Wielu przedsiębiorców nie wyobraża sobie funkcjonowania firmy bez samochodu. Auto w przedsiębiorstwie to nie tylko wygoda, ale także w wielu przypadkach konieczność. Dla niektórych zakup auta może okazać się zbyt dużym obciążeniem finansowym, dlatego dobrym pomysłem wydaje się być wynajem samochodu.
Samochód można wynająć na podstawie umowy najmu. Jest to zgodne z art. 659 par. 1 Kodeksu cywilnego:
Przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz.
Wartość pojazdu w rozumieniu podatku PIT należy ustalić w oparciu o długość trwania wynajmu. Najem może być:
krótkoterminowy – okres umowy krótszy niż 6 miesięcy
długoterminowy – okres umowy dłuższy od 6 miesięcy.
Wynajem samochodu, a podatek VAT
Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT ma prawo do odliczenia podatku VAT z faktury wystawionej za najem samochodu oraz z faktur dotyczących eksploatacji. W przypadku: 1. pojazdu o masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony 2. pojazdu, którego konstrukcja wyklucza użycie samochodu do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub wskazuje, że jego użycie do celów innych niż związanych z prowadzoną działalnością jest nieistotne. Wśród nich wyróżnia się:
pojazdy samochodowe z jednym rzędem siedzeń oddzielonym ścianą lub trwałą przegrodą od części przeznaczonej do przewozu ładunków (pojazd wielozadaniowy typu van lub z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków)
pojazdy samochodowe posiadające kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń, z nadwoziem stanowiącym oddzielny element pojazdu
pojazdy specjalne (rodzaj wynika z odrębnych przepisów)
to podatnikowi przysługuje pełne odliczenie podatku VAT. Zgodne z art. 86a ust. 4 i 9 ustawy o VAT.
Jeżeli powyższe warunki nie zostaną spełnione, przedmiotem wynajmu jest samochód osobowy, to wtedy odliczenie 100% VATbędzie możliwe jeżeli jednocześnie:
zostanie stworzony regulamin użytkowania pojazdu w firmie
pojazd będzie wykorzystywany wyłącznie w działalności.
Jeżeli oba przypadki nie będą miały miejsca, to podatnik będzie mógł odliczyć VAT jedynie w wysokości 50% bez spełniania dodatkowych formalności.
Wynajem samochodu osobowego, a koszty firmowe
Przedsiębiorca wynajmując samochód osobowy w prowadzonej działalności gospodarczej ponosi różnego rodzaju koszty z tym związane. Podstawowym wydatkiem jest zapłata czynszu za wynajem. Ponoszone wydatki nie są rozliczane na takich samych zasadach, dlatego przedsiębiorca powinien zapoznać się z podstawowymi zasadami jakie obowiązują przy rozliczaniu wynajmowanego samochodu w firmie.
Czynsz za wynajmowany samochód – rozliczenie w KPiR W przypadku wynajmu auta czynsz jest tym wydatkiem, którego niestety nie uniknie się. Jeżeli chodzi o samochód osobowy, to od 2019 roku wydatek rozlicza się zgodnie z nowym limitem, który wynosi 150 000 zł. Jeżeli wartość samochodu nie przekracza kwoty 150 000 zł, to w takiej sytuacji czynsz można zaksięgować w pełnej wartości w kolumnie 13 KPiR – „Pozostałe wydatki”. W przypadku przekroczenia limitu, to koszty czynszu księguje się w wartości jaka wynika z następującego przeliczenia: 150 000 zł/wartość pojazdu x czynsz.
Wynajem samochodu osobowego – koszty eksploatacji Przedsiębiorca wynajmujący samochód osobowy oprócz zapłaty czynszu zobowiązany jest również do ponoszenia wydatków związanych z eksploatacją pojazdu. Zaliczają się do nich wydatki poniesione na:
zakup paliwa
wymianę oleju
opłaty za parking lub autostradę
naprawy bieżące, remonty, zakup części.
W przypadku wykorzystywania samochodu wyłącznie w działalności (potwierdzenie przez prowadzenie kilometrówki) wydatki związane z pojazdem można rozliczyć w pełnej wartości kosztu w KPiR. Jeżeli warunki nie zostaną spełnione, to przedsiębiorca ma prawo rozliczyć wydatki w wysokości 75% ich wartości (podatek dochodowy).
Wynajem samochodu osobowego - ubezpieczenie Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatki związane z ubezpieczeniem wynajętego samochodu w pełnej lub ograniczonej wysokości od niektórych składek. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PITwydatek ponoszony na ubezpieczenia OC i NNW zostaje zaliczony do kosztów podatkowych w pełnej wysokości. Natomiast ubezpieczenia AC oraz GAP rozliczane są zgodnie z wartością pojazdu. Przy wartości pojazdu nieprzekraczającej 150 000 zł składki na AC i GAP można zaliczyć do kosztów podatkowych w pełnej wartości. Jeżeli wartość przewyższa 150 000 zł, to polisę należy zaksięgować następująco: 150 000 zł/wartość pojazdu x wartość ubezpieczenia AC lub GAP.
Określanie wartości samochodu osobowego Wartość wynajmowanego pojazdu ma znaczenie przy księgowaniu zarówno czynszu jak i ubezpieczenia AC oraz GAP. Przy najmie krótkoterminowym (do 6 miesięcy) wartość pojazdu wynika z wartości samochodu jaka została przyjęta w celu ubezpieczenia. W przypadku najmu długoterminowego, powyżej 6 miesięcy przyjmuje się wartość wynikającą z umowy najmu, dlatego w tym wypadku warto zadbać żeby w umowie znalazła się wartość samochodu.
Wynajem samochodu ciężarowego – koszty firmowe
Jeżeli przedsiębiorca wynajmuje samochód ciężarowy o masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony lub jego konstrukcja wyklucza go z użycia do celów niezwiązanych z działalnością bądź wskazuje, że jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą nie jest istotne, to wydatki związanie z użytkowaniem takiego pojazdu, jak: czynsz, ubezpieczenie, wydatki eksploatacyjne zalicza się do kosztów uzyskania przychodów w pełnej wartości. Tym samym wartość pojazdu nie ma znaczenia w przypadku rozliczania podatku dochodowego. Jeżeli na rozliczenie kosztów w pełnej kwocie ma wpływ konstrukcja pojazdu, to dodatkowo wymagane jest posiadanie dokumentów, który to potwierdzą. Jest to:
zaświadczenie wydane przez okręgową stację kontroli pojazdów na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez stację
dowód rejestracyjny pojazdu z odpowiednią adnotacją.
