Każdy pracodawca zatrudniający pracowników ma obowiązek sporządzenia i przekazania pracownikowi deklaracji PIT-11 w terminie do końca lutego danego roku. PIT-11 wystawia pracodawca, który w poprzednim roku zatrudniał pracowników na umowę o pracę, umowę zlecenia lub o dzieło. Do urzędu skarbowego deklaracja musi trafić w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym.
Obowiązkiem pracodawcy jako płatnika podatku jest odprowadzenie i pobór zaliczek na podatek dochodowy za zatrudnionego pracownika. Płatnik każdego miesiąca opodatkowuje wynagrodzenie pracownika, a następnie w jego imieniu opłaca podatek w urzędzie skarbowym właściwym dla pracodawcy.
PIT-11, czyli informacja o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy
PIT-11 sporządzany jest w 3 egzemplarzach, po jednym dla:
urzędu skarbowego właściwego dla pracownika zgodnie z jego miejscem zamieszkania w terminie do dnia 31 stycznia za rok poprzedni
pracownika w terminie do końca lutego po zakończonym roku podatkowym
pracodawcy do dokumentacji kadrowo-księgowej.
Pracodawca może przekazać pracownikowi formularz PIT-11 w dowolny sposób:
osobiście
wysyłając pocztą na adres zamieszkania pracownika
pocztą elektroniczną na adres e-mail pod warunkiem zachowania formy urzędowej.
PIT-11 – kiedy nie trzeba go składać?
Jeżeli pracodawca zatrudnia osoby na umowę zlecenia i o dzieło, dla których kwota wynagrodzenia ogółem określona w umowie nie przekracza 200 zł, to nie musi za nie sporządzać deklaracji PIT-11. Za wymienionych pracowników odprowadzany jest zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 17% od przychodu zadeklarowany w PIT-8A.
PIT-11 – najczęściej popełniane błędy
dane podatnika dane dotyczące pracownika muszą być prawidłowe. Przede wszystkim właściwy powinien być identyfikator podatkowy, który powinien być zgodny z imieniem i nazwiskiem pracownika.
brak podpisu osoby sporządzającej deklarację podpis płatnika lub osoby przez niego upoważnionej do obliczania i pobierania podatku (najczęściej księgowej) na deklaracji jest bardzo ważnym elementem PIT-11. Brak podpisu może zostać uznane przez urząd jako niezłożenie deklaracji. Płatnik może zostać wezwany do uzupełnienia podpisu.
nieprawidłowo zaliczone koszty zatrudnianie pracowników spoza miejscowości, w której znajduje się zakład pracy upoważnia pracodawcę do odnotowania tego faktu na formularzu PIT-11 poprzez zaznaczenie odpowiedniego kwadratu 3 w poz. 28: „z jednego stosunku pracy (stosunków pokrewnych), podwyższone w związku zamieszkiwaniem podatnika poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy”. Pracodawcy przeważnie zaznaczają kwadrat 1, co oznacza że zamiast kosztów podwyższonych przyporządkowane są koszty podstawowe.
należności wypłacone na przełomie roku w PIT-11 muszą zostać uwzględnione jedynie należności wypłacone w roku kalendarzowym, którego dotyczy deklaracja. W przypadku kiedy pracownik otrzyma wynagrodzenie za miesiąc grudzień w styczniu kolejnego roku, to wypłata powinna zostać wykazana w PIT-11 za następny rok, czyli wynagrodzenie za grudzień 2020 roku przekazane do wypłaty w styczniu 2021 roku musi być wykazane w PIT-11 za 2021 rok.
PIT-11 – poprawność przekazanych danych
Dane przekazane za pomocą formularza PIT-11 są bardzo istotne dla celów dalszych rozliczeń pracownika z urzędem skarbowym. Na podstawie otrzymanej deklaracji pracownik wypełnia zeznanie roczne, przeważnie na druku PIT-37 z tytułu rozliczenia podatku dochodowego, dlatego tak ważne jest jego prawidłowe sporządzenie.
