Klienci nie zawsze proszą o fakturę w momencie sprzedaży. Dopiero po jakimś czasie żądają wystawienia faktury do paragonu. Co w sytuacji, kiedy paragonu brak, ponieważ został zgubiony?
Sprzedaż dokonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych powinna być dokumentowana za pomocą kasy fiskalnej (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT). Zgodnie z ust. 3a pkt 1 ustawy sprzedawca, który prowadzi ewidencję sprzedaży z zastosowaniem kas rejestrujących powinien wystawić i wydać kupującemu paragon fiskalny lub fakturę:
mającą postać papierową
mającą postać elektroniczną (za zgodą nabywcy) i przesłać ją do klienta w sposób z nim uzgodniony.
Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży z zastosowaniem kas rejestrujących nie występuje w przypadku sprzedaży na rzecz innych podmiotów niż te wymienione powyżej. Oznacza to, że sprzedawca nie ma takiego obowiązku wobec innych podatników podatku VAT. Sprzedaż na rzecz osób prowadzących działalność gospodarczą koniecznie musi być udokumentowana fakturą VAT, chociaż przepisy nie zabraniają ewidencjonowania sprzedaży na rzecz przedsiębiorców za pomocą kas rejestrujących.
Zasady dotyczące wystawiania faktur do utraconych paragonów
Zgodnie z art. 106b ust. 5 ustawy o VAT do sprzedaży zaewidencjonowanej z zastosowaniem kas rejestrujących dokonanej na rzecz podatników podatku lub podatku od wartości dodanej i potwierdzonej paragonem fiskalnym można wystawić fakturę VAT, ale tylko pod warunkiem, jeżeli na paragonie będzie znajdował się NIP nabywcy. Obowiązujące przepisy mówią, że faktury powinny być wystawione przynajmniej w 2 egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Jeden egzemplarz dla nabywcy, a drugi dla sprzedawcy do dołączenia do dokumentów. Art. 106h ustawy o VAT wskazuje, że jeżeli faktura wystawiana jest do sprzedaży zaewidencjonowanej z zastosowaniem kasy rejestrującej, to do egzemplarza faktury pozostającej u sprzedawcy powinien zostać dołączony paragon dokumentujący sprzedaż. Powyższa zasada nie obowiązuje w przypadku sprzedaży udokumentowanej fakturą wystawioną z zastosowaniem kasy fiskalnej, jeżeli wartość sprzedaży i kwota podatku zostały ujęte w dobowym raporcie fiskalnym. Tak więc obecnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami fakturę można wystawić jedynie do paragonu, który będzie zawierał NIP nabywcy, bez jakiejkolwiek możliwości wystawienia dokumentu do paragonu, który takiego numeru nie posiada.
Regułę tę potwierdza Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 29 marca 2021 roku, nr 0114-KDIP1-3.4012.50.2021.2.ISK, który napisał, że kasę rejestrującą należy traktować jak ewidencję przeznaczoną do ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, którą regulują przepisy prawa. Faktury wystawia się na rzecz podmiotów gospodarczych (przedsiębiorców). Jeżeli podatnik pomyłkowo zaewidencjonuje na kasie sprzedaż, która nie powinna być w ten sposób ujęta, to w wyniku popełnionego błędu może ponieść związane z tym konsekwencje.
Faktura uproszczona – faktura do utraconych paragonów
Jeżeli paragon zawiera numer NIP nabywcy, a kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł brutto, to taki paragon może być uznany za fakturę uproszczoną. W tej sytuacji sprzedawca nie ma obowiązku sporządzania zwykłej faktury. Na podstawie faktury uproszczonej nabywca może rozliczyć podatek VAT i zaliczyć poniesiony wydatek do kosztów uzyskania przychodu. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydal w tej sprawie interpretację o numerze 0114-KDIP1-3.4012.161.2020.1.ISK (7 kwietnia 2020 roku). Nabywca będący przedsiębiorcą po otrzymaniu paragonu z NIP dokumentującego sprzedaż do kwoty 450 zł brutto (100 euro), który będzie zawierał inne pozostałe elementy wymagane dla faktury będzie stanowił fakturę uproszczoną, którą należy traktować jak zwykłą fakturę.
W przypadku zagubienia lub zniszczenia faktury podatnik lub inna osoba przez niego upoważniona do wystawiania faktur, powinna ponownie wystawić dokument:
na wniosek nabywcy – zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu podatnika
zgodnie z danymi zawartymi na fakturze, będącej w posiadaniu nabywcy.
W przepisach dotyczących zasad wg, których działają kasy fiskalne brak jest regulacji mówiących o duplikatach paragonów fiskalnych. Można więc powiedzieć, że jeżeli podatnik utracił paragon z NIP (faktura uproszczona), to ma prawo uzyskać duplikat faktury uproszczonej. W tej sytuacji będzie to zwykła faktura.
