Polski rezydent podatkowy, który zdecyduje się na przeniesienie ośrodka interesów życiowych poza granice kraju musi dopełnić określone formalności. Chodzi o obowiązki ewidencyjne związane z miejscem zamieszkania.
Zgodnie z ustawą o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników identyfikatorem podatkowym jest:
numer PESEL - osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej oraz osoby fizyczne niebędące zarejestrowanymi podatnikami podatku VAT
numer NIP - pozostałe podmioty podlegające pod obowiązek ewidencyjny. Do grupy pozostałych podatników zaliczają się przede wszystkim osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą, a także podatnicy podatku VAT.
Jak wskazuje art. 9 ust. 1 ustawy o VAT podmioty wymienione w art. 6 ust. 1 i 1a oraz w art. 10 ustawy zobowiązane są do aktualizowania danych przez złożenie zgłoszenia aktualizacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego w terminie nie późniejszym niż 7 dni licząc od dnia, w którym wystąpiła zmiana danych. Do podmiotów tych należą:
podatnicy podatku od towarów i usług lub podatku akcyzowego
podatnicy bez osób fizycznych objętych rejestrem PESEL, czyli nieprowadzących działalności gospodarczej lub niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług
płatnicy składek ubezpieczeniowych niepodlegający pod obowiązek ewidencyjny jako podatnicy lub płatnicy podatków.
Jeżeli podatnik będący osobą fizyczną objęty rejestrem PESEL nieprowadzący działalności gospodarczej lub niebędący zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług będzie chciał zmienić adres miejsca zamieszkania, to powinien dokonać aktualizacji podając aktualny adres miejsca zamieszkania za pośrednictwem deklaracji bądź w innym dokumencie powiązanym z obowiązkiem podatkowym.
Podmioty prowadzące działalność gospodarczą na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy o VAT mają obowiązek aktualizacji swoich danych w urzędzie skarbowym w terminie 7 dni licząc od dnia wystąpienia zmiany. Od powyższej zasady występuje wyjątek związany z bieżącą aktualizacją danych, który obejmuje osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, niebędące zarejestrowanymi podatnikami VAT lub podatku akcyzowego, dla których identyfikatorem podatkowym jest numer PESEL. Oznacza to, że osoby te nie muszą zgłaszać do urzędu skarbowego bieżącej aktualizacji danych. W ich przypadku każda zmiana adresu zamieszkania nie wymaga informowania o tym urzędu skarbowego za pomocą oddzielnego zgłoszenia aktualizacyjnego. Informację o zmianie mogą podać w rocznym zeznaniu podatkowym. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji nr 0111-KDIB3-3.4018.2.2017.1.PK z dnia 2 października 2017 roku stwierdził, że podatnik będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej nie ma obowiązku składania w urzędzie skarbowym żadnego bieżącego zgłoszenia aktualizacyjnego, ponieważ zgodnie z przepisami jest on wyłączony z obowiązku składania bieżącej aktualizacji danych, na który wskazuje art. 9 ust. 1 ustawy o VAT. Poza tym podatnik taki jak ten wymieniony powyżej może dokonać aktualizacji swoich danych w składanej rocznej deklaracji podatkowej. Informacje o zmianie nie muszą być podawane na bieżąco za pomocą odrębnego zgłoszenia aktualizacyjnego. W związku z powyższym istotne jest oddzielenie przypadku zmiany miejsca zamieszkania przez osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej od podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą.
Zmiana rezydencji podatkowej – podstawowe obowiązki
W przypadku, kiedy zmiana rezydencji podatkowej obejmuje podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, to ma on obowiązek spełnienia obowiązków jakie są wymagane przy wykonywaniu tej czynności. Przede wszystkim chodzi o obowiązki ewidencyjne związane z aktualizacją miejsca zamieszkania, które powinny być zgłoszone w urzędzie skarbowym w terminie 7 dni licząc od dnia przeprowadzki.
W przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej przebywających na stałe poza granicami kraju obowiązek aktualizacyjny związany z adresem zamieszkania może być dopełniony w składanym zeznaniu rocznym lub w dowolnym momencie na formularzu ZAP-3.
Zaniechanie aktualizacji danych przez przedsiębiorcę – konsekwencje
Za osobę mającą adres zamieszkania na terytorium Polski uważana jest osoba fizyczna:
posiadająca na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej centrum interesów osobistych lub gospodarczych, czyli ośrodek interesów życiowych
przebywa na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.
Podobne regulacje zostały zawarte w umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania. W związku z powyższym zmiana rezydencji podatkowej ma miejsce wtedy, kiedy faktycznie zostaje przeniesiony ośrodek interesów życiowych do innego kraju. Samo złożenie aktualizacji danych nie ustanawia jeszcze rezydencji podatkowej. Przedsiębiorca, który zamieszkał za granicą i tam przeniósł swój ośrodek interesów życiowych powinien w ustawowym terminie dopełnić wszelkich formalności związanych ze zmianą miejsca zamieszkania poza granicami kraju.
Podatnik, który nie dopełni obowiązków ewidencyjnych w zakresie aktualizacji danych naraża się na konsekwencje karno-skarbowe. Jednak nie ma to wpływu na określenie miejsca jego zamieszkania. Podatnik staje się rezydentem innego kraju w momencie przeprowadzki na stałe do tego kraju, pomimo że nie dopełnił obowiązków ewidencyjnych w zakresie aktualizacji danych.
Jakie mogą być skutki niewywiązania się z obowiązku ewidencyjnego?
Przedsiębiorca musi liczyć się z tym, że w przypadku niedokonania aktualizacji danych może to mieć dla niego przykre konsekwencje podatkowe. Zgodnie z art. 146 Ordynacji podatkowej podatnik powinien obowiązkowo sam, a także jego przedstawiciel lub pełnomocnik powiadomić organ podatkowy o zmianie adresu do korespondencji. W sytuacji, kiedy obowiązek ten nie zostanie dopełniony, to w razie wysłania pisma w związku z prowadzonym postępowaniem podatkowym zostanie ono dostarczone pod nieprawidłowy adres. W konsekwencji pismo nie zostanie odebrane przez podatnika. Natomiast urząd skarbowy uzna, że podatnik otrzymał je pod dotychczasowym adresem. Po upływie 14 dni pismo zostanie dołączone do akt sprawy.
Potwierdzeniem tego jest wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego o nr. III SA/Wa 2453/19 z dnia 23 kwietnia 2020 roku, w którym można przeczytać, że jeżeli podatnik nie poinformuje organu podatkowego o aktualnych danych adresowych, które dotyczą jego miejsca zamieszkania, to negatywne konsekwencje jakie będą wynikały z braku odbioru korespondencji obciążą podatnika.
Nie można bowiem tolerować sytuacji, gdy obowiązki ewidencyjne w zakresie o charakterze informacyjnym i aktualizacyjnym są ignorowane bez żadnych konsekwencji prawnych. Dokonanie aktualizacji danych skutkuje obowiązkiem organu kierowania korespondencji na zaktualizowany adres – organ nie może bazować na danych widniejących w zbiorach informatycznych, jeśli pomimo zaktualizowania przez podatnika adresu zamieszkania w zbiorach tych nie ujęto danych aktualnych. Jeśli w wyniku takiej aktualizacji lub w wyniku wiedzy pozyskanej w inny sposób, w związku z czynnościami danego postępowania, organ zna lub powinien znać dane rzeczywiste, kierowanie korespondencji procesowej powinno być dokonywane na te rzeczywiste, faktyczne dane adresowe.
Niedopuszczalna jest sytuacja, w której podatnik informuje organ o swoim nowym miejscu zamieszkania, ale mimo tego organ, wszczynając postępowanie oraz doręczając poszczególne pisma w toku postępowania, powołuje się na swoje dane ewidencyjne i stosuje nieaktualny adres.
Podsumowanie
Zaniedbania obowiązków ewidencyjnych w zakresie aktualizacji danych dotyczą przede wszystkim skutków podatkowych jakie wynikają z prawa procesowego. Natomiast w zakresie prawa materialnego rezydencja podatnika przebiega w oparciu o jego faktyczne miejsce zamieszkania.
