Rezygnacja z zakupu: jak skorygować fakturę zaliczkową
W obrocie gospodarczym często dochodzi do sytuacji, kiedy nabywca płaci zaliczkę na poczet przyszłej sprzedaży. Czasami może zdarzyć się, że pomimo wpłaty z jakiś powodów umowa zostaje zerwana i nie dochodzi do transakcji. Jak w takiej sytuacji należy sporządzić korektę faktury zaliczkowej?
Obowiązek podatkowy w podatku VAT powstaje w dwóch przypadkach: w momencie dokonania sprzedaży oraz w chwili otrzymania zaliczki w związku z przyszłą dostawą towarów. Jeżeli sprzedawca jeszcze przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi otrzymał całość lub część zapłaty, w szczególności w formie: przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty, wkładu budowlanego bądź mieszkaniowego jeszcze przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, to wtedy obowiązek podatkowy powstaje w chwili otrzymania środków pieniężnych, ale tylko w odniesieniu do otrzymanej wpłaty.
Art. 19a ust. 8 ustawy o VAT
Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z wyjątkiem: 1) dostaw towarów, w stosunku do których obowiązek podatkowy powstaje w sposób, o którym mowa w ust. 1b; 2) dostaw towarów i świadczenia usług, w stosunku do których obowiązek podatkowy powstaje w sposób, o którym mowa w ust. 5 pkt 4.
Zarówno zaliczka, jak i przedpłata dokonana na poczet przyszłej dostawy towarów lub wykonania usługi jeszcze przed realizacją zlecenia musi koniecznie być powiązana z daną dostawą lub usługą. Jedynie wtedy wpłata wiąże się z obowiązkiem podatkowym w VAT. Oznacza to, że pomiędzy otrzymaniem przez podatnika zaliczki, a daną opodatkowaną czynnością musi zachodzić bezpośredni związek. Brak takiego związku sprawia, że wpłata nie powoduje powstania obowiązku podatkowego w VAT.
Sposób dokumentowania otrzymanej zaliczki
Otrzymana zaliczka powinna być udokumentowana fakturą, którą podatnik ma obowiązek wystawić w terminie nie późniejszym niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została dokonana dostawa towaru lub została wykonana usługa bądź podatnik otrzymał całość lub część zapłaty. W przypadku gdyby zaliczka została otrzymana w tym samym miesiącu, w którym dostawa została zrealizowana, to wtedy obowiązek podatkowy i obowiązek udokumentowania zaliczki oraz dostawy będą miały miejsce w tym samym okresie rozliczeniowym. W takiej sytuacji podatnik może wystawić tylko jeden dokument, fakturę końcową z pominięciem faktury zaliczkowej. Faktura końcowa powinna zawierać informacje na temat otrzymanej zaliczki (kwota zapłaty, kwota podatku, data, kwota brutto otrzymanej zaliczki).
PRZYKŁAD 1 Podatnik otrzymał 1 lipca zaliczkę na dostawę towaru. Dostawa miała miejsce 9 lipca. W związku z powyższym podatnik powinien wystawić tylko jedną fakturę końcową w terminie do 15 sierpnia, w której musi wykazać informacje dotyczące otrzymanej zaliczki.
Brak sprzedaży – korekta faktury zaliczkowej
Czasami może zdarzyć się sytuacja, kiedy po wpłacie zaliczki, transakcja zostanie anulowana i nie dochodzi do sprzedaży. W związku z tym, jeżeli powstał już obowiązek podatkowy, to potrzebna będzie korekta. W przypadku, kiedy po wystawieniu faktury zaliczkowej będą miały miejsce okoliczności mające wpływ na treść wystawionej faktury lub będzie ona zawierała błędy, to podatnik zobowiązany jest do sporządzenia faktury korygującej.
Zgodnie z interpretacją z dnia 16 czerwca 2020 roku, nr 0113-KDIPT1-2.4012.211.2020.1.KSI wydaną przez Dyrektora Krajowej Izby Skarbowej, obowiązek sporządzenia dokumentu korekty występuje zarówno w przypadku, kiedy płatność zaliczkowa podlega zwrotowi do nabywcy, jak i w przypadku, kiedy zatrzymywana jest przez sprzedawcę. W obu sytuacjach nie występuje podatek, a otrzymana zaliczka nie stanowi wynagrodzenia za czynność opodatkowaną. Podsumowując, dokonana korekta podstawy opodatkowania nie ma wpływu, czy zaliczka została zwrócona, czy zatrzymana. W związku z tym, że nie doszło do realizacji świadczenia, to obowiązek podatkowy nie zachodzi.
Zgodnie z art. 29a ust. 10 ustawy o VAT podstawa opodatkowania może zostać obniżona o:
kwoty udzielonych opustów i obniżek cen już po dokonaniu sprzedaży
wartość zwróconych towarów i opakowań, z zastrzeżeniem ust. 11 i 12 w/w art. 29a ustawy o VAT
zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży w sytuacji jeżeli do niej nie doszło
wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, o których mowa w ust. 1.
Obniżenia podstawy opodatkowania w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, na której został wykazany podatek VAT należy dokonać za okres rozliczeniowy, w którym została wystawiona faktura korygująca. W tej sytuacji podatnik musi posiadać dokumentację, z której będzie wynikało, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług jakie zostały określone w fakturze korygującej. Warunki te powinny być spełnione, a faktura musi być zgodna z posiadaną dokumentacją (art. 29a ust. 13 ustawy o VAT). Jeżeli podatnik nie będzie w posiadaniu takiej dokumentacji, to obniżenia podstawy opodatkowania należy dokonać za okres rozliczeniowy, za który podatnik uzyskał dokumentację.
PRZYKŁAD 2 Podatnik za dokonaną dostawę towarów otrzymał w sierpniu zaliczkę. We wrześniu nabywca zrezygnował z zakupu i w związku z tym sprzedawca również we wrześniu wystawił fakturę korygującą. Dodatkowo zgodnie z zawartą umową zwrócił otrzymaną zaliczkę na rachunek bankowy nabywcy. Nabywca otrzymał potwierdzenie zwrotu zapłaty, co jest jednoznaczne z potwierdzeniem dokonania korekty. W tym przypadku podstawa opodatkowania z tytułu otrzymanej w sierpniu zaliczki będzie skorygowana w deklaracji, składanej we wrześniu.
Podsumowanie
Jeżeli z jakiś powodów nie dojdzie do sprzedaży, a sprzedawca otrzymał już zaliczkę, to zachodzi konieczność dokonania korekty faktury dokumentującej otrzymanie zaliczki. Skutkiem takiego działania jest zmniejszenie podstawy opodatkowania. W tym zakresie (otrzymanie zaliczki) nie zachodzi obowiązek podatkowy, ponieważ świadczenie główne na poczet, którego została wpłacona zaliczka nie istnieje.
