Koniec roku kalendarzowego to dla przedsiębiorców czas na rozliczenie dochodu z całego roku. Najwięcej problemu stwarzają faktury kosztowe dotyczące wydatków z poprzedniego roku podatkowego, które czasami mogą docierać do przedsiębiorcy nawet ze sporym opóźnieniem. W takim wypadku może być trudno ustalić prawidłowy moment zaliczenia wydatku do kosztów.
Ustalenie prawidłowego momentu zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów
Nie wszystkie wydatki poniesione w ramach prowadzonej działalności gospodarczej mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Aby tak było musi zaistnieć nierozerwalny związek pośredni lub bezpośredni z przychodem. Kosztem podatkowym jest wydatek poniesiony w celu uzyskania przychodu lub utrzymania go bądź zabezpieczenia jego źródła (zgodnie z art. 22 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Dodatkowo koszty te nie mogą być ujęte w katalogu wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów zawartego w art. 23 ustawy o PIT.
Po ustaleniu, że dane wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów należy określić termin ich powstania. Zgodnie z art. 22 ust. 4koszty uzyskania przychodu można odliczyć jedynie w tym roku, w którym zostały poniesione. Ta zasada obowiązuje wszystkich podatników, którzy rozliczają podatki w oparciu o księgę przychodów i rozchodów. Podatnik powinien więc ujmować koszty zgodnie z datą wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu na podstawie, którego można ująć koszt. Jeżeli faktura wpłynie z opóźnieniem, ale w tym samym roku podatkowym, to bez problemu można ją zaksięgować w dacie otrzymania. Wyjątek stanowią jedynie towary handlowe. Gorzej kiedy dokument wpłynie do nabywcy dopiero w następnym roku podatkowym.
Księgowanie faktur z poprzedniego roku podatkowego
Przychody uzyskane przez firmę oraz poniesione koszty podatkowe ujmowane są w książce przychodów i rozchodów narastająco w trakcie roku podatkowego i następnie rozliczane w zeznaniu rocznym. Obowiązkiem podatnika jest wpłata na konto urzędu skarbowego, zaliczki na podatek dochodowy w oparciu o uzyskany dochód. Jeżeli podatnik otrzyma fakturę z opóźnieniem już po zamknięciu okresu rozliczeniowego, ale jeszcze przed rozliczeniem danego roku, to wtedy można ująć koszt zgodnie z datą jego poniesienia.
W sytuacji kiedy faktura z poprzedniego roku podatkowego będzie dotyczyć zakupu towarów, to podatnik będzie musiał sporządzić szczegółowy opis zakupionego produktu. Jeżeli towar zostanie dostarczony do firmy, a wystawiona do niego faktura nie zostanie zaksięgowana, to zapisu w KPiR będzie można dokonać jedynie na podstawie szczegółowego opisu.
Podatnik prowadzący KPiR ma do wyboru 2 metody ewidencjonowania kosztów:
metodę uproszczoną (inaczej kasowa)
metodę memoriałową.
Przy metodzie kasowej koszty powinny być ujęte w KPiR w dacie ich poniesienia. W metodzie memoriałowej koszty dzielą się na: pośrednie i bezpośrednie (przykładowo zakup towarów i materiałów). Koszty bezpośrednie ewidencjonuje się w roku uzyskania przychodów im odpowiadającym. Koszty pośrednie ujmuje się w dacie poniesienia odpowiadającej dacie wystawienia faktury lub innego dokumentu księgowego. Jeżeli koszty pośrednie zostaną poniesione w okresie przekraczającym rok podatkowy i trudno jest określić jakiej części danego roku dotyczą, to należy je podzielić proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca rozlicza kwartalnie podatek dochodowy. W grudniu otrzymał fakturę kosztową dotyczącą września. W momencie otrzymania dokumentu, trzeci kwartał roku był już zamknięty. Podatnik wpłacił również zaliczkę na podatek dochodowy w terminie do 20 października. Nie ma możliwości cofnięcia się do właściwego okresu. Przedsiębiorca może zaksięgować koszt do KPiR w grudniu. Księgując opóźniony koszt należy przyjąć datę z początku właściwego okresu, np.: pierwszy dzień miesiąca, w którym została otrzymana faktura.
PRZYKŁAD 2 Podatnik zakupił towar 15 grudnia 2019 roku. Sprzedawca dostarczył towar, ale bez faktury, ponieważ na jej wystawienie miał czas do 15 dnia następnego miesiąca, czyli 15 stycznia. W jaki sposób podatnik ma zaewidencjonować wydatek? Odpowiedź: Jeżeli towar został dostarczony do nabywcy przed otrzymaniem przez niego faktury to ma on obowiązek sporządzić szczegółowy opis posiadanego asortymentu. Na tej podstawie będzie mógł ująć koszt w KPiR w kolumnie 10 (zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych)
Faktury obejmujące wydatki poniesione na przełomie roku dotyczą głównie usług telekomunikacyjnych. W ich przypadku kwota na fakturze zawiera abonament naliczany za okres, w którym została wystawiona faktura oraz koszty rozmów dotyczące poprzedniego miesiąca. Taki wydatek należy odpowiednio podzielić na lata podatkowe, których on dotyczy.
Długi termin na złożenie rocznego zeznania podatkowego
Podatnicy na złożenie rocznego zeznania podatkowego mają aż 4 miesiące (do 30 kwietnia). Powodem tak długiego czasu są faktury otrzymywane z opóźnieniem. Dzięki temu podatnik ma czas, aby doksięgować je do poprzedniego roku podatkowego jeszcze przed złożeniem deklaracji rocznej. W sytuacji kiedy faktury za poprzedni rok dotrą do podatnika po złożeniu zeznania rocznego, to konieczna będzie korekta.
