Faktura zaliczkowa, zasady księgowania u nabywcy i sprzedawcy

Składając zamówienia czy kupując towary bądź usługi, bardzo często pojawia się obowiązek uregulowania zaliczki. Przedsiębiorca wystawia wtedy fakturę zaliczkową. Jak przygotować dokument, a także jak należy ewidencjonować fakturę zaliczkową? Wszystkie przydatne informacje i wskazówki znajdują się poniżej.

Obowiązek wystawiania faktury zaliczkowej

Przedsiębiorca, któremu przekazano zaliczkę, zadatek albo przedpłatę ma obowiązek przygotować fakturę zaliczkową w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po otrzymaniu zaliczki. Od tej zasady istnieje jeden wyjątek, a mianowicie, gdy dostawa towarów albo wyświadczenie usługi ma miejsce w tym samym okresie rozliczeniowym - nie trzeba wystawiać dwóch dokumentów (faktury zaliczkowej i faktury końcowej). Wystarczy jedna faktura, która zawiera wszystkie elementy wymagane przepisami prawa. Ta zasada dotyczy przedsiębiorców regulujących zaliczki na rzecz innych przedsiębiorców. Jak przedstawia się sytuacja osób fizycznych?

Osoba fizyczna regulująca zaliczkę może zażądać wystawiania faktury zaliczkowej. Jeżeli przedsiębiorca dokumentuje sprzedaż na kasie fiskalnej, powinien wydać nabywcy paragon z kasy. Wystawiając fakturę zaliczkową dla osoby fizycznej, przekazuje się kopię i dołącza do niej oryginalny paragon.

Faktura zaliczkowa musi zawierać elementy wyznaczone w art. 106f ustawy o VAT:

• data wystawienia,
• numer kolejny,
• imię i nazwisko bądź nazwa podatnika oraz nabywcy usług albo towarów wraz z adresami,
• numer identyfikacji podatkowej,
• data otrzymania zaliczki (gdy jest inna od daty wystawienia faktury),
• dane związane z zamówieniem, głównie nazwa nabywanego towaru albo usługi, która zostanie wyświadczona, cena jednostkowa netto i wartość brutto zamówionej usługi bądź towaru, podaje się także ilość zamówionych towarów,
• wartość podatku.

Na fakturze końcowej musi znaleźć się informacja o uregulowanej zaliczce wraz z numerem wystawionej faktury zaliczkowej (zgodnie z art. 106f ust. 3 ustawy). Wartość faktury końcowej jest pomniejszana o uregulowaną przez nabywcę zaliczkę. Gdy faktura zaliczkowa pokrywa całą należność, nie trzeba wystawiać kolejnej faktury. Takie stanowisko potwierdza interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w dniu 28.10.2020 roku nr 0114-KDIP1-3.4012.476.2020.3.PRM. Dyrektor wskazuje, że wystawiając fakturę końcową, kiedy faktura zaliczkowa pokrywa całe zobowiązanie, podatek musi zostać „wyzerowany” na drugim dokumencie.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, przedsiębiorca może wystawić fakturę zaliczkową maksymalnie 60 dni przed otrzymaniem płatności, przed dostawą towarów albo wyświadczeniem usług. Trzeba wyraźnie podkreślić, że wystawienie dokumentu nie rodzi żadnych konsekwencji związanych z podatkiem VAT oraz podatkiem dochodowym. Obowiązek występuje w momencie zapłacenia zaliczki przez nabywcę albo wykonania dostawy towaru lub wyświadczenia usług.

Ustawa o podatku wyznacza transakcje, do których nie trzeba wystawić faktury zaliczkowej nawet w momencie uregulowania zaliczki, zadatku bądź przedpłaty.

Jak ewidencjonować fakturę zaliczkową?

Ustawa o VAT wyznacza zasady rozliczania zaliczki przez sprzedawcę. Precyzując, obowiązek podatkowy powstaje w momencie uzyskania zaliczki, zadatku, raty oraz przedpłaty.

Przedsiębiorca musi pamiętać, że wykazanie oraz rozliczenie kwoty podatku VAT należnego od uzyskanej kwoty to właśnie obowiązek podatkowy. Mowa o kwocie brutto, od której musi zostać uregulowany podatek. Należy zastosować niniejszy wzór:
KP = (ZB x SP) : 100 + SP

gdzie:
KP – oznacza kwotę podatku,
ZB – oznacza kwotę otrzymanej całości lub części zapłaty,
SP – oznacza stawkę podatku VAT.

PRZYKŁAD 1
Pani Anna otrzymała zaliczkę w kwocie 12 300 zł. W prowadzonej działalności gospodarczej obowiązuje 23% stawka podatku. W niniejszym przykładzie kwota podatku obliczona zostaje przy pomocy wzoru:

KP: (12300 x 23) : 123 = 2300 zł.

Kwota podatku od otrzymanej zaliczki na poczet dostawy towarów wynosi 2300 zł.

Jako przypomnienie warto napisać, że obowiązek podatkowy występuje w momencie uzyskania całości albo części zapłaty. W praktyce oznacza to, iż nawet gdy faktura zaliczkowa zostanie wystawiona, ale nabywca nie ureguluje wskazanej w dokumencie kwoty, obowiązek podatkowy nie powstaje.

Takie stanowisko zostało potwierdzone w licznych interpretacjach podatkowych wydanych przez organy podatkowe. Na przykład w interpretacji z dnia 16.08.2022 r. nr 0111-KDIB3-1.4012.363.2022.1.WN.

PRZYKŁAD 2
Pan Łukasz podpisał umowę na dostawę towarów na kwotę 12.300 zł – kontrakt zawarto 20 listopada. Faktura zaliczkowa na poczet dostawy została dostarczona tego samego dnia, a wyznaczony termin płatności to 15 grudnia. Nabywca uregulował zaliczkę 10 grudnia.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami obowiązek podatkowy powstaje w grudniu, gdyż wtedy wyznaczona kwota została uregulowana.

Ustawodawca zezwala na przygotowanie faktury zaliczkowej na 60 dni przed terminem zapłaty. W praktyce faktury nie zawsze są opłacane i wtedy zgodnie z zasadami wyznaczonymi przez organy podatkowe dokument należy zakwalifikować jako „fakturę pustą”. Ta informacja jest potwierdzona, chociażby w interpretacji numer 0112-KDIL.4.4012.337.2018.2.TKU wydanej 07.09.2018 przez Dyrektora KIS. W niniejszej sytuacji konieczne jest przygotowanie faktury korygującej do zera.

Jak nabywca ewidencjonuję fakturę zaliczkową?

Nabywca, który otrzymał fakturę zaliczkową, ma prawo odliczyć podatek VAT od uregulowanej zaliczki, jeżeli spełnione zostaną wyznaczone przez ustawodawcę przesłanki:

• u sprzedawcy wystąpił obowiązek podatkowy,
• nabywcy przekazano fakturę zaliczkową.

Podatek VAT może zostać odliczony tylko, pod warunkiem że obydwa warunki zostaną spełnione.

PRZYKŁAD 3
Pani Julia uregulowała zaliczkę o wartości 3000 zł w dniu 30 października. Faktura zaliczka trafiła do niej 15 listopada. W analizowanym przykład nabywca ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w październiku (zasady ogólne), a obowiązek podatkowy u sprzedawcy miał miejsce w listopadzie, gdyż w październiku nie spełniono obu warunków (faktura zaliczkowa została doręczona w listopadzie).

PRZYKŁAD 4
Pan Kamil nie uregulował zaliczki w wysokości 3000 zł, którą otrzymał we wrześniu. Oznacza to, że prawo do odliczenia VAT naliczonego przysługuje mu dopiero w chwili, kiedy ureguluje zaliczkę. Jeżeli płatność nie będzie zapłacona w ciągu 60 dni, wystawca faktury ma obowiązek przygotować korektę faktury zaliczkowej do zera, a transakcja nie dochodzi do skutku.

Podatek dochodowy a faktura zaliczkowa

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych wpłaty albo zachowane należności na poczet przyszłych dostaw towarów, albo świadczenia usług, które odbywają się w kolejnych okresach sprawozdawczych, nie są kwalifikowane jako przychody.

Przepisy wskazują, że zapłata zaliczki nie przyczynia się do powstania obowiązku podatkowego dla podatku dochodowego, a forma opodatkowania nie odgrywa żadnego znaczenia (odnosi się to do skali podatkowej, podatku liniowego, zryczałtowanego podatku dochodowego). Jedynym odstępstwem od tej zasady jest ewidencja zaliczki na kasie fiskalnej.

Dla przedsiębiorcy dzień uzyskania zaliczki może być także dniem osiągnięcia przychodu w podatku PIT.

Przepisy są dokładnie takie same w stosunku do kosztów uzyskania przychodów, a mianowicie uregulowana zaliczka na przyszłą dostawę nie zostaje zakwalifikowana jako koszty podatkowe.

Przedsiębiorcy muszą pamiętać, że zarówno przychód, jak i koszt w podatku dochodowym ma miejsce w chwili dostawy towarów albo wyświadczenia usług. W praktyce oznacza to, że zarówno przedsiębiorca, jak i nabywca nie kwalifikują zaliczki jako przychody bądź koszty uzyskania przychodów. Przedsiębiorca może jedynie zdecydować się na ewidencję zaliczki na kasie fiskalnej i wprowadzenie jej do przychodów zgodnie z datą otrzymania.

Faktura zaliczkowa – kilka słów podsumowania

Wystawiając fakturę zaliczkową, przedsiębiorca jest zobowiązany do obliczenia oraz wykazania podatku VAT należnego od sprzedaży. Z kolei nabywca odlicza podatek VAT naliczony od zakupu.

Sytuacja jest odmienna, kiedy chodzi o podatek dochodowy, gdyż zaliczka nie stanowi ani przychodu, ani koszty uzyskania przychodów. Wyjątkiem od tej zasady jest ewidencjonowanie wpłaty zaliczki na kasie fiskalnej, chociaż to nie obowiązek.

SLIM VAT 3 wskazuje, iż nie ma obowiązku przygotowania faktury zaliczkowej, gdy dostawa towarów albo wyświadczenie usług nastąpi w tym samym miesiącu, co uzyskanie zaliczki.

Data publikacji: 2023-10-29, autor: FakturaXL