Przelew za fakturę z konta wspólnika spółki a firmowe koszty

Wydatek może zostać zakwalifikowany jako koszt podatkowy dopiero w sytuacji, kiedy zostanie zapłacony przez podatnika, czyli naprawdę wystąpi. Jeżeli podatnik to spółka z o.o., pojawia się pytanie — czy uregulowanie kwoty za fakturę z prywatnego konta wspólnika stanowi podstawę do zakwalifikowania wydatku do kosztów firmowych? Odpowiedź znajduje się w dzisiejszej publikacji.

Uregulowanie płatności z prywatnego konta wspólnika – czy to koszt dla spółki?

Analizując przytoczony temat, trzeba zwrócić uwagę na regulacje związane z kosztami uzyskania przychodów.

Art. 15 ust. 1 ustawy CIT wskazuje, że koszty uzyskania przychodów to koszty, które umożliwiają uzyskanie przychodów ze źródła przychodów albo pozwalają na zabezpieczenie bądź zachowanie źródła przychodów. Trzeba zaznaczyć, iż ustawodawca wyznaczył szereg wyjątków, z którymi trzeba się zapoznać – art. 16 ust. 1.

Aby przedsiębiorca mógł zakwalifikować wydatek jako koszt uzyskania przychodu, konieczne jest dopełnienie następujących wytycznych:

• jest opłacony przez podatnika - w końcowym rozrachunku został uregulowany z zasobów majątkowych podatnika (kosztem uzyskania przychodu nie są wydatki uregulowane na działalność podatnika przez inne osoby),
• wydatek jest definitywny, co oznacza rzeczywisty, czyli jego wartość nie została zwrócona,
• jest związany z prowadzoną działalnością gospodarczą,
• jego celem jest uzyskanie, zachowanie i zabezpieczenie przychodów albo może oddziaływać na rozmiar uzyskiwanych przychodów,
• został w odpowiedni sposób udokumentowany,
• nie występuje w grupie wydatków, które nie mogą zostać zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodów (zgodnie z 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).

Na podstawie przedstawionych informacji można zauważyć, iż wydatek musi być definitywny i uregulowany z aktywów finansowych podatnika (podatnik musi go ponieść) - tylko wtedy spełnione zostają wszystkie warunki.

W tym miejscu trzeba wyraźnie podkreślić, że gromadzenie faktur dokumentujących wydatki nie wystarczy (zgodnie z I SA/Kr 1054/19). Zgodnie z ustawą, aby wydatek został zakwalifikowany jako koszt podatkowy w podatku CIT, konieczne jest jego poniesienie przez podatnika, czyli w analizowanym przypadku przez spółkę z o.o.

Czy faktura uregulowana z innego konta wspólnika uniemożliwia zakwalifikowanie wydatków jako koszty firmowe?

Art. 15 ust. 1 ustawy CIT wskazuje, iż wydatek udokumentowany fakturą uregulowany z prywatnych środków wspólnika nie może zostać zakwalifikowany jako koszt dla spółki, gdyż podatnik samodzielnie nie poniósł wydatku.

Istotną rolę odgrywa także art. 15d ust. 1 pkt 1 ustawy CIT – przepis podaje, że kosztem uzyskania przychodu nie jest wydatek, który w ułamku płatność odnosi się do transakcji wyznaczonej w art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców i odbył się bez wykorzystania rachunku płatniczego.

Z kolei art. 19 ustawy – prawo przedsiębiorców wskazuje, iż dokonywanie albo przyjmowanie płatności dotyczących świadczonej działalności gospodarczej odbywa się przy pomocy rachunku płatniczego przedsiębiorcy w następujących przypadkach:

• strona transakcji, która odpowiada za płatność to inny przedsiębiorca,
• jednorazowa wartość transakcji (liczba wynikających z niej płatności nie ma znaczenia) jest większa od kwoty 15 000 zł albo równowartość tej kwoty, gdzie transakcje w walutach obcych muszą zostać przeliczone na złotówki (zgodnie ze średnim kursem walut obcych, który zostaje ogłoszony przez Narodowy Bank Polski w ostatnim dniu roboczym, który występuje przez dniem wykonania transakcji).

Obowiązujące przepisy obligują do regulowania płatności za transakcje powyżej 15 000 zł za pośrednictwem rachunku płatniczego, jeżeli ten warunek nie zostanie spełniony, jest to równoznaczne z brakiem możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu.

Art. 15d ustawy CIT wyznacza konsekwencje podatkowe, które wynikają z sytuacji, kiedy podatnik, który nie ma uprawnień, zakwalifikuje wydatek jako koszt.

Art. 15d ust. 2 ustawy CIT wskazuje, że zakwalifikowanie do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność związana z transakcją wyznaczona jest w art. 19 ustawy – prawo przedsiębiorców jest niezgodna z ust. 1, w związku z czym podatnicy w tej części:

• są zobligowani do pomniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub,
• zwiększają przychody, gdy pierwsza opcja nie jest możliwa

w miesiącu, kiedy odbyła się płatność bez wykorzystania rachunku bankowego.

PRZYKŁAD 1
Pan Aleksander, który ma udziały w spółce z o.o., wykorzystał prywatny rachunek do uregulowania faktury wystawionej dla spółki. Spółka oddała pieniądze zapłacone przez pana Aleksandra i wprowadziła wartość faktury do kosztów podatkowych. Czy to poprawne postępowanie?

Zgodnie z obowiązującymi zasadami, spółka z o.o. nie miała prawa zakwalifikować wydatku uregulowanego przez wspólnika do kosztów uzyskania przychodów. Nakłada to na spółkę obowiązek wykonania korekty i wyksięgowania kosztu podatkowego.

Reasumując, gdy zobowiązania spółki są regulowane z prywatnych rachunków wspólników, nie stanowią one kosztów podatkowych, a fakt oddania wspólnikowi dokładnie tej samej kwoty nie odgrywa żadnego znaczenia.

Należy podkreślić, że warunkiem zakwalifikowania wydatku do kosztów firmowych jest jego uregulowanie przez spółkę z własnego rachunku bankowego. Ustawa CIT zabrania regulowania opłaty za fakturę z prywatnych kont wspólników.

Data publikacji: 2024-04-13, autor: FakturaXL