Zawyżona cena, jak rozliczyć fakturę korygującą na minus?
W 2021 roku zostały zmienione przepisy dotyczące faktur korygujących na minus. Zmiany objęły rozliczanie faktur przez sprzedawcę. Po zmianach między innymi został zniesiony obowiązek potwierdzenia dostarczenia faktury korygującej do nabywcy.
W skład podstawy opodatkowania wchodzi wszystko to co stanowi zapłatę otrzymaną przez sprzedawcę od nabywcy lub osoby trzeciej za dokonane dostawy towarów lub świadczenie usług. Zapłata obejmuje oprócz wynagrodzenia za sprzedaż również otrzymane dotacje, subwencje i inne dopłaty o podobnym charakterze, które mają bezpośredni wpływ na cenę dostarczanych towarów lub usług jakie zostały wyświadczone przez podatnika.
W niektórych okolicznościach podstawa opodatkowania może zostać obniżona o:
kwoty udzielonych opustów i obniżek cen dokonanych po sprzedaży
wartość zwróconych towarów i opakowań
zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty jaką sprzedawca otrzymał przed dokonaniem sprzedaży, do której nie doszło
wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.
Korekta faktur – (Art. 29a ust. 13 ustawy o VAT)
Zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy o VAT podstawa opodatkowania może zostać obniżona o przypadki określone w ust. 10 pkt 1 – 3 ustawy, czyli o kwoty udzielonych opustów i obniżek cen już po dokonaniu sprzedaży, o wartość zwróconych towarów i opakowań, o zwróconą część lub całość zapłaty za sprzedany towar lub usługę, którą sprzedawca otrzymał przed sprzedażą, do której w rzeczywistości nie doszło. W wymienionych przypadkach obniżenia podstawy opodatkowania w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazaną na niej wysokością podatku VAT należy dokonać za okres rozliczeniowy, w którym została wystawiona faktura korygująca. Z posiadanej przez podatnika dokumentacji musi wyraźnie wynikać, że podatnik uzgodnił z nabywcą towaru lub świadczonej usługi warunki dotyczące obniżenia podstawy opodatkowania dla danej dostawy towarów lub świadczonej usługi określone na fakturze korygującej. Wymaga się, aby warunki te zostały spełnione, a faktura była zgodna z posiadaną dokumentacją. Jeżeli w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie będzie w posiadaniu takiej dokumentacji, to będzie mógł obniżyć podstawę opodatkowania dopiero za okres rozliczeniowy, w którym będzie w jej posiadaniu.
Podsumowując podatnik ma prawo dokonać obniżenia podstawy opodatkowania i podatku VAT należnego w momencie wystawienia faktury korygującej na minus, jeżeli zostaną spełnione określone warunki:
z posiadanej przez podatnika dokumentacji musi wynikać, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy tych towarów lub świadczenia tych usług
z posiadanej dokumentacji musi wynikać, że uzgodnione warunki w momencie dokonywania korekty podatku należnego zostały spełnione
faktura korygująca zgodna jest z posiadaną dokumentacją w zakresie jaki został uzgodniony z nabywcą towaru lub usługobiorcą.
Jeżeli w danym okresie rozliczeniowym, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą nie będzie miał takiej dokumentacji, to będzie mógł obniżyć podstawę opodatkowania lub podatek należny dopiero za okres rozliczeniowy, w którym będzie w jej posiadaniu.
Co to są „warunki uzgodnienia”?
W przepisach brak jest dokładnego wyjaśnienia na czym ma polegać uzgodnienie warunków korekty pomiędzy sprzedawcą, a nabywcą. W tej kwestii warto skorzystać z objaśnień podatkowych wskazanych w pakiecie SLIM VAT. Zgodnie z ich treścią przez uzgodnienie warunków zmniejszenia podstawy opodatkowania lub podatku należnego należy rozumieć w szczególności ustalenia jakie dokonają między sobą strony transakcji względem obniżenia wynagrodzenia wykazanego na fakturze pierwotnej. W przypadku, jeżeli na fakturze została umieszczona błędna cena, to sprzedawca ma obowiązek ją skorygować. W tej sytuacji kontrahenci nie muszą dokonywać dodatkowych uzgodnień między sobą ani zawierać innych porozumień.
PRZYKŁAD 1 Podatnik 5 maja 2023 roku wystawił fakturę VAT za sprzedaż torebki damskiej. Po transakcji zauważył, że omyłkowo zawyżył jej cenę. Na fakturze została wpisana wartość 5 000 zł, a w rzeczywistości torebka kosztowała 500 zł. Po zauważeniu błędu po 5 dniach sprzedawca wystawił fakturę korygującą. Czy może ująć dokument korygujący w rozliczeniu za miesiąc maj 2023 roku? Czy musi żądać od nabywcy oświadczenia o otrzymaniu faktury korygującej?
Odpowiedź: W opisanym przypadku powodem wystawienia faktury korygującej była zawyżona cena towaru na fakturze pierwotnej. W tej sytuacji już sam moment zauważenia pomyłki jest powodem spełniającym warunki do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku VAT należnego.
Takie stanowisko potwierdza również Ministerstwo Finansów w wydanych objaśnieniach, w których między innymi zostało napisane, że:
w związku z tym, że podstawą dokonania pomniejszenia podstawy opodatkowania jest błąd w cenie wskazanej na fakturze pierwotnej spełnieniem warunków do korekty jest już samo stwierdzenie pomyłki w cenie.
W związku z powyższym podatnik po dokonaniu korekty może obniżyć podatek należny o ile będzie posiadał dokumentację potwierdzającą uzgodnienie i spełnienie warunków do obniżenia podatku należnego. Potwierdzeniem może być otrzymana faktura korygująca.
Dokumentacja potwierdzająca dokonanie uzgodnień
Podatnik do rozliczenia podatku w przypadku wystawienia faktury korygującej potrzebuje dokumentacji potwierdzającej uzgodnienia. W obecnie obowiązujących przepisach brak jest szczegółowego określenia w jaki sposób należy dokumentować potwierdzenie dokonania uzgodnień. Ministerstwo Finansów w objaśnieniach wskazuje, że dokumentacją potwierdzającą uzgodnienie warunków zmniejszenia podstawy opodatkowania i podatku VAT należnego może być przykładowo:
aneks do umowy
inny dokument handlowy będący potwierdzeniem uzgodnienia nowych warunków transakcji
korespondencja e-mailowa.
Wymieniona lista może być poszerzona o inne sposoby potwierdzania uzgodnienia. W przypadku faktur korygujących na minus z powodu popełnienia błędu w cenie za dokumentację potwierdzającą może służyć potwierdzenie odbioru korekty dokumentu przez nabywcę. Podobny zapis znajduje się też w wyjaśnieniach Ministerstwa Finansów:
W części przypadków, za jedyną formę komunikacji dotyczącej uzgodnienia warunków zmniejszenia podstawy opodatkowania lub kwoty podatku między stronami należy uznać wystawienie i dostarczenie faktury korygującej do nabywcy. […] do spełnienia tych uzgodnionych warunków oraz do uzyskania dokumentacji potwierdzającej zaistnienie uzgodnienia/spełnienia warunków – wymagany byłby dokument potwierdzający, że nabywca ma wiedzę o obniżeniu podstawy opodatkowania, np.: potwierdzenie otrzymania faktury korygującej w dowolnej formie.
PRZYKŁAD 2 Pan Tomasz będący producentem soków kupił w lutym od innego przedsiębiorcy sokowirówkę. Urządzenie okazało się złej jakości, dlatego w marcu uzgodnił ze sprzedawcą obniżenie ceny z uwagi na złą jakość towaru. Przedsiębiorca jeszcze w marcu otrzymał zwrot środków na swoje konto, które przyjął, przez co zaakceptował warunki uzgodnienia obniżenia ceny. Nie otrzymał jedynie faktury korygującej. W którym miesiącu przedsiębiorca powinien dokonać obniżenia kwoty podatku naliczonego, jeżeli sprzedawca nie wystawił faktury korygującej?
Odpowiedź: Pan Tomasz powinien dokonać obniżenia podatku naliczonego w miesiącu marcu, ponieważ w tym miesiącu doszło do uzgodnienia obniżenia ceny towaru. Brak faktury korygującej nie wpływa na miesiąc obniżenia podatku naliczonego przez pana Tomasza.
