Przedsiębiorca dokonujący sprzedaży towarów i usług zobowiązany jest do dokumentowania transakcji z innym przedsiębiorcą za pomocą faktur sprzedażowych. W niektórych sytuacjach, kiedy faktura zostanie błędnie wystawiona należy ją poprawić za pomocą faktury korygującej.
Faktura korygująca – przypadki uprawniające do jej wystawienia
Niektóre błędy na fakturze pierwotnej wymagają poprawienia ich za pomocą korekty, którą zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług wystawia się, jeżeli:
została udzielona obniżka ceny w formie rabatu
zostały udzielone opusty i obniżki cen
nabywca otrzymał zwrot całości lub części zapłaty
podatnik otrzymał zwrot towarów i opakowań
została podwyższona cena lub została stwierdzona pomyłka w cenie, stawce, kwocie podatku lub jakiejkolwiek innej pozycji faktury.
Na korekcie wystawionej ze względu na wyżej wymienione przyczyny powinny znaleźć się dane wymienione w art. 106j ust. 2 ustawy o VAT, takie jak:
numer kolejny
data wystawienia
dane zawarte na fakturze pierwotnej wskazane w art. 106e ust. 1 pkt 1 – 6
nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą
jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego, to należy wskazać odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej
prawidłową treść korygowanych pozycji.
Jeżeli podatnik chce zmniejszyć podatek VAT wynikający z wystawienia korekty faktury, to dodatkowo musi posiadać dokumentację potwierdzającą warunki korekty,
Korekta faktury – księgowanie w PIT
W chwili obecnej moment ujęcia faktury korygującej zależy od powodu wystawienia korekty:
jeżeli faktura korygująca została wystawiona w wyniku błędu, czyli przykładowo zawierała pomyłki w ilości, cenie lub kwocie podatku VAT - należy cofnąć się w czasie do okresu, w którym została wystawiona faktura pierwotna
jeżeli faktura korygująca została wystawiona z powodu późniejszych zdarzeń, jak np. reklamacja, zwrot lub częściowy zwrot towaru, udzielenie rabatu - korektę rozlicza się na bieżąco, w dacie otrzymania.
Jeżeli wystawiona korekta faktury zmniejsza przychód w okresie, w którym nie wystąpiły żadne przychody lub ich kwota była niewystarczająca, to przedsiębiorca powinien dokonać zwiększenia kosztów o kwotę, w której nie mogły zostać zmniejszone przychody.
W przypadku, gdyby korekta została wystawiona już po likwidacji działalności gospodarczej, to wtedy przychody zwiększa się lub zmniejsza w terminie za ostatni okres rozliczeniowy przypadający przed likwidacją działalności gospodarczej.
Termin na przechowywanie dokumentów
Zobowiązania podatkowe przedawniają się po 5 latach licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku i przez taki okres powinny być przechowywane również wszystkie dokumenty wykorzystywane przy rozliczaniu podatku, jak np. prowadzone ewidencje, faktury zakupu i sprzedaży czy faktury korygujące.
Termin na wystawienie faktury korygującej
Zgodnie z przepisami fakturę korygującą należy wystawić niezwłocznie po zauważeniu błędu powstałego na fakturze lub zwrotu towaru czy zwrotu zapłaty. W obowiązujących regulacjach brak jest dokładnych wskazań co do terminu, w którym powinna być wystawiona korekta faktury. Przepisy wskazują jedynie okoliczności, które zobowiązują do wystawienia takiego dokumentu. Jednak w związku z tym, że okres przedawnienia upływa po 5 latach i dokumentacja powinna być przechowywana w tym samym okresie, to i termin na wystawienie korekty faktury powinien być taki sam. Po przedawnieniu zobowiązania podatkowego nie ma możliwości obniżenia podstawy opodatkowania za ten okres, dlatego wystawienie korekty w tym czasie nie ma sensu. Podatnik może wystawić fakturę korygującą tylko w stosunku do tych faktur, które obowiązkowo musi jeszcze przechowywać, ponieważ w ich przypadku obowiązek podatkowy jeszcze się nie przedawnił.
