Prowadzenie działalności gospodarczej zobowiązuje przedsiębiorcę do ewidencjonowania sprzedaży. Najczęściej stosowanym dokumentem jest faktura VAT lub paragon. Przedsiębiorca nie zawsze musi wystawiać fakturę, ponieważ może to zrobić za niego nabywca towaru/usługi. Czym jest samofakturowanie?
W ustawie o podatku VAT podmiotem zobowiązanym do wystawiania faktur VAT na rzecz innego podatnika VAT jest dostawca towarów i usług. W niektórych okolicznościach strona kupująca ma prawo wystawiać faktury VAT w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Mówi o tym art. 106d ustawy o VAT. Jest tylko jeden warunek, który musi zostać spełniony. Pomiędzy sprzedającym, a nabywcą musi zostać zawarta umowa w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz danego dostawcy towarów i usług z określeniem procedury zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności. Samofakturowanie mogą stosować tylko czynni podatnicy VAT. Faktury za przedsiębiorcę może wystawić też osoba trzecia przez niego upoważniona, jak np. przedstawiciel podatkowy.
Samofakturowanie – umowa
Umowa dotycząca samofakturowania zawarta pomiędzy kupującym i sprzedającym musi zawierać punkty dokładnie wskazujące jakie są zasady zatwierdzania faktur przez przedsiębiorcę będącym dostawcą towarów/usług. Strony mogą dowolnie i z dużą swobodą konstruować umowę zgodnie z własnymi potrzebami. Sprzedający i kupujący powinni ustalić między sobą metodę zatwierdzania przez dostawcę, faktur wystawionych przez nabywcę.
Wystawianie faktur przez nabywcę
W kwestii samofakturowania, brak jest szczególnych przepisów dotyczących wystawiania faktur. W tym przypadku stosuje się takie same reguły jak przy wystawianiu faktur przez sprzedawcę na zasadach ogólnych, dlatego też faktura VAT sporządzona przez nabywcę musi zawierać takie same elementy wymagane przepisami, jakie obowiązują przy wystawianiu dokumentów przez dostawcę. Dodatkowo faktura sporządzona w ramach samofakturowania musi zawierać oznaczenie: „samofakturowanie”. Faktury VAT powinny zostać wystawione w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy.
Brak jest specjalnych wskazań, zgodnie z którymi faktury wystawione przez nabywcę w ramach samofakturowania powinny być ujmowane w pliku JPK_V7. Wiadomo, że muszą znaleźć się w odpowiednim rejestrze VAT sprzedawcy i nabywcy zgodnie z zasadami obowiązującymi w przypadku pozostałych faktur sprzedaży i zakupu.
Faktury wystawione przez nabywcę (samofakturowanie) ujmowane są w systemie księgowym nabywcy. W przypadku żądania ze strony urzędu skarbowego wystosowanego do sprzedawcy zobowiązującego go do przekazania pliku JPK_FA, to w takiej sytuacji powinien on uzyskać taki plik od nabywcy.
Plik JPK_FA służy do raportowania tylko faktur sprzedaży podmiotu, który został poproszony o ich przekazanie. Zgodnie z wyjaśnieniami zawartymi w broszurze opisującej strukturę JPK_FA, pliki JPK_FA przygotowuje się i przekazuje osobno z różnych systemów informatycznych.
Faktury wystawiane przez nabywcę, ich zatwierdzanie, a prawo do odliczenia VAT naliczonego
W przypadku faktur wystawianych przez nabywcę bardzo ważnym punktem jest forma zatwierdzania wystawionych dokumentów przez sprzedawcę. Od sposobu zatwierdzania zależy prawo do skorzystania z odliczenia podatku VAT naliczonego od transakcji. W tej kwestii brak jest konkretnego wskazania w przepisach, dlatego przedsiębiorcy często występują z wnioskami o wydanie indywidualnych interpretacji podatkowych.
Za przykład może służyć interpretacja z dnia 4 września 2020 roku, nr 0114-KDIP4-2.4012.249.2020.2.MMA, w której Wnioskodawca zadał pytanie, czy ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur wystawianych przez niego w ramach samofakturowania jeżeli zatwierdzenie faktury odbywa się w sposób milczący (sprzedawca w terminie określonym w umowie nie zgłosił sprzeciwu ani uwag w stosunku do wystawionego dokumentu przez nabywcę). Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przyznał rację Wnioskodawcy, że ma on prawo do zastosowania odliczenia.
