Wpłata 100% zaliczki na zamówienie, jak rozliczyć VAT i PIT?
Każda transakcja wiąże się z dokonaniem zapłaty. Zwykle terminy płatności uzgadniane są przez strony. Nabywca może dokonać wpłaty jeszcze przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi w formie zaliczki. Może też zapłacić w tym samym czasie co dostawa lub w innym uzgodnionym terminie po dokonanej dostawie. Niektórzy nabywcy decydują się na zapłatę 100% zaliczki. W jaki sposób należy dokonać rozliczenia w kosztach oraz w podatku VAT wpłaconej w 100% zaliczki na poczet przyszłej dostawy?
Zaliczkę należy rozumieć jak wpłatę określonej kwoty uzgodnionej przez strony transakcji na poczet przyszłej dostawy towarów lub usług. Powody wyboru tego sposobu zapłaty mogą być bardzo różne. Na przykład strony zawarły umowę na wyprodukowanie określonych towarów lub transakcja dotyczyła zakupu towarów, które w danej chwili nie znajdowały się na stanie sprzedawcy. Zarówno w jednym jak i w drugim przypadku istnieje pewne ryzyko, że nabywca rozmyśli się w trakcie i zrezygnuje z zakupu. Dla sprzedawcy może oznaczać to stratę finansową, dlatego aby się ustrzec przed taką sytuacją nabywca zobowiązany jest wpłacić określoną kwotę zaliczki jako formę pewnego rodzaju zabezpieczenia. Zaliczka ma charakter zwrotny.
Rozliczenie zaliczki, a podatki
Każda transakcja mająca związek z prowadzoną działalnością gospodarczą powinna być poddana analizie pod kątem rozliczenia w podatku dochodowym oraz w podatku VAT. W każdym z nich rozliczenie będzie odmienne.
Rozliczenie zaliczki, a podatek dochodowy
Z przepisów ustawy o podatku dochodowym wynika, że do przychodów nie wchodzą pobrane wpłaty lub obliczone należności wpłacone na poczet dostaw towarów i usług. Wpłacona zaliczka może zostać rozliczona w kosztach uzyskania przychodu, jeżeli będzie w związku przyczynowo – skutkowym z prowadzoną działalnością gospodarczą. Dodatkowo koszt w formie zaliczki powinien mieć charakter definitywny i bezzwrotny. Jednak zaliczka w większości przypadków nie ma takiego charakteru.
W zasadzie zapłacone zaliczki w podatku dochodowym nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Otrzymana zaliczka nie wywołuje przychodu do opodatkowania w podatku dochodowym.
Wpłacona zaliczka w 100%, a rozliczenie w podatku PIT
W kwestii związanej z wpłatą zaliczki w 100%, a następnie jej rozliczeniu w podatku dochodowym, organy podatkowe mają dwa różne zdania. W pierwszym przypadku urzędy skarbowe są zdania, że jeżeli zaliczka ma charakter definitywny i bezzwrotny to powinna być zaliczona do przychodów i jednocześnie do kosztów podatkowych. Potwierdzeniem takiego stanowiska jest interpretacja podatkowa nr 0111-KDIB1-1.4010.135.2022.1.AND z dnia 6 czerwca 2022 roku wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, w której wskazał on, że zapłata z góry w formie zaliczki za wykonaną usługę w następnych okresach sprawozdawczych, której charakter jest ostateczny i definitywny związana jest z uregulowaniem należności przed wykonaniem usługi nie może być nieuznana za przychód podatkowy. Podobnego zdania jest też Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, który wyraził swoje stanowisko w innej interpretacji z dnia 17 maja 2023 roku, nr 0113-KDIPT2-1.4011.161.2023.2.MZ. Poza tym codziennie działająca infolinia KIS udziela odpowiedzi na zadawane przez podatników pytania dotyczące przede wszystkim rozliczeń podatkowych. Na infolinii można również uzyskać informację potwierdzającą, że zapłata zaliczki w 100% na poczet przyszłej dostawy towarów lub wykonanej usługi jest przychodem i kosztem w podatku PIT o ile zaliczka ma charakter definitywny i ostateczny.
Drugie, odmienne stanowisko dotyczące zaliczki w 100% opiera się na stwierdzeniu, że taka zaliczka nie może zostać zaksięgowana w podatku dochodowym. W tej sytuacji obowiązek podatkowy może powstać dopiero w chwili dostawy towarów lub wykonania usługi, a nie w momencie wpłaty zaliczki. Dopiero w tym okresie przedsiębiorca może uzyskać prawo do ujęcia poniesionego wydatku w kosztach uzyskania przychodów. Potwierdzeniem takiego stanowiska może być np. wyrok ogłoszony przez Naczelny Sąd Administracyjny z dnia 16 czerwca 2012 roku o sygn. akt II FSK 419/11, w którym można przeczytać, że otrzymanie całej kwoty ceny za dostawę towaru lub wykonanie usługi nie generuje przychodu po stronie sprzedawcy, który otrzymał zapłatę, jeżeli zapłata ta dotyczy świadczenia usług, które mają zostać wykonane w przyszłych okresach sprawozdawczych. Co prawda wyrok jest sprzed kilku lat, ale przez cały ten okres obowiązują takie same przepisy. Podatnik dzwoniąc na infolinię KIS otrzymuje informację potwierdzającą, że zaliczka na 100% wartości zamówienia, która nie ma charakteru definitywnego i ostatecznego będzie stanowić przychód dopiero w momencie dokonania dostawy. Strony transakcji powinny ustalić, że w niektórych okolicznościach zaliczka może zostać zwrócona, tak jak np. w sytuacji, w której pomimo wspólnych ustaleń nie dojdzie do dostawy towarów w wyznaczonym terminie 60 dni. W tej sytuacji zaliczka w 100% nie jest definitywna i ostateczna, dlatego przychód może powstać dopiero w chwili dostawy towarów.
W tym miejscu należy zwrócić uwagę na to, że wydawane interpretacje podatkowe nie są przepisami prawnymi, a ustawa o PIT nie zawiera przepisów, które przedstawiałyby różne sposoby rozliczenia zaliczki w zależności od wysokości dokonanej wpłaty. Z tego powodu uzasadnione wydaje się być stanowisko mówiące, że nie należy rozliczać zaliczki zapłaconej w 100% w podatku dochodowym. Jeżeli zaliczka przekazana w 100% wartości zamówienia nie będzie stanowić przychodu w podatku PIT, to wtedy księgowanie w podatku dochodowym oraz w kosztach należy przeprowadzić dopiero w okresie, w którym dostawa towarów lub wykonanie usługi będą realizowane. Brak wystawionej przez sprzedawcę faktury końcowej powoduje, że podstawę do zaksięgowania kosztu będzie stanowiła faktura zaliczkowa w okresie, w którym doszło do realizacji dostawy. W związku z tym, jeżeli faktura zaliczkowa została wystawiona w sierpniu, a dostawa towarów nastąpiła we wrześniu, to w takiej sytuacji faktura zaliczkowa powinna być zaksięgowana w kosztach wrześniowych.
Rozliczenie zaliczki, a podatek VAT
W podatku VAT zaliczkę powinien rozliczyć zarówno sprzedawca jak i nabywca. Sposób rozliczenia u obu podmiotów jest nieco inny. Sprzedawca powinien we właściwym okresie rozliczeniowym określić obowiązek podatkowy w VAT, a następnie wyliczyć podatek VAT należny. Z kolei nabywca ma prawo odliczyć podatek VAT naliczony od zakupu.
Zaliczka rozliczona przez sprzedawcę Wpłata zaliczki powoduje powstanie obowiązku podatkowego w VAT. Dzień otrzymania zaliczki jest jednocześnie dniem powstania obowiązku podatkowego.
Zaliczka rozliczona przez nabywcę Wpłata zaliczki daje nabywcy prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego na zasadach ogólnych. Oznacza to, że ma on prawo do odliczenia podatku VAT, jeżeli zostaną spełnione łącznie dwa warunki:
zaliczka została wpłacona
nabywca posiada fakturę zaliczkową.
PRZYKŁAD Firma X w ramach zawartej transakcji ma dostarczyć firmie Y 100 sztuk laptopów. 25 kwietnia firma X dokonała na rzecz firmy Y zaliczki w kwocie 50 000 zł. Faktura zaliczkowa została wystawiona w dniu 3 maja. W tym samym dniu firma Y otrzymała dokument. Kwota zaliczki jest kwotą brutto, dlatego wymagane jest wyliczenie podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku VAT z podanej kwoty.
Kwotę podatku wylicza się zgodnie z poniższym wzorem:
KwPo = (KwZal × StwPo) : (100 + StwPo) gdzie:
KwPo – oznacza kwotę podatku
KwZal – oznacza kwotę otrzymanej całości lub części zapłaty
StwPo – oznacza stawkę podatku.
Wyliczenie podatku z wyżej podanego przykładu: KwPo = (50 000 zł x 23%) : (100 + 23%) = 11 500 : 123 = 9 349,59 zł.
Kwota podatku VAT będzie leżała po stronie podatku VAT należnego i naliczonego. W tym przypadku obowiązek podatkowy powstanie w dniu 25 kwietnia, a prawo do odliczenia VAT naliczonego powstanie w dniu 3 maja.
Wpłacona zaliczka w 100%, a rozliczenie w podatku VAT
W przypadku rozliczenia w podatku nie ma znaczenia w jakiej wysokości została wpłacona zaliczka. Jednak niezależnie od tego czy będzie ona wynosiła 100%, 50%, czy 20% lub będzie w jakiejkolwiek innej proporcji to i tak wymaga rozliczenia w podatku VAT. W tym miejscu należy zastanowić się jedynie nad koniecznością wystawienia faktury zaliczkowej i końcowej przy zaliczce wpłaconej w 100%. Według organów podatkowych nie ma konieczności ani obowiązku wystawiania faktury końcowej do faktury zaliczkowej wystawionej na 100% wartości zamówienia. Pomimo tego duża część przedsiębiorców jednak wystawia fakturę końcową.
Wraz z wejściem w życie pakietu SLIM VAT 3 przedsiębiorcy nie będą mieli obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej w przypadku dostawy towarów w tym samym okresie rozliczeniowym.
Podsumowanie
Rozliczenie zaliczek w podatku VAT jest przejrzyste i nie budzi wątpliwości wśród podatników oraz organów podatkowych. Natomiast szereg wątpliwości pojawia się przy wpłacie zaliczki 100% w podatku PIT. Organy podatkowe mają w tej kwestii odmienne zdanie. W niektórych wydanych interpretacjach podatkowych można znaleźć informację, że zaliczka powinna zostać wykazana jako przychód, jeżeli ma charakter definitywny i bezzwrotny, czyli wpłata 100%. Jednak zgodnie z obowiązującymi przepisami zaliczka nie powinna być zaliczana do przychodów w podatku dochodowym.
