Od 2023 roku podatnicy mogą korzystać jedynie z kas fiskalnych online oraz kas wirtualnych. Oba urządzenia różnią się określonymi szczegółami. Wyjątkiem są kasy o specjalnym zastosowaniu, używane między innymi: w aptekach, taksówkach czy automatach.
Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych mają obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących. Z dniem 1 maja 2019 roku do ustawy o VAT zostały wprowadzone zmiany dotyczące między innymi wprowadzenia obowiązku stosowania nowego rodzaju kas rejestrujących online przez przedsiębiorców prowadzących działalność w niektórych branżach (art. 145b ustawy o VAT). Kasy fiskalne online są nowoczesnymi urządzeniami rejestrującymi, które umożliwiają zapis w pamięci fiskalnej i chronionej kasy oraz dodatkowo przekazują dane zarejestrowane w urządzeniu do Centralnego Repozytorium Kas. Zgodnie z art. 111a ust. 3 ustawy o VATpołączenie kas z CRK następuje za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej w sposób zapewniający:
przesyłanie danych z kas rejestrujących do Centralnego Repozytorium Kas w sposób bezpośredni, ciągły i zautomatyzowany lub na żądanie Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w postaci elektronicznej, która odpowiada strukturze logicznej, o której mowa jest w art. 193a par. 2 Ordynacji podatkowej
przesyłanie poleceń z Centralnego Repozytorium Kas do kas rejestrujących, które dotyczą pracy kas oraz odbiór poleceń przez te kasy dotyczące:
fiskalizacji kasy rejestrującej
obejmujących określenie: - sposobu i zakresu przesyłania danych z kasy - sposobu pracy kasy rejestrującej
zapewniających prawidłowość pracy kasy rejestrującej.
Zgodnie z art. 111 ust. 6a ustawy o VAT kasa rejestrująca powinna w prawidłowy sposób ewidencjonować, przechowywać i bezpiecznie przesyłać dane z kasy na zewnętrzne nośniki danych. Przedsiębiorca powinien zadbać o połączenie internetowe, aby cały czas w trakcie pracy kasy możliwe było połączenie i przesyłanie danych pomiędzy kasą, a CRK.
Wykaz podmiotów, które zostały zobligowane do stosowania kas fiskalnych online zawiera art. 145b ustawy o VAT. Jednocześnie jak wskazuje art. 145a ustawy o VAT z zastrzeżeniem art. 145b podatnicy mogą prowadzić ewidencję sprzedaży z zastosowaniem kas rejestrujących z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii. Jeżeli więc przedsiębiorca działa w branży niewymienionej w przepisie, to nie ma obowiązku posiadania i rejestrowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej online. Ta grupa podmiotów może nadal korzystać z kas rejestrujących z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii.
Obowiązek stosowania kas rejestrujących online dotyczy między innymi usług kosmetycznych, fryzjerskich, gastronomicznych czy budowlanych.
Czym są fiskalne kasy wirtualne?
Kasa wirtualna jest rodzajem kasy rejestrującej mającej postać oprogramowania. Ten rodzaj kasy może być stosowany jedynie w przypadku określonych usług, Jak wskazuje art. 111b ust. 1 ustawy o VAT:
Ewidencja sprzedaży, o której mowa w art. 111 (ewidencja sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących) ust. 1, w odniesieniu do określonych grup podatników lub rodzajów czynności może być prowadzona przy użyciu kas rejestrujących mających postać oprogramowania, spełniających wymagania, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie ust. 3 pkt 2.
Stosowanie kas wirtualnych ma w przyszłości prowadzić do zmniejszenia kosztów wywiązywania się przez podatników z obowiązku ewidencjonowana sprzedaży z zastosowaniem kas rejestrujących, a także ma usprawnić procesy związane z rejestracją i kontrolą sprzedaży detalicznej w czasie rzeczywistym.
Więcej informacji na temat kas rejestrujących wirtualnych, ich wprowadzania czy funkcjonowania znajduje się w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania. Jak wskazują przepisy wymienionego rozporządzenia każda kasa mająca postać oprogramowania (kasa wirtualna) jest jednocześnie kasą online, ale nie każda kasa online jest kasą wirtualną.
Na kasie wirtualnej może być ewidencjonowana tylko określona sprzedaż wskazana w rozporządzeniu wydanym przez Ministerstwo Finansów. Rozporządzenie zawiera wykaz grup podatników lub rodzajów czynności, dla których dopuszczalne jest używanie kas rejestrujących wirtualnych. Jak mówi par. 1 wymienionego rozporządzenia kasy rejestrujące mające postać oprogramowania mogą być stosowane tylko przez podatników i tylko do czynności wskazanych w rozporządzeniu. Wymienionych w nim jest 27 branż. Między innymi:
PKWiU 55.10 - usługi hotelarskie i podobne usługi związane z zakwaterowaniem
PKWiU 55.20 - usługi obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania
PKWiU 55.90 - pozostałe usługi związane z zakwaterowaniem
PKWiU 56.10 - usługi restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych
PKWiU 56.21 - usługi przygotowywania i dostarczania żywności, czyli catering dla odbiorców zewnętrznych
PKWiU 45.20.30.0 - usługi mycia, czyszczenia samochodów i podobne usługi, w tym z użyciem urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie bezgotówkowej
sprzedaż węgla, brykiet i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.
Jeżeli podatnik świadczy inne usługi niewymienione w rozporządzeniu, to czy może ewidencjonować je za pomocą kasy wirtualnej? Odpowiedź na to pytanie znajduje się w interpretacji nr 114-KDIP1-3.4012.518.2020.1.ISK z dnia 9 listopada 2020 roku wydanej przez Dyrektora Informacji Skarbowej, który napisał w niej, że jeżeli ustawodawca w rozporządzeniu wskazał określone czynności w postaci konkretnych usług lub dostaw określonych towarów, co do których podatnik ma prawo do używania kas rejestrujących w postaci oprogramowania, to jest to równoznaczne z tym, że ewidencja na nich może dotyczyć jedynie tych wymienionych czynności, a nie całości sprzedaży realizowanej przez danego sprzedawcę, w której skład wchodzą czynności niewymienione w rozporządzeniu.
Podsumowanie
Kasa wirtualna jest jednym z rodzajów kas rejestrujących mających postać oprogramowania. Jest jednocześnie kasą online. Można ją stosować jedynie do ewidencjonowania sprzedaży w branżach określonych w rozporządzeniu wydanym przez Ministerstwo Finansów.
