębiorca pragnący przechowywać dokumenty przez okres przekraczający 10 lat, czyli aż do chwili upływu terminu przedawniania zobowiązania podatkowego, musi dokonać tego samodzielnie – w przeciwnym wypadku dowody zostaną usunięte.Jak archiwizować dokumenty?
Jednym z obowiązków podatnika jest archiwizacja dokumentów. Nierespektowanie przepisów jest równoznaczne z utratą prawa do odliczenia podatku VAT. Organy podatkowe podczas dokonywanej kontroli weryfikują faktury wystawione oraz otrzymane. Sprawdzenie dokumentów pozwoli stwierdzić, czy podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego na skutek zakupu towarów i usług, czy skorzystał z niego bezprawnie.
Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF archiwizacja wybranych dokumentów pozostanie bez zmian, czyli podatnik będzie miał możliwość przechowywania dowodów w formie papierowej albo elektronicznej. Dotyczy to na przykład faktur VAT RR, faktur wystawianych na rzecz konsumentów bądź faktur w procedurze OSS dla konsumentów unijnych.
Jeżeli fakturę wystawiono, zanim podatnik dokonał rejestracji do VAT, prawo od odliczenia nie przysługuje w pełni. Wyjątkiem jest wykazanie przed podatnika związku wydatku z przyszłymi czynnościami podatkowymi.
Dokładny czas przechowywania dowodów księgowych zostaje określony w przepisach i wielokrotnie przekracza 10 lat. Ta zasada odnosi się między innymi do wartości niematerialnych i prawnych oraz środków trwałych, dla których amortyzacja zostaje wyznaczona na kilkanaście lat. Aby nie narazić się na ewentualne konsekwencje, dokumenty warto archiwizować w archiwum KSeF oraz z wykorzystaniem innych narzędzi. Dobrym pomysłem jest pobieranie i katalogowanie faktur dokumentujących nabycie środków trwałych, co w razie ewentualnej kontroli umożliwi udostępnienie wymaganych dowodów księgowych organom podatkowym.
Data publikacji: 2024-02-10, autor: FakturaXL
