Jeżeli firmy pomiędzy sobą będą wzajemnie świadczyły usługi/dostawy, to może zostać wystawione oświadczenie o kompensacie. Czym jest kompensata i czy można ją księgować?
Księgowanie kompensaty należności i zobowiązań – czy jest obowiązkowe?
Kwestie związane z kompensatą (forma potrącenia jednostronnego) zostały uregulowane w art. 498 Kodeksu cywilnego, gdzie można przeczytać:
§ 1. Gdy dwie osoby są jednocześnie względem siebie dłużnikami i wierzycielami, każda z nich może potrącić swoją wierzytelność z wierzytelności drugiej strony, jeżeli przedmiotem obu wierzytelności są pieniądze lub rzeczy tej samej jakości oznaczone tylko co do gatunku, a obie wierzytelności są wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem lub przed innym organem państwowym. § 2. Wskutek potrącenia obie wierzytelności umarzają się nawzajem do wysokości wierzytelności niższej.
Podatnicy nie muszą dokonywać kompensat wzajemnych należności i zobowiązań tylko w formie potrącenia jednostronnego, ale mogą stosować je także umownie. Kompensata umowna działa zgodnie z zasadami określonymi w umowie. Oznacza to, że strony, które zawarły umowę mają prawo określić stosunek pomiędzy nimi wg własnego uznania pod warunkiem, że jego treść lub cel jest zgodny z:
ustawą, Kodeksem cywilnym
zasadami współżycia społecznego (regulacje w art. 3531 Kodeksu cywilnego)
właściwością stosunku, inaczej jego naturą.
W kompensacie umownej może brać udział nieograniczona liczba stron, czyli umowa może być wielostronna.
Kompensata należności i zobowiązań – księgowanie w KPiR
Kompensata należności i zobowiązań nie powinna być księgowana w KPiR z prostego powodu. Oświadczenie o kompensacie lub inne pismo, które określa rozliczenie kompensatą nie stanowią dokumentów mających wpływ na wysokość przychodów i kosztów. Pełnią one jedynie funkcję informacyjną dotyczącą sposobu rozliczania transakcji. Oświadczenie o kompensacie nie zostało wymienione wśród dokumentów jakie należy księgować w KPiR. Dokumenty księgowe będące podstawą księgowania (np.: faktury, rachunki, dowody wewnętrzne, noty księgowe, dokumenty celne) zostały wymienione w par. 11 do 13 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Wśród nich brak jest oświadczenia o kompensacie. Kompensata potwierdza dokonanie „płatności”. W jej następstwie dochodzi do potrącenia wzajemnych należności i zobowiązań. Uregulowanie należności lub otrzymanie płatności od nabywcy nie podlega księgowaniu w KPiR, w tym także kompensaty. Wyjątek stanowi kompensata zobowiązań i należności wyrażonych w walucie obcej. W tym wypadku być może konieczny będzie zapis w książce przychodów i rozchodów jako różnica kursowa wynikająca ze zrealizowanej kompensaty. Informację o kwocie kompensaty umieszcza się w kolumnie 17 „Uwagi”.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą na zasadach ogólnych i prowadzi książkę przychodów i rozchodów. Wystawił na rzecz kontrahenta firmy A, fakturę sprzedaży na kwotę 12 300 zł (10 000 zł netto + 2 300 VAT). Z kolei firma A wystawiła na rzecz przedsiębiorcy fakturę na kwotę 6 150 zł (5 000 zł netto + 1 150 zł VAT). Przedsiębiorca wykazał swoją fakturę sprzedaży w kolumnie 7 KPiR „Wartość sprzedanych towarów i usług”. Natomiast fakturę otrzymaną od firmy A wykazał w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”. Strony podjęły decyzję o kompensacie wzajemnych wierzytelności do wysokości kwoty z faktury wystawionej przez firmę A (6 150 zł). W związku z tym napisały oświadczenie o kompensacie. Czy przedsiębiorca powinien ująć w KPiR oświadczenie o kompensacie?
Odpowiedź: Nie powinien, ponieważ sama kompensata nie ma wpływu na zapisy dokonywane w KPiR. Zmianie ulegnie tylko kwota rozrachunków pomiędzy przedsiębiorcą, a firmą A. Po kompensacie firma A będzie miała obowiązek uregulowania faktury otrzymanej od przedsiębiorcy w kwocie 6 150 zł: 12 300 zł (kwota z faktury sprzedaży) – 6 150 zł (kwota z faktury zakupu od firmy A, jest o nią kompensowana faktura sprzedaży) = 6 150 zł.
PRZYKŁAD 2 Ten sam przedsiębiorca wymieniony w przykładzie nr 1 dokonał kolejnej transakcji z tą samą firmą. W tym przypadku faktury objęte kompensatą zostały wystawione w obcej walucie (dolary amerykańskie – USD). Należności będą kształtowały się następująco:
faktura sprzedaży (przychód dla przedsiębiorcy) – kwota: 1 000 USD, data wystawienia i sprzedaży: 2 luty 2021 rok
faktura zakupu (koszt dla firmy A) – kwota: 1 000 USD, data wystawienia i sprzedaży: 15 luty 2021 rok.
Decyzja o kompensacie została podjęta 11 marca 2021 roku. W tej samej dacie zostało sporządzone oświadczenie o kompensacie. Czy przedsiębiorca będzie miał obowiązek rozliczenia różnic kursowych?
Odpowiedź: Tak będzie miał taki obowiązek. Co prawda sama kompensata nie podlega ujęciu w KPiR, ale różnice kursowe już mogą. W opisanym przypadku występują różnice kursowe:
od faktury przychodowej – 109,70 zł (różnica kursowa dodatnia – ujęta w przychodach)
od faktury kosztowej – 123,40 zł (różnica kursowa ujemna – ujęta w kosztach).
WYLICZENIA: Faktura przychodowa przedsiębiorcy: Wartość faktury – 1 000 USD Kurs przeliczeniowy – 3,7323 zł (kurs NBP z 1 lutego 2021r.) Wartość po przeliczeniu na PLN – (1 000 USD x 3,7323 zł = 3 732,30 zł).
Faktura kosztowa firmy A: Wartość faktury – 1 000 USD Kurs przeliczeniowy – 3,7186 zł (kurs NBP z dnia 12 lutego 2021 r.) Wartość po przeliczeniu na PLN – (1 000 USD x 3,7186 zł = 3 718,60 zł).
Oświadczenie o kompensacie: Wartość kompensaty – 1 000 USD Kurs przeliczeniowy – 3,8420 zł (kurs NBP z dnia 10 marca 2021 r.) Wartość po przeliczeniu na PLN – (1 000 USD x 3,8420 zł = 3 842 zł).
Księgowanie kompensaty należności i zobowiązań – ulga za złe długi
Co do zasady wydatki i faktury przychodowe rozliczane za pomocą kompensaty uznaje się jako zapłacone w dacie wykonania kompensaty (w kwocie kompensaty). W tym wypadku ulga za złe długi na gruncie podatku PIT oraz VAT nie wystąpi, ponieważ brak jest fizycznej płatności za fakturę. Kompensata jest równorzędna z zapłatą.
