Zaliczka wpłacona przez osobę fizyczną, a podatek VAT
Zaliczka i zadatek rozliczane są różnie pod kątem podatkowym. W niektórych sytuacjach zwrot zaliczki lub zadatku bądź ich zachowanie może mieć odmienny sposób opodatkowania lub korekty w stosunku do standardowych sytuacji.
Zarówno zaliczka, jak i zadatek są kwotami wpłacanymi na rzecz drugiej strony w związku z zawartą umową, np. zlecenia lub o dzieło zanim jeszcze zostaną rozpoczęte jakiekolwiek prace. Zaliczka stanowi sumę środków pieniężnych, którą nabywca wpłaca na poczet przyszłego zakupu lub usługi, produktu bądź towaru. Najczęściej stanowi część lub całość tych wartości pod warunkiem, że transakcja doszła do skutku. Przepisy o podatku VAT nie definiują pojęcia zaliczki. Taką można znaleźć w Słowniku języka polskiego PWN. Zgodnie z nią zaliczka stanowi część należności wpłacanej lub wypłacanej z góry na poczet danej należności. Pojęcie zaliczki wyjaśnił Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 1 lutego 2022 roku, nr 0113-KDIPT1-3.4012.954.2021.1.OS.
Według organu podatkowego zapłata dokonana na poczet przyszłych należności zostaje uznana za zaliczkę, jeżeli zostaną spełnione niżej wymienione przesłanki:
zapłata musi być dokonana na poczet konkretnej transakcji, powinny być określone cechy identyfikujące rodzaj towaru lub usługi
konkretyzacja przyszłego świadczenia powinna być wystarczająco dokładna, tak aby można było określić zasady opodatkowania świadczenia, czyli w szczególności należy określić miejsce świadczenia i stawkę opodatkowania
w momencie dokonania zaliczki strony nie mają zamiaru zmienić świadczenia w przyszłości.
Podsumowując, otrzymanie zaliczki musi dotyczyć konkretnej transakcji (dostawy towaru, świadczonej usługi). W takiej sytuacji u podatnika otrzymującego wpłatę wiąże się to z powstaniem obowiązku podatkowego w VAT. Jeżeli otrzymana wpłata nie jest skonkretyzowana, to w takiej sytuacji otrzymanie zaliczki jest neutralne podatkowo, co oznacza, że taka transakcja nie wymaga wykazania VAT należnego.
Z kolei zadatek stanowi kwotę pieniędzy wpłacaną przez nabywcę na poczet przyszłej usługi, produktu lub towaru. Kwestie z nim związane reguluje art. 394 Kodeksu cywilnego. Podobnie jak i zaliczka, zadatek stanowi część zapłaty za dany towar, produkt czy usługę pod warunkiem, że transakcja dojdzie do skutku. Zadatek jest formą zabezpieczenia, gdyby transakcja nie miała miejsca. W przeciwieństwie do zaliczki nie podlega zwrotowi na rzecz strony, która go dała (jeżeli nie dojdzie do transakcji). W przypadku, gdyby zleceniodawca nie wywiązał się z umowy i nie wykonał zadania, to zleceniobiorca ma prawo odstąpić od umowy i może zatrzymać zadatek.
Zaliczka, zadatek, a podatek dochodowy od osób fizycznych
Zaliczka dla sprzedawcy nie powoduje powstania przychodu do opodatkowania, bowiem przychodem w myśl art. 14 ust. 3 pkt 1 ustawy o PIT nie są pobrane należności na poczet przyszłych dostaw towarów i usług wykonane w następnych okresach rozliczeniowych. Zaliczki mogą być wpłacane na 100% wartości transakcji. Wartości te mogą być zinterpretowane na 2 sposoby:
zaliczka na 100% wartości zamówienia stanowi przychód do opodatkowania
zaliczka na 100% wartości zamówienia nie stanowi przychodu do opodatkowania.
Podatnik ma obowiązek za każdy raz ustalić okoliczności, w których następuje zapłata. Każda taka sytuacja powinna być rozpatrywana indywidualnie. Podobna sytuacja może mieć miejsce w przypadku otrzymania zadatku przez sprzedawcę. I tu również przychód do opodatkowania nie powstaje w miesiącu wpłaty. Przychód do opodatkowania w pełnej wartości zamówienia, zarówno dla zaliczki, jak i zadatku powstanie w dniu wystawienia faktury końcowej. Podsumowując otrzymanie zaliczki lub zadatku przez sprzedawcę nie powoduje u niego powstania przychodu w podatku dochodowym. Przychód powstanie w miesiącu sprzedaży, czyli w momencie wystawienia faktury końcowej.
Zaliczka, zadatek w podatku dochodowym – wyjątki od reguły
W przypadku opodatkowania w PIT za moment uzyskania przychodu uważa się dzień wykonania usługi, sprzedaży produktu lub towaru, ale nie później niż dzień wystawienia faktury bądź uregulowania należności. Co za tym idzie przychód u sprzedawcy nie powstanie w miesiącu otrzymania zaliczki lub zadatku, a u nabywcy nie powstanie koszt w miesiącu zapłaty zaliczki lub zadatku.
Jeżeli wpłata ma charakter ostateczny, definitywny i bezzwrotny, to wtedy u sprzedawcy może powstać przychód, a zaliczka i zadatek stracą zwrotność. W przypadku zadatku będą to tylko określone sytuacje. Wpłaty niesprecyzowane, a więc takie, które nie są przypisane do określonej przyszłej dostawy towarów lub usług, a mają jedynie charakter wpłat pewnych kwot. Taka wpłata nie ma wpływu na powstanie przychodu u sprzedawcy, a także nie jest w stanie wywołać opodatkowania w podatku od towarów i usług.
Zaliczka i zadatek, a podatek VAT
W ustawie o VAT znajduje się zapis mówiący, że jeżeli sprzedawca otrzymał od nabywcy całość lub część zapłaty w formie przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty, wkładu budowlanego lub mieszkaniowego przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu jeszcze przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, to obowiązek podatkowy powstanie w chwili otrzymania zapłaty. Najczęściej będzie to miesiąc wpływu.
Wpłata zaliczki lub zadatku nie ma wpływu na obowiązek opodatkowania wpłaty podatkiem VAT w miesiącu otrzymania zapłaty, jeżeli dotyczy:
dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
świadczenia usług
telekomunikacyjnych
najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze
ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia
stałej obsługi prawnej i biurowej
dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
uzdatniania i dostarczania wody
oczyszczania i odprowadzania ścieków
związanych z odpadami
zamiatania śmieci i usuwania śniegu oraz pozostałych usług sanitarnych,
z wyłączeniem importu usług (art. 28b ustawy o VAT).
Wpłata zaliczki lub zadatku powoduje u sprzedawcy obowiązek opodatkowania podatkiem VAT w miesiącu otrzymania zapłaty, również w przypadku zaliczki na import, eksport usług, import lub eksport towarów, WNT, zaliczki na poczet usługi objętej odwrotnym obciążeniem. Zaliczka wpłacona na poczet WDT nie powoduje obowiązku opodatkowania podatkiem VAT.
Przychód u sprzedawcy, a niewykonana umowa przez nabywcę
Czasami klient z jakiś powodów może zrezygnować z dostawy towaru lub wykonania usługi już po zapłacie zaliczki. W takiej sytuacji sprzedawca ma obowiązek zwrócić zaliczkę. Powinien też sporządzić fakturę korygującą do wcześniej wystawionej faktury zaliczkowej.
W przypadku zadatku sprzedawca ma prawo go zachować. Jeżeli przed wykonaniem usługi lub sprzedaży towaru sprzedawca zachowa zadatek i jednocześnie będzie już pewne, iż zlecenie nie zostanie wykonane, to w takiej sytuacji zadatek nie będzie stanowił części ceny przyszłego wynagrodzenia. Będzie pewnego rodzaju odszkodowaniem, które nie będzie podlegało opodatkowaniu VAT i nie będzie stanowiło dla sprzedawcy przychodu z działalności gospodarczej. W podatku PIT, kwota zatrzymanego zadatku podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych i uniemożliwia skorzystanie ze zwolnienia.
Zaliczka, zadatek – koszty uzyskania przychodu u nabywcy
Nabywca po otrzymaniu faktury zaliczkowej i wpłacie zaliczki ma prawo odliczyć podatek VAT. Zgodnie z przepisami opłacona zaliczka nie będzie u niego kosztem uzyskania przychodów. W przypadku zwrotu zaliczki przez sprzedawcę, nabywca będzie mógł dokonać korekty w miesiącu otrzymania, zgodnie z fakturą korygującą.
Podobna sytuacja będzie miała miejsce w odniesieniu do zadatku, który po wpłacie staje się pewnego rodzaju zabezpieczeniem umowy sprzedaży, w razie, gdyby od niej odstąpiono. W chwili wpłaty zadatek nie będzie stanowił dla nabywcy kosztu uzyskania przychodów z powodu braku definitywnego, ostatecznego i bezzwrotnego charakteru. Podsumowując, w zależności od okoliczności zatrzymany u sprzedawcy zadatek może nie być u nabywcy kosztem uzyskania przychodu.
Zaliczka – dokumentowanie
Otrzymana wpłata będąca zaliczką powinna być opodatkowana stawką właściwą dla danego towaru lub usługi, których dotyczy zaliczka udokumentowana fakturą. Faktura powinna być sporządzona w terminie nie późniejszym niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została otrzymana zaliczka. Dokument może też być wystawiony przed otrzymaniem zaliczki, ale nie wcześniej niż na 60 dni przed tym terminem (art. 106i ust. 2 i ust. 7 ustawy o VAT).
Faktura, która dokumentuje otrzymanie części lub całości zapłaty przed dokonaniem sprzedaży powinna zawierać między innymi takie dane:
datę wystawienia
numer faktury
dane kontrahentów (imiona i nazwiska lub nazwy, adresy)
dane dotyczące zamówienia lub umowy (między innymi: nazwa towaru lub usługi, ilość zamówionych towarów, wartość netto, stawki podatku, cena jednostkowa)
otrzymaną kwotę zapłaty
kwotę podatku wyliczoną wg poniższego wzoru:
KP = ZB x SP / 100 + SP
KP – kwota podatku ZB – oznacza kwotę otrzymanej całości lub części zapłaty SP – stawka podatku.
Jeżeli faktura zaliczkowa nie obejmuje całości należności, którą nabywca powinien zapłacić, to sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi ma obowiązek wystawić fakturę końcową. Jeżeli została wystawiona więcej niż jedna faktura zaliczkowa i faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, to na ostatniej z faktur powinny znaleźć się także numery poprzednich dokumentów.
