W prowadzonej działalności gospodarczej czasami może dojść do sytuacji kiedy faktura dotrze do przedsiębiorcy z opóźnieniem już po zamknięciu miesiąca rozliczeniowego. Jak należy postąpić w takiej sytuacji, w jakim okresie ująć fakturę?
Zgodnie z ustawą o PIT dzień wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu będącego podstawą do zaksięgowania kosztu jest uważany za dzień poniesienia kosztu.
Co do zasady koszty uzyskania przychodu potrąca się tylko w roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Jest to zgodne z art. 22 ust. 4 ustawy o PIT. Działa tu metoda uproszczona, w której nie bierze się pod uwagę podziału wydatków na te związane pośrednio lub bezpośrednio z osiąganymi przychodami.
Z kolei przy metodzie memoriałowej:
koszty pośrednie rozlicza się w momencie ich poniesienia. Jeżeli dotyczą okresu spoza roku podatkowego i trudno jest określić jaka ich część dotyczy danego roku, to stanowią one koszt uzyskania przychodów w stosunku proporcjonalnym do długości okresu, którego dotyczą. Kosztami pośrednimi są między innymi opłaty za media. Zalicza się do nich również amortyzację środków trwałych
koszty bezpośrednie ujmuje się w roku podatkowym, w którym zostały osiągnięte przychody. Jeżeli zostały poniesione po zakończeniu roku podatkowego i po złożeniu zeznania rocznego, to w takim wypadku należy je potrącić w następnym roku. Koszty bezpośrednie to między innymi towary handlowe i materiały.
Jak ująć w KPiR opóźnione faktury?
Pozostałe wydatki, czyli takie, które nie dotyczą zakupu towarów i materiałów zapisuje się w księdze raz dziennie po zakończeniu dnia, jednak nie później niż przed rozpoczęciem działalności w następnym dniu. W przypadku kiedy dokument dotrze z opóźnieniem, ale przed dokonaniem rozliczenia danego okresu, to wtedy należy go ująć w KPiR w dacie w jakiej został wystawiony. Jest to zgodne z par. 17 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca w połowie marca otrzymał fakturę za wynajem pomieszczenia z datą wystawienia 28 lutego. Dokument dotarł do przedsiębiorcy jeszcze przed wykonaniem rozliczenia podatku dochodowego. W związku z tym faktura może zostać rozliczona w miesiącu lutym. W odwrotnym przypadku kiedy przedsiębiorca otrzymałby dokument już po dokonanym rozliczeniu z tytułu podatku PIT, to faktura mogłaby być ujęta dopiero w następnym miesiącu pod warunkiem, że kolejny okres będzie dotyczył tego samego roku podatkowego.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca otrzymał w dniu 20 stycznia fakturę za Internet. Na dokumencie widniała data wystawienia 31 grudnia. Faktura dotyczyła zapłaty abonamentu za miesiąc grudzień. W którym miesiącu należy ująć fakturę?
Odpowiedź: Faktura powinna być przypisana do miesiąca grudnia. Nie można jej ująć w dacie otrzymania dokumentu, ponieważ dotyczy poprzedniego roku podatkowego.
Zakup towarów udokumentowany fakturą
Par. 17 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR mówi, że zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi zaraz po ich otrzymaniu. Nie może to być jednak później niż przed przekazaniem ich do magazynu, przerobu lub sprzedaży.
W przypadku kiedy towar handlowy lub materiał zostaną dostarczone do firmy lub zostaną sprzedane przed otrzymaniem faktury, to obowiązkiem przedsiębiorcy jest sporządzenie szczegółowego opisu otrzymanego towaru lub materiału. Jeżeli do dostarczanego towaru została dołączona szczegółowa specyfikacja (Wuzetka), to opis nie jest wymagany. Opis powinien zawierać:
imię i nazwisko (nazwę firmy) razem z adresem dostawcy
ilość i rodzaj
cenę jednostkową i wartość materiału/towaru.
Na podstawie WZ-ki lub sporządzonego opisu przedsiębiorca powinien dokonać zapisu w księdze. Dokument musi być dołączony do faktury i przechowywany razem z nią jako dowód zakupu. Jeżeli faktura i towar zostaną dostarczone w tym samym miesiącu, to zapisu w księdze należy dokonać na podstawie faktury.
Duplikat faktury
Jeżeli faktura nie dotrze do przedsiębiorcy z powodu zaginięcia lub zniszczenia, to ma on prawo zwrócić się do sprzedawcy o wystawienie duplikatu. Będzie to taki sam dokument co pierwotna faktura, z tą różnicą, że będzie zawierała zapis „duplikat” i inną datę wystawienia.
Duplikat faktury dokumentujący pozostałe wydatki może być ujęty pod datą jego wystawienia pod warunkiem, że zostanie wpisany do księgi w tym samym roku podatkowym co oryginał faktury. W stosunku do duplikatu faktury wystawionej przy zakupie towarów handlowych i materiałów obowiązują takie same zasady jak przy oryginale.
