Polscy przedsiębiorcy często otrzymują od swoich zagranicznych kontrahentów zaliczki na przyszłą dostawę towarów lub świadczoną usługę w obcej walucie potwierdzone fakturą zaliczkową. Po zakończeniu transakcji i otrzymaniu pozostałej kwoty wystawiana jest faktura końcowa.
W art. 106f ustawy o VAT zostały zawarte zasady jakimi należy kierować się przy wystawianiu faktur VAT. Każda faktura musi zawierać określone elementy. Między innymi takie dane jak:
data wystawienia
kolejny numer identyfikujący fakturę w sposób jednoznaczny
imię i nazwisko lub nazwę podatnika i nabywcy usługi lub towaru razem z ich adresami
numery identyfikacji podatkowej
data otrzymania zaliczki, jeżeli została określona i jest inna niż data wystawienia faktury
dane dotyczące zamówienia w szczególności:
nazwa sprzedawanego towaru lub świadczonej usługi
cena jednostkowa netto
wartość brutto zamówionej usługi lub towaru
ilość zamówionych towarów
wartość podatku wyliczona według wzoru:
kwota podatku = (wartość otrzymanej zaliczki x stawka podatku) / (100 x stawka podatku)
opis towaru lub świadczonej usługi.
Jeżeli wystawiona faktura zaliczkowa nie zawiera całej należnej kwoty, to w takiej sytuacji już po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi sporządza się fakturę końcową. Kwota na fakturze musi zostać zmniejszona o kwotę z faktury zaliczkowej. Dotyczy to także kwoty podatku, która powinna być pomniejszona o kwotę VAT wykazaną na fakturze zaliczkowej. Z innych danych jakie koniecznie muszą znaleźć się na fakturze końcowej, to numer faktury zaliczkowej, której ona dotyczy. W przypadku wystawienia większej ilości faktur zaliczkowych wszystkie numery muszą zostać uwzględnione na fakturze końcowej. Wystawienie faktury zaliczkowej na jedną otrzymaną zaliczkę stanowiącą całość zapłaty (100%) nie wymaga sporządzania faktury końcowej po zakończonej transakcji.
Fakturę zaliczkową wystawia się w terminie nie wcześniejszym niż 30 dni przed otrzymaniem całości lub części zapłaty, ale nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania zapłaty.
Zaliczka w obcej walucie, a podatek VAT
Powyższe zasady stosuje się zarówno do faktur wystawionych w polskiej walucie, jak i obcej. Podatnik musi jednak pamiętać o przeliczeniu kwoty podatku VAT umieszczonej na fakturze na złotówki. Podmiotem odpowiedzialnym za przeliczenie waluty jest podatnik, który powinien czynność tę wykonać zgodnie z zasadami przyjętymi dla przeliczania kwot, które służą do określenia podstawy opodatkowania. Art. 31a ustawy o podatku VAT zawiera zasady przeliczania wartości wykazywanych na fakturach w obcej walucie. Zgodnie z nimi przeliczenia na złotówki kwot wyrażonych w obcej walucie należy dokonać zgodnie:
ze średnim kursem danej waluty ogłoszonym przez NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego
wg kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury - jeżeli przedsiębiorca wystawi fakturę przed powstaniem obowiązku podatkowego, a kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania będą wskazane na tej fakturze w obcej walucie.
Faktura końcowa, a podatek VAT
Po otrzymaniu zaliczki lub zaliczek oraz po wystawieniu faktury końcowej w obcej walucie na rzecz krajowego kontrahenta należy obowiązkowo dokonać przeliczenia kwoty podatku na złotówki. Należy mieć na uwadze, że kurs waluty zastosowany do obliczenia podatku VAT od zaliczki będzie inny niż kurs potrzebny do określenia pozostałej kwoty z faktury końcowej Podatek VAT z wystawionej faktury VAT końcowej należy obliczyć nie od całości kwoty, a jedynie od części niezapłaconej należności. Przeliczenia na złotówki pozostałej kwoty dokonuje się zgodnie ze średnim kursem NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego. Jest to dzień sprzed dnia dokonania dostawy lub wykonania usługi.
PRZYKŁAD 1 W dniu 12 marca 2023 roku spółka wystawiła fakturę zaliczkową w obcej walucie dla firmy z Polski. Zaliczka wpłynęła na konto 20 marca 2023 roku. W tej sytuacji podatnik zobowiązany jest do dokonania przeliczenia podatku VAT na polską walutę według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury zaliczkowej, czyli kursu z dnia 10 marca 2023 r.
PRZYKŁAD 2 Podatnik 20 kwietnia otrzymał zaliczkę w euro w wysokości 50% wartości zlecenia i tego samego dnia została wystawiona faktura w euro. Usługa została zakończona w dniu 26 kwietnia, co oznacza, że podatek VAT na fakturze zaliczkowej należy przeliczyć wg kursu obowiązującego w dniu 19 kwietnia, a na fakturze końcowej z dnia 25 kwietnia.
Zaliczka, a podatek dochodowy
Przychód w podatku dochodowym powstaje w dniu wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi. Nie może to być jednak później niż dzień wystawienia faktury lub dzień zapłaty. Przychodami nie są pobrane wpłaty lub należności ustalone na poczet przyszłych dostaw towarów i usług. Przedpłaty i zaliczki są obojętne podatkowo. Zdaniem niektórych organów podatkowych otrzymanie zaliczki w całej kwocie należności jest obojętne podatkowo. Jednak niektórzy uważają, że otrzymanie zaliczki w wysokości 100% wynagrodzenia nie jest zaliczką, a zapłatą należności. W tym przypadku powstaje przychód, który powinien zostać wykazany w dacie otrzymania całej zapłaty.
Zaliczka w obcej walucie, a podatek dochodowy
Samo otrzymanie zaliczki nie ma wpływu na powstanie obowiązku podatkowego w podatku dochodowym. Jednak pewne wątpliwości na tym polu mogą pojawić się w przypadku otrzymania zaliczki w wysokości 100 % wartości całej transakcji. Dla celu przeliczenia podatku VAT na złotówki stosuje się kurs walut z danego dnia, który w zasadzie nie ma wpływu na kurs przyjęty w podatku dochodowym dla wyceny przychodu wyrażonego w obcej walucie. W takiej sytuacji najważniejsze jest ustalenie daty powstania obowiązku podatkowego. Za datę tą przyjmuje się dzień wydania towaru, wykonania usługi, wystawienia faktury lub otrzymania należności. Pierwszeństwo ma czynność, która zaistniała jako pierwsza. Do przeliczenia wartości sprzedaży na złoty w podatku dochodowym zastosowanie ma średni kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego.
