Przedsiębiorca z Polski wynajmując mieszkanie za granicą ma prawo zaliczyć wydatki poniesione w związku z wynajmem do kosztów uzyskania przychodów. Wynika to między innymi z interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora KIS.
Wynajem mieszkania za granicą przez przedsiębiorcę z Polski
Osoby fizyczne, które posiadają miejsce zamieszkania na terytorium Polski zobowiązane są do zapłaty podatku od całości swoich dochodów/przychodów niezależnie od miejsca położenia źródeł przychodu, tzw. nieograniczony obowiązek podatkowy. Zgodnie z art. 1a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za osobę, której miejsce zamieszkania znajduje się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uważa się osobę fizyczną, która:
posiada na terenie Polski centrum interesów osobistych lub gospodarczych, czyli ośrodek interesów życiowych
przebywa na terytorium Polski dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.
Czasami osoba prowadząca działalność gospodarczą na terytorium RP może świadczyć usługi za granicą kraju np. na podstawie kontraktu w sytuacji, kiedy warunki umowy wymagają, aby dane usługi były wykonywane stacjonarnie w siedzibie kontrahenta znajdującej się poza granicami kraju.
Wynajem mieszkania za granicą – jakie koszty?
Przedsiębiorca przebywający za granicą ze względu na konieczność świadczenia usług przez określony czas w siedzibie kontrahenta położonej poza granicami kraju musi sobie na okres zawartej umowy zapewnić mieszkanie. Wydatki poniesione przez przedsiębiorcę na wynajem mieszkania w związku z zawartą umową o świadczenie usług w siedzibie kontrahenta znajdującej się poza granicami Polski muszą mieć ścisły związek z przychodami uzyskiwanymi przez przedsiębiorcę oraz z zabezpieczeniem ich źródła w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Jak mówi art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za koszty uzyskania przychodu uważa się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów z wyłączeniem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy. Jednak nie zawsze poniesienie wydatku, który nie został wyłączony w art. 23 ustawy oznacza, że taki wydatek automatycznie może zostać ujęty w kosztach uzyskania przychodu. Powodem jest fakt, że ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który wskazywałby o zaliczeniu ich do kosztów firmowych. Przyjmuje się, że do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wszystkie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Muszą one być bezpośrednio lub pośrednio związane z uzyskanymi przychodami oraz muszą mieć na celu osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów w taki sposób, aby źródło to przynosiło przychody również w przyszłości. Dodatkowym warunkiem jaki musi zostać spełniony jest prawidłowe udokumentowanie poniesionego wydatku. Przedsiębiorca powinien wykazać związek poniesionego kosztu z prowadzoną działalnością gospodarczą, a także musi wskazać na okoliczności mające wpływ na wysokość osiąganych przychodów.
Wynajem mieszkania za granicą – uzasadnienie poniesionych kosztów
Koszty związane z wynajmem mieszkania za granicą nie znajdują się w zamkniętym katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Zatem wydatki poniesione przez polskiego przedsiębiorcę za najem mieszkania za granicą, który prowadzi działalność na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i czasowo przebywa za granicą kraju w celu świadczenia usług stacjonarnie w siedzibie kontrahenta położonej poza granicami kraju mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej. Świadczenie usług musi być wykonywane na podstawie zawartej umowy zgodnie, z którą wymagane jest, aby były świadczone stacjonarnie ze względu na ich charakter. Poniesione wydatki są niezbędne do tego, aby zawarta umowa o świadczenie usług mogła zostać zrealizowana i dodatkowo mają służyć także osiągnięciu przychodów z tej działalności. Przedsiębiorca ma obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z prowadzoną działalnością gospodarczą, dlatego tak ważne jest zawarcie umowy o świadczenie usług z kontrahentem. Umowa ma stanowić potwierdzenie zasadności poniesionych wydatków na wynajem mieszkania za granicą kraju. Istotne jest zawarcie w umowie stwierdzenia, że świadczenie usług wymaga przebywania przedsiębiorcy w siedzibie kontrahenta położonej poza granicami kraju przez określony czas. Polski podatnik może rozliczyć poniesione wydatki na wynajem mieszkania za granicą w kosztach uzyskania przychodów, jeżeli będzie w posiadaniu odpowiedniej dokumentacji uzasadniającej ich poniesienie. Dodatkowo same wydatki muszą być udokumentowane we właściwy sposób. Wszystkie poniesione koszty powinny odpowiadać cenom rynkowym, które stosowane są przy najmie mieszkań o podobnych parametrach przy uwzględnieniu lokalizacji, powierzchni, wyposażenia, kosztów eksploatacji i innych podobnych.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca w Polsce prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i świadczy usługi marketingowe. W styczniu 2023 roku podpisał kontrakt na świadczenie usług marketingowych na okres 6 miesięcy. Zgodnie z umową usługi mają być wykonywane w jednej z filii przedsiębiorstwa należącej do kontrahenta położonej w Holandii. Usługi ze względu na charakter wykonywanych prac muszą być świadczone stacjonarnie na terytorium Holandii. Z tego powodu przedsiębiorca był zmuszony wynająć mieszkanie za granicą na okres trwania kontraktu w miejscowości, w której położona jest filia przedsiębiorstwa kontrahenta. Wydatki poniesione w związku z najmem mieszkania dokumentowane są na podstawie faktur z danymi firmowymi. Przez cały okres trwania umowy przedsiębiorca nadal pozostaje polskim rezydentem podatkowym. W Polsce przez cały czas prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, tutaj też mieszka jego rodzina, tutaj ma przyjaciół, a więc w kraju znajduje się jego ośrodek interesów życiowych. Czy w związku z tym koszty ponoszone przez przedsiębiorcę związane z wynajmem mieszkania za granicą mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów?
Odpowiedź: Tak, mogą zostać ujęte w kosztach firmowych przedsiębiorcy. W omówionym przypadku z powodu charakteru świadczonych usług w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wynajem mieszkania oraz koszty związane z tym najmem są uzasadnione i podlegają ujęciu w kosztach podatkowych przedsiębiorcy.
Wynajem mieszkania za granicą w interpretacji indywidualnej, sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.697.2022.2.RK dnia 13 października 2022 roku
Osoba od dnia 20 sierpnia 2022 roku prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą na terytorium Polski. Jako formę opodatkowania wybrała zasady ogólne. Rozliczenia prowadzi w oparciu o Podatkową Książkę Przychodów i Rozchodów. Posiada nieograniczony obowiązek podatkowy w związku z tym, że jej miejsce zamieszkania znajduje się w Polsce. W kraju ma centrum interesów osobistych (mieszkanie, rodzinę, żonę, dzieci, prowadzi firmę). Jej źródło przychodów znajduje się na terytorium RP. Przychody pochodzą z kontraktu z polską firmą z siedzibą w Polsce.
Przedsiębiorca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej ma podpisać kontrakt na usługi ekspercko-doradcze, które mają być świadczone na terytorium Republiki Czeskiej. Umowa będzie podpisana na okres 1 roku. Praca ma być świadczona na miejscu w siedzibie kontrahenta położonej za granicą Polski w każdym dniu z reguły przez 8 godzin. Praca nie może być wykonywana zdalnie, głównie ze względu na jej charakter, ponieważ opiera się między innymi na wykonywaniu obowiązków polegających na wsparciu technicznym, udziału w cyklicznych i codziennych spotkaniach, a także na przetwarzaniu dokumentów niejawnych.
Powyższe wymogi jak i charakter pracy wymagają stałego przebywania przedsiębiorcy na terytorium Czech przez cały okres trwania kontraktu. W związku z tym przedsiębiorca zmuszony będzie wynająć mieszkanie w Republice Czeskiej w miejscowości, w której położona jest siedziba kontrahenta. Wynajęcie mieszkania za granicą ma służyć wyłącznie celom związanym z wykonywaniem pracy u kontrahenta. Poniesione na ten cel wydatki będą właściwie udokumentowane za pomocą faktur, rachunków lub dowodów zapłaty czynszu jaki wynika z zawartej umowy, jeżeli wynajem będzie świadczony przez osobę fizyczną. Koszty najmu mieszkania mają mieścić się w zakresie cen rynkowych wynajmu mieszkań o podobnych parametrach uwzględniających lokalizację, powierzchnię, wyposażenie, koszty eksploatacji i podobne. Wydatki ponoszone przez przedsiębiorcę w związku z wynajmem mieszkania ściśle będą łączyć się z uzyskiwanym przez niego przychodem i zabezpieczeniem źródła przychodu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
W Czechach przedsiębiorca będzie świadczył usługi doradcze od 1 września 2022 roku. Wydaje mu się, że będzie je wykonywał maksymalnie do 30 listopada 2023 roku. Strony umowy uzgodniły, że kontrakt może zostać rozwiązany wcześniej przez każdą ze stron z uwagi na to, że umowa ma charakter ramowy, jak również na charakter świadczonych usług i na ich zapotrzebowanie na rynku. Umowa na wynajem mieszkania na terytorium Czech będzie obejmować okres wynajmu od 3 września 2022 roku do 28 lutego 2023 roku. Taki zakres czasu wynika z możliwości wcześniejszego rozwiązania umowy. Przedsiębiorca nie jest pewien, czy będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej wydatki związane z wynajmem mieszkania za granicą, dlatego zwrócił się do organu podatkowego z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej w danej sprawie, w którym przedstawił przyszłe zdarzenie i poprosił o wydanie opinii.
W odpowiedzi na pytanie zadane przez Wnioskodawcę Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał interpretację indywidualną, sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.697.2022.2.RK z dnia 13 października 2022 roku, w której rozstrzygnął zagadnienie w zakresie ujęcia kosztów wynajmu mieszkania za granicą w kosztach podatkowych przedsiębiorcy. Na początku Dyrektor wyjaśnił pojęcie kosztów uzyskania przychodów w kontekście ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Następnie potwierdził stanowisko Wnioskodawcy i napisał, że koszty wynajmu mieszkania za granicą mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej i stwierdził, że:
Mając na uwadze opis sprawy i powyższe przepisy prawne, stwierdzić należy, że wydatki poniesione na wynajem mieszkania na terytorium... na potrzeby prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej związanej z wykonywaniem przez Pana usług eksperckich/doradczych w ramach kontraktu na terytorium...., może Pan zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jeżeli będą właściwie udokumentowane.
Jak to się ma z prawodawstwem niemieckim jeżeli kontrakt trwa 18 miesięcy? Tam po 2 tygodniach należy się zameldować, a ich służby uważają że jak przebywa się powyżej 183 dni w ciągu roku to jego ośrodek interesów życiowych jest w Niemczech.
