Faktura bez paragonu

Czasami klienci dodatkowo proszą o wystawienie faktury do dokonanej sprzedaży, do której jako dokument sprzedażowy został wcześniej wystawiony paragon. Mają do tego prawo, a sprzedawca na prośbę klienta powinien ją wystawić. Jednak klient nie zawsze posiada paragon. Co w takiej sytuacji? Czy można wystawić fakturę bez paragonu?

Obowiązek wystawienia faktury na żądanie osoby fizycznej

Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych mają obowiązek stosowania kasy rejestrującej. Wskazuje na to art. 111 ustawy o VAT. Sprzedawca w momencie dokonania sprzedaży drukuje dla nabywcy dokument fiskalny (paragon). 
Zgodnie z art. 106b ustawy o VAT podatnicy nie mają obowiązku wystawiania faktur dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Jednak na żądanie takiej osoby w określonych sytuacjach zostają zobowiązani do wystawienia faktury do paragonu. 

Jak wskazuje art. 106i ustawy o VAT podatnik obowiązkowo musi spełnić takie żądanie w sytuacji jeżeli:

• zgłoszenie nastąpiło w terminie do końca miesiąca, w którym został dostarczony towar lub wykonana usługa bądź sprzedawca otrzymał całość lub część zapłaty, to fakturę należy wystawić nie później niż 15 dnia kolejnego miesiąca
• żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym został dostarczony towar lub wykonana usługa bądź sprzedawca otrzymał całość lub część zapłaty, fakturę wystawia się w terminie nie późniejszym niż do 15 dnia od dnia zgłoszenia żądania. 

Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT obowiązkiem sprzedawcy jest wystawienie faktury jeżeli nabywca zgłosi chęć jej otrzymania w ciągu 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym miała miejsce dostawa towaru lub została wykonana usługa, bądź sprzedawca otrzymał całość lub część zapłaty. Po tym terminie możliwe jest sporządzenie faktury, ale sprzedawca nie ma już takiego obowiązku i może ją wystawić ze swojej dobrej woli.

Wystawienie faktury bez paragonu

Zgodnie z obowiązującymi przepisami podatnik powinien do kopii faktury dołączyć paragon dokumentujący sprzedaż jeżeli wystawiana faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej za pomocą kasy rejestrującej.
Powyższy obowiązek nie występuje jeżeli: 

• sprzedaż udokumentowana jest fakturą przesyłaną za pomocą kasy rejestrującej
• wartość sprzedaży i kwota podatku należnego są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

Fakturę wystawia się tylko w takim przypadku kiedy nabywca zażąda jej wystawienia i odda oryginał paragonu z dokonanej transakcji. Obowiązkiem sprzedawcy jest dopiąć oryginał paragonu do kopii wystawionej faktury. Celem takiego działania jest zapobieżenie obowiązkowi zapłaty VAT z wystawionej faktury i paragonu fiskalnego. Z tego powodu wystawiona faktura VAT bez paragonu może być problemem jeżeli chodzi o podatek VAT. Jeżeli brak jest paragonu, to podatnik może zostać zobowiązany do zapłaty podwójnego podatku, z faktury jak i z paragonu, dlatego tak ważne jest dołączenie dokumentu fiskalnego do faktury. Dołączony paragon ma być jedynie dowodem na rzetelnie prowadzone ewidencje i dokumenty, które powinny dotyczyć określonej transakcji.  

Organy podatkowe mają podobne zdanie w tym temacie, sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę także w sytuacji kiedy sprzedaż została udokumentowana innym dowodem niż paragon. Jednym z przykładów na potwierdzenie takiego stanowiska jest interpretacja wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 12 stycznia 2016 roku, nr ILPP2/4512-1-781/15-4/MN, w której można przeczytać: 

dopuszczalne są sytuacje wystawienia faktury VAT bez zwrotu paragonu, w przypadku posiadania innych dowodów na przeprowadzenie transakcji sprzedaży towarów lub usługi. Taka sytuacja może mieć miejsce, tak jak w sprawie będącej przedmiotem wniosku, np. w przypadku zagubienia paragonu, czy też kiedy paragon nie został wydrukowany ze względu na awarię urządzenia. Jednakże, nie można przyjąć, że wystawianie faktur VAT bez przedstawienia przez nabywcę paragonu, stanie się procedurą stosowaną przez podatnika powszechnie. Zatem, co do zasady, wydruk kopii paragonu nie może zastąpić wyemitowanego przez kasę paragonu fiskalnego i nie może być podstawą dla uznania prawa do wystawienia faktury.
Spółka wskazała, że na podstawie informacji podanych przez klienta (np. daty, godziny, kwoty transakcji, końcówki numeru karty, którą klient dokonał zapłaty za transakcję, a także dowodu pobrania kwoty z jego konta bankowego), dzięki generowaniu dziennych zestawień transakcji, informujących o każdej transakcji w danym dniu – możliwe jest zweryfikowanie dokładnej godziny oraz ilości pobranego oleju napędowego. Ponadto, tworzone są raporty, o każdej zrealizowanej transakcji płatniczej w danym dniu, podając godzinę tankowania, ilość sprzedanego oleju napędowego, kwotę transakcji oraz końcowy numer karty płatniczej. Na tej podstawie Spółka, przy użyciu programu archiwizującego, jest w stanie wygenerować kopię paragony, który następnie dołącza do kopii wystawionej faktury.
Zatem, w sytuacji będącej przedmiotem wniosku, gdy paragon został zagubiony bądź też nie został wydrukowany ze względu na awarię urządzenia, Spółka postąpiła właściwe, wystawiając faktury na podstawie kopii paragonów, po wcześniejszym zweryfikowaniu i potwierdzeniu przedstawionych przez klientów informacji, dotyczących transakcji zakupu oleju napędowego.

Podsumowanie 

W świetle wydanej interpretacji dozwolone jest wystawienie faktury bez paragonu o ile sprzedawca posiada inne dokumenty potwierdzające dokonaną sprzedaż, jak np.: potwierdzenie płatności za pomocą karty płatniczej, czy potwierdzenie wykonania przelewu.

Jednak w przypadku jeżeli nie można jednoznacznie zidentyfikować danej transakcji, ponieważ paragon został zagubiony, to faktury nie należy wystawiać gdyż w ten sposób sprzedawca naraża się na podwójne opodatkowanie transakcji.
Dodatkowo warto nadmienić, że z dniem 1 stycznia 2020 roku zostały zmienione przepisy i od tego dnia sprzedawca może wystawić fakturę do paragonu na rzecz firmy tylko wtedy jeżeli na dokumencie będzie numer NIP nabywcy. Jeżeli wystawi fakturę do paragonu, na której nie był umieszczony NIP, to na firmę może zostać nałożona kara.

Data publikacji: 2021-05-18, autor: FakturaXL