Wynajem lokalu na firmę, co powinna zawierać umowa?
Prowadzenie działalności gospodarczej w większości przypadków wiąże się z posiadaniem lokalu własnego lub wynajmowanego. Przy wynajmie warto zwrócić uwagę na niektóre szczegóły, jak np.: wysokość czynszu, co ma ogromne znaczenie zwłaszcza na początku działalności. Istotne też są kwestie prawne. Na co zwrócić uwagę i co powinna zawierać umowa najmu lokalu na firmę?
W przypadku umów najmu lokalu przeznaczonego na działalność gospodarczą ogromne znaczenie ma odpowiednie zabezpieczenie interesów najemcy na wypadek nieprzewidzianych i nadzwyczajnych sytuacji. W umowie najmu koniecznie powinna znaleźć się tzw. klauzula siły wyższej. Przez siłę wyższą najczęściej rozumie się zjawisko zewnętrzne, nadzwyczajne, które zachodzi niezależnie od nas, któremu nie można zapobiec i za które żadna ze stron umowy nie ponosi odpowiedzialności. Do najczęściej występujących zjawisk nadzwyczajnych zaliczają się takie zdarzenia jak: klęski żywiołowe, zdarzenia atmosferyczne, a także akty władzy publicznej, działania zbrojne lub mające charakter ruchów społecznych (strajki, blokady, zamieszki). Przedstawiona powyżej definicja siły wyższej nie jest wiążąca w umowie. Bardziej obowiązująca jest zasada swobody ruchów, czyli wg własnego uznania i w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Takie rozwiązanie pozwala uregulować kwestie związane ze skutkami jakie może wywołać zdarzenie nadzwyczajne pod kątem praw i obowiązków jakie dla każdej ze stron wynikają z umowy.
Sporządzana umowa dopuszcza zawarcie w niej zastrzeżenia, że w razie zajścia zdarzenia nadzwyczajnego spowodowanego siłą wyższą w konsekwencji, którego najemca nie będzie mógł korzystać z lokalu, umowa może ulec zawieszeniu na czas trwania danego zdarzenia i w związku z tym najemca nie będzie miał obowiązku dokonywania zapłaty czynszu w ogóle lub poniesie jedynie koszty związane z lokalem
Dozwolona jest również bardziej ogólna regulacja, z której wynika, że strony nie ponoszą żadnej odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy najmu w przypadku zajścia zdarzenia spowodowanego siłą wyższą
Innym rozwiązaniem jest np.: zastrzeżenie obowiązku porozumienia obu stron dotyczące sposobu dalszego wykonywania umowy najmu jeżeli zajdzie zdarzenie spowodowane siłą wyższą. Dla najemcy skutkiem braku umieszczenia w umowie wymienionej klauzuli może być konieczność płacenia czynszu przez cały przewidywany okres trwania umowy nawet przy braku możliwości korzystania z lokalu.
Czy w umowie najmu lokalu na działalność musi znaleźć się zgoda właściciela na prowadzenie działalności?
Istotną rzeczą jest zadbanie o to, aby na umowie najmu znalazła się adnotacja, która będzie wyraźnie wskazywała, że dany lokal wynajmowany jest w celu prowadzenia działalności gospodarczej, a wynajmujący zgadza się na to i nie ma żadnych zastrzeżeń w tej kwestii. Umowa powinna zawierać oświadczenie wynajmującego o wyrażeniu zgody na prowadzenie przez najemcę działalności gospodarczej w wynajmowanym lokalu. Jest to bardzo ważne w momencie rejestracji działalności pod adresem wynajmowanej nieruchomości. Brak powyższego oświadczenia może mieć również inne konsekwencje, jak np.: ewentualne zarzuty wynajmującego, że umowa najmu nie jest należycie wykonywana.
Obowiązkiem najemcy przez cały czas trwania umowy jest używanie najętej rzeczy w sposób właściwy określony w umowie. Jeżeli umowa nie podaje takiego sposobu, to i tak najemca powinien używać rzeczy w sposób odpowiadający jej właściwościom i zgodnie z jej przeznaczeniem. W przypadku kiedy będzie używał rzeczy w sposób sprzeczny z umową lub jej przeznaczeniem i pomimo otrzymania upomnienia przez wynajmującego nie przestanie używać jej w taki sposób lub zaniedba rzecz w taki sposób, że może być ona narażona na utratę lub uszkodzenie, to wynajmujący może wypowiedzieć umowę najmu w trybie natychmiastowym, bez terminu wypowiedzenia. Podsumowując, jeżeli w umowie najmu nie zostanie wskazane, że lokal będzie używany w działalności gospodarczej z podaniem jej rodzaju, to najemca naraża się na ryzyko wypowiedzenia umowy najmu przez wynajmującego w trybie natychmiastowym. W tym wypadku nie wystarczy sama świadomość wynajmującego, że w lokalu będzie prowadzona działalność gospodarcza. Potrzebna jest jeszcze odpowiednia klauzula w umowie.
Umowa najmu lokalu na działalność, a adaptacja i stan lokalu
Korzystnym rozwiązaniem jest umieszczenie w umowie najmu lokalu przeznaczonego na działalność, uregulowań dotyczących kwestii ewentualnych napraw (za jakie odpowiada najemca, a za jakie wynajmujący). Kwestie te reguluje Kodeks cywilny. Zgodnie z ogólną regułą, do drobnych nakładów, które obciążają najemcę lokalu należą:
drobne naprawy podłóg, drzwi i okien
malowanie ścian i podłóg oraz wewnętrznej strony drzwi wejściowych
drobne naprawy instalacji i urządzeń technicznych, które zapewniają korzystanie ze światła, ogrzewania, dopływu i odpływu wody..
Strony mają prawo, aby według własnego uznania zmienić wyżej wymieniony wykaz i dostosować kwestię napraw, remontów do własnej relacji i konkretnych okoliczności. Mogą również wskazać, która ze stron i w jakim zakresie ponosi koszty napraw. Jeżeli dany lokal wymaga dostosowania go do prowadzonej działalności, to zgodnie z Kodeksem cywilnym najemca musi posiadać zgodę wynajmującego do przystosowania go do potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej. Bez takiej zgody najemca nie ma prawa dokonywać żadnych zmian w lokalu. Byłoby to sprzeczne z zawartą umową lub przeznaczeniem rzeczy. W przypadku kiedy najemca ulepszy rzecz najętą, to wynajmujący, w braku odmiennej umowy może zgodnie z własnym wyborem zatrzymać ulepszenia za zapłatą sumy jaka odpowiada wartości ulepszeń w momencie zwrotu lub może żądać przywrócenia stanu poprzedniego. Aby uniknąć takich sytuacji warto jest wcześniej zadbać o to i uregulować sprawy napraw, adaptacji i wszelkich ulepszeń w lokalu uzyskując zgodę od wynajmującego na ich przeprowadzenie. Należy też ustalić, która ze stron umowy zobowiązana jest do ponoszenia kosztów ulepszenia i ewentualnego zwrotu tych kosztów w przypadku kiedy umowa najmu zostanie wcześniej zakończona. Warto też umieścić postanowienie, w którym strony wskażą jaki będzie los dokonanych ulepszeń po jej zakończeniu. Zakończenie umowy najmu zobowiązuje najemcę do zwrotu lokalu wynajmującemu. Ta kwestia również powinna zostać poruszona w umowie. Kodeks cywilny przewiduje, że po zakończeniu umowy, najemca powinien zwrócić lokal w stanie niepogorszonym z zaznaczeniem, że nie ponosi on odpowiedzialności za zużycie rzeczy o ile zużycie wynika z normalnego, prawidłowego użytkowania. Podstawę stanowi domniemanie, że rzecz została wydana najemcy w stanie dobrym i przydatnym do używania. Na najemcy spoczywa udowodnienie, że w momencie wydania lokalu i rzeczy będących na jego wyposażeniu istniały określone wady lub zniszczenia. Aby uniknąć ewentualnych sporów w tej kwestii dobrze jest sporządzić protokół dokumentujący stan lokalu w chwili wydania go najemcy. Protokół powinien być spisany wspólnie przez obie strony. Dobrze jest dołączyć do niego fotografie dokumentujące stan zniszczonych rzeczy.
Umowa najmu lokalu - zmiana czynszu
Jednym z ważnych czynników jakie decydują o wynajmie jest cena płaconego czynszu za wynajem. W oparciu o zapisy Kodeksu cywilnego, wynajmujący ma prawo podwyższyć czynsz w trakcie trwania umowy. Musi jednak wypowiedzieć dotychczasową wysokość przynajmniej z miesięcznym wypowiedzeniem licząc od końca miesiąca kalendarzowego. Strony w umowie mogą umieścić tzw. klauzulę indeksacyjną, co pozwoli stosować zasadę cyklicznej waloryzacji czynszu o kwotę ustaloną wg wskaźnika określonego przez strony umowy. Takie rozwiązanie jest dość korzystne, ponieważ nawet w sytuacji kiedy strony wprost nie odejdą od regulacji przedstawionej w kodeksie, która umożliwia podwyżkę czynszu, to klauzula indeksacyjna sama w sobie zastępuje regulację zawartą w kodeksie i tym samym automatycznie wyłącza możliwość podwyższania czynszu przez wynajmującego w zakresie wyższym niż tym jaki z niej wynika. Podobne zdanie ma też Sąd Apelacyjny I Wydział Cywilny w Warszawie, który w wyroku z dnia 21 sierpnia 2014 roku, nr I ACa 654/14 wskazał, że:
Poprzez wprowadzenie do umowy najmu klauzuli waloryzacyjnej, wynajmujący pośrednio zgadza się ograniczyć swoje generalne uprawnienie do jednostronnego podwyższania czynszu wynikające z art. 685[1] kc, do zakresu uzgodnionej waloryzacji. Gdyby bowiem wynajmujący miał uprawnienie to zachować w pełnym zakresie, wówczas określenie zasad waloryzacji czynszu byłoby zbędne. […] Nie jest zasadne stanowisko, iż uprawnienie wynajmującego do wypowiedzenia czynszu najmu ma umożliwiać podwyżkę czynszu, która może wykraczać poza waloryzację czynszu, gdyż ta ostatnia zakłada jedynie zapewnienie świadczeniu takiej samej wartości ekonomicznej, jaką świadczenie miało w chwili jego powstania, natomiast podwyżka czynszu może być umotywowana zupełnie innymi powodami. Taka bowiem interpretacja art. 685[1] kc godziłaby w fundamentalną zasadę polskiego systemu prawnego, jaką jest zasada pacta sunt servanda, która podlega ograniczeniu jedynie poprzez instytucje umożliwiające modyfikację (np. art. 3571, 629, 632 § 2, 907 § 2 kc) lub rozwiązanie zobowiązania (np. art. 632 § 2, 913 kc) mające nie tylko wyjątkowy, ale także nadzwyczajny charakter.
