Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do prowadzenia księgowości. Niektórzy próbują robić to samodzielnie, a inni szukają w tym celu księgowej. Na rynku działa sporo biur rachunkowych oraz samodzielnych księgowych i czasami trudno jest wybrać dobrego księgowego. Na co należy zwrócić uwagę i czym się kierować przy wyborze najlepszego biura księgowego? Jakie doświadczenie i kwalifikacje powinien posiadać dobry księgowy?
Księgowość należy do jednych z tych usług, których przepisy z zakresu podatków i ZUS-u zmieniają się najczęściej. W związku z tym wielu przedsiębiorców ma problem z prawidłową interpretacją niektórych regulacji, dlatego aby uniknąć błędów wolą oddać prowadzenie księgowości w ręce profesjonalistów.
Kto może zostać księgowym?
Od 2014 roku osoba, która chce zostać księgowym nie musi zdawać egzaminu państwowego. Chcąc uzyskać uprawnienia do wykonywania tego zawodu musi jedynie ukończyć specjalistyczne kursy i szkolenia. W wielu przypadkach wystarczy ukończenie liceum lub technikum o profilu ekonomicznym.
Na co warto zwrócić uwagę przy wyborze księgowej?
Wybór właściwej księgowej jest odpowiedzialnym zadaniem. Pod uwagę należy wziąć wiele czynników w zależności między innymi od:
tego czy firma już funkcjonuje na rynku, czy dopiero będzie zakładana
wielkości firmy.
Warto tez zastanowić się nad tym czy księgowość ma być prowadzona w formie tradycyjnej, czy bardziej zależy nam na obsłudze online.
W przypadku, kiedy firma ma dopiero rozpocząć działalność najlepszym wyborem będzie podjęcie współpracy z biurem rachunkowym zajmującym się głównie w udzielaniu porad związanych z rejestracją i zakładaniem działalności, a księgowa pomoże napisać dobry biznesplan, a także będzie posiadała wiedzę w jaki sposób uzyskać dofinansowanie w formie dotacji lub kredytu udzielanych na rozpoczęcie działalności. Jeżeli działalność gospodarcza jest już prowadzona, to najlepiej rozważyć wybór księgowej potrafiącej dobrze doradzić w zakresie prowadzenia firmy, rozliczania kosztów, która w razie potrzeby zajmie się też obsługą kadrowo-płacową i będzie potrafiła sporządzić umowy z zatrudnianymi osobami, rozliczy czas pracy oraz będzie wykonywała inne czynności księgowe.
Wielkość firmy ma znaczenie
Mała firma, której przychody ze sprzedaży nie przekraczają wartości 2 000 000 euro nie musi prowadzić pełnej księgowości, dlatego przedsiębiorca może wybierać spośród biur rachunkowych zajmujących się głównie rozliczaniem działalności w oparciu o księgowość uproszczoną. Większe firmy zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości muszą koniecznie znaleźć biuro rachunkowe specjalizujące się w prowadzeniu rachunków dużych firm. W tym przypadku księgowa powinna zająć się nie tylko bieżącymi rozliczeniami, ale również musi potrafić wykonać sprawozdanie finansowe. Do jej zadań należeć będzie także przeprowadzanie szczegółowych analiz finansowych firmy.
Księgowa, a doświadczenie
Jedynie księgowa, która na bieżąco śledzi wszelkie zmiany w przepisach i cały czas się dokształca poprzez udział w szkoleniach oraz kursach, a także czyta na bieżąco specjalistyczną prasę może właściwie poprowadzić sprawy księgowe firmy. Jest to bardzo ważne, ponieważ w ostatnim czasie przepisy podatkowe zmieniają się bardzo często. Doświadczenie księgowej oraz jej umiejętności można sprawdzić między innymi poprzez zdobyte przez nią certyfikaty.
Dodatkowe usługi świadczone przez księgowych
Duża część biur rachunkowych oferuje swoim klientom różne dodatkowe usługi, które sprawiają, że takie biuro jest lepiej postrzegane przez klientów. W obecnych czasach ważne jest świadczenie usług nie tylko stacjonarnie, ale równie ważna jest także obsługa dokumentów online oraz reprezentowanie klientów w urzędach, a nawet w sądach. Księgowość polega nie tylko na właściwym, miesięcznym księgowaniu dokumentów zakupu i sprzedaży czy wyliczaniu podatku oraz składek na ZUS. Dobry księgowy powinien być jednocześnie doradcą przedsiębiorcy, który będzie mu podpowiadał w kwestiach związanych z optymalizacją kosztów w firmie.
Ubezpieczenie OC księgowej
Biuro rachunkowe powinno mieć wykupione ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej OC, którego zadaniem jest ochrona przed skutkami ewentualnych błędów popełnionych w wykonywanych czynnościach zawodowych. Jest to ważne zwłaszcza w obecnych czasach, kiedy przepisy podatkowe zmieniają się dość często. Ubezpieczenie OC dla księgowych zabezpiecza zarówno interesy samego biura rachunkowego, jak i interesy klientów przed ponoszeniem finansowych konsekwencji ewentualnych pomyłek. Z tego powodu warto zwrócić uwagę, czy dane biuro lub księgowa mają wykupione ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej.
Własna księgowa czy biuro rachunkowe – co jest lepsze dla przedsiębiorcy?
Przedsiębiorcy często mają dylemat komu powierzyć prowadzenie księgowości, czy jednej księgowej czy raczej skorzystać z usług biura rachunkowego. Każda z opcji ma swoje wady i zalety. Za wyborem z własną księgową przemawia fakt, że taka osoba jest cały czas na miejscu w biurze. Z innych plusów takiego rozwiązania można wyliczyć:
odpowiedzialność jednej osoby za rozliczenia księgowe w firmie
szybki przepływ informacji
bieżący dostęp do dokumentów.
Niewątpliwą wadą są wyższe koszty związane z zatrudnieniem własnej księgowej oraz problemy, które mogą nastąpić np. w wyniku jej długiej choroby. Na ponoszone koszty składa się nie tylko wynagrodzenie księgowej, ale również zakup i eksploatacja sprzętu, zakup odpowiedniego oprogramowania i jego utrzymanie oraz aktualizacji, a także zakup specjalistycznych czasopism.
Jeżeli chodzi o biuro rachunkowe to koszty współpracy są o wiele niższe. W tym przypadku przedsiębiorca płaci zazwyczaj miesięczny abonament w stałej wysokości. Czasami opłata może być zmienna w zależności od zapisów w umowie o współpracy. Odpowiedzialność finansowa biura za ewentualne błędy i pomyłki jest większa niż odpowiedzialność własnej księgowej. Polega na tym, że od biura można żądać naprawy wszelkich szkód powstałych w wyniku błędu osoby rozliczającej. Ważne, aby posiadało ono aktualną polisę OC. Biuro rachunkowe jest najbardziej polecane w przypadku małych i średnich firm, które nie dysponują dużym budżetem.
Dla kogo księgowość online, a dla kogo w formie tradycyjnej?
Przy wyborze dobrej księgowej przedsiębiorca powinien zastanowić się również na jakiej formie współpracy bardziej mu zależy. Czy chce mieć bieżący wgląd do dokumentów, czy raczej woli przesyłać i otrzymywać dokumenty w formie elektronicznej w postaci skanów. W pierwszym przypadku najlepiej jest znaleźć biuro rachunkowe w pobliżu firmy. Natomiast w drugim odległość biura od firmy nie ma większego znaczenia, ponieważ dokumenty i tak przesyłane są za pomocą poczty elektronicznej.
