W Polsce coraz większa ilość małych i średnich firm korzysta z usług biur rachunkowych powierzając im zarówno sprawy kadrowo-płacowe jak i rozliczenia podatkowe. Dzisiaj coraz więcej biur zaczyna korzystać z księgowości online, co między innymi spowodowało, że duża ich część rezygnuje z tradycyjnych programów księgowych instalowanych na komputerze na rzecz oprogramowania w chmurze.
Obecnie praca w wielu polskich biurach rachunkowych odbywa się jeszcze w oparciu o przestarzałe oprogramowanie zainstalowane przed laty. Ale powoli zaczyna się to zmieniać. Działalność na programach starego typu zmusza klientów do ciągłego dostarczania kolejnych dokumentów w formie papierowej, głównie faktur z obowiązkiem ich przechowywania przez okres kilku lat. Współczesna księgowość wymaga zastosowania nowoczesnych rozwiązań technologicznych. Na podatników zostały nałożone nowe obowiązki, jak np.: sporządzanie i wysyłka JPK, Biała Lista Podatników, sprawdzanie kontrahenta w VAT. Aby sprostać temu zadaniu powinni oni zmienić obsługiwany program księgowy. Dla przedsiębiorców najlepszym rozwiązaniem jest korzystanie z księgowości online. Z kolei biurom rachunkowym zaleca się korzystanie z programu działającego w chmurze dostępnego przez Internet.
Jak kształtuje się polski rynek usług księgowych?
Obecnie wartość rynku usług księgowych w Polsce przewyższa 5 mld zł. Obsługi księgowej potrzebuje wielu przedsiębiorców, głównie średnie i małe firmy. Z uwagi na to, że w każdym roku powstaje ich coraz więcej to może być to powodem, że biura rachunkowe w kolejnych latach będą pozyskiwać nowe przedsiębiorstwa. Przypuszcza się, że ich klientami staną się przede wszystkim firmy jednoosobowe, które najchętniej korzystają z obsługi księgowej lub samodzielnej księgowości online. Dzięki takiemu rozwiązaniu mają więcej czasu na własną działalność. W Polsce jeszcze ok. 60% przedsiębiorców nie do końca ufa rozwiązaniom online, ale już zaczyna się to powoli zmieniać.
Nowoczesny system księgowy online
ma obowiązek chronić nie tylko dane finansowe przedsiębiorstwa, ale również dane osobowe pracowników wynikające z przepisów RODO. Dodatkowo wszystkie osoby, których dane znajdują się w systemie muszą mieć zagwarantowane prawo do dostępu, sprzeciwu, edycji oraz informacji o przekazywaniu ich danych dalej.
Obowiązki biura rachunkowego i dostawcy systemu w chmurze
Biuro rachunkowe, które korzysta z systemu w chmurze ma obowiązek zawrzeć z dostawcą, umowę o powierzenie danych. Poza tym konieczne jest zastosowanie w adresie strony certyfikatu SSL łatwego do rozpoznania przez https://. Z kolei dostawca systemu musi zobowiązać się do jego aktualizacji pod kątem bezpieczeństwa i zmieniających się przepisów oraz procedur. W tym celu musi podjąć współpracę między innymi z firmami hostingowymi i posiadać aktualny certyfikat bezpieczeństwa.
jest sporo. Najważniejsze to szybsza i bardziej wydajna praca. Wiele czynności takich jak: wprowadzanie danych, czy księgowanie wykonuje sam program. Poza tym: 1. prosta, szybka i stała komunikacja pomiędzy biurem, a klientem (program do faktur łączy przedsiębiorcę z biurem rachunkowym, a następnie za jego pośrednictwem z urzędem skarbowym) 2. bezproblemowy obieg dokumentów 3. uszkodzenie lub kradzież komputera w biurze rachunkowym czy u klienta nie powoduje utraty danych 4. dostęp do faktur i dokumentów 24/7 z każdego urządzenia, również z telefonu 5. niskie koszty obsługi.
