Przedsiębiorcy często w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wyjeżdżają w podróż służbową. Czasami zdarza się, że podróżują samolotem oszczędzając w ten sposób czas, a niekiedy i pieniądze. Czy bilet samolotowy może być zaliczony do kosztów firmowych? Jeżeli tak, to w jaki sposób należy go zaksięgować?
W ustawie o podatku dochodowym w art. 22 ust. 1 można przeczytać, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów z wyłączeniem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.
Wydatkami, które nie stanowią kosztów firmowych są między innymi:
koszty egzekucji związane z niewykonaniem zobowiązań
koszty reprezentacji.
Bilet lotniczy, a koszty firmowe
Jeżeli zakup biletu lotniczego ma związek z prowadzoną działalnością, to może być zaliczony do kosztów firmowych. Jednak należy pamiętać, że każdy wydatek, który ma być kosztem w działalności powinien być odpowiednio udokumentowany. W przypadku podroży służbowej takim dokumentem będzie faktura lub bilet lotniczy. W rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur zostało wskazane, że bilet lotniczy może stanowić podstawę księgowania jeżeli będzie zawierał wymienione poniżej dane:
datę wystawienia
numer
imię i nazwisko lub nazwę podatnika
numer identyfikujący podatnika na potrzeby podatku
informacje identyfikujące rodzaj usługi
kwotę podatku
kwotę należności ogółem.
Bilet lotniczy może też być dokumentem na podstawie, którego będzie można odliczyć VAT, ponieważ w tym przypadku traktowany on jest tak samo jak faktura VAT.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca rozlicza księgowość w oparciu o KPiR. W ramach prowadzonej działalności odbył podróż służbową z Warszawy do Krakowa. Zdecydował, że podróż odbędzie się samolotem. Zakupił bilet, który został udokumentowany fakturą, na której widniały niżej wymienione kwoty:
wartość netto – 250 zł
podatek VAT 8% - 20 zł
wartość brutto – 270 zł.
W jaki sposób przedsiębiorca powinien zaksięgować fakturę, jeżeli jest czynnym podatnikiem VAT?
Wartość netto z faktury powinna zostać ujęta w kolumnie 13 KPiR – „Pozostałe wydatki”. Jeżeli wydatek związany był z prowadzoną działalnością gospodarczą, to przedsiębiorca ma prawo dokonać odliczenia VAT. W tej sytuacji powinien ująć podatek w rejestrze zakupu VAT ze stawką 8%.
W przypadku kiedy przedsiębiorca zwolniony jest z VAT, to w kolumnie 13 KPiR – „Pozostałe wydatki” ewidencjonuje kwotę brutto z faktury, ponieważ będąc zwolnionym z VAT nie ma prawa dokonać odliczenia podatku.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT. Odbył podróż służbową z Warszawy do Nowego Jorku. Z uwagi na dużą odległość wybrał samolot jako środek transportu. Zakup biletu udokumentował biletem wystawionym przez podmiot unijny. Wartość biletu wyniosła 850 zł. Podatek VAT wynosi 0%. W tym przypadku mamy do czynienia z transportem międzynarodowym. Jak należy zaksięgować fakturę?
W tym przypadku zakup biletu lotniczego nie stanowi importu usług. W związku z tym wydatek należy zaksięgować w kolumnie 13 KPiR – „Pozostałe wydatki”. W przypadku kiedy bilet w formie elektronicznej zawiera dane wskazane w rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur, to może zostać uznany za fakturę. Wtedy przedsiębiorca ma prawo do odliczenia VAT od jego nabycia, pod warunkiem, że bilet wykazuje cechy autentyczności, integralności i czytelności.
Bilet lotniczy jako koszt oraz inne koszty związane z podróżą
Z podróżą służbową przedsiębiorcy wiążą się również inne wydatki związane między innymi z noclegiem, a także z wyżywieniem. Jak rozlicza się je w kosztach?
Koszty związane z noclegiem Zgodnie z przepisami art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT podatnik nie ma prawa odliczyć podatku VAT od usług noclegowych. Zarówno podatnicy zwolnieni z VAT, jak i czynni posiadający fakturę za nocleg w podróży służbowej ewidencjonują taką fakturę w kwocie brutto. W KPiR ujmują ją w kolumnie 13 – „Pozostałe wydatki”. Wyjątkiem są usługi za nocleg nabywane celem odsprzedaży w ramach refakturowania. W takiej sytuacji podatnik może odliczyć VAT z otrzymanej faktury za nocleg. Usługi noclegowe nabyte za granicą nie stanowią importu usług. Rozlicza się je na takich samych zasadach jak krajowe faktury za nocleg księgując je w kwocie brutto w przeliczeniu na polską walutę po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego wystawienie faktury za hotel.
Koszty związane z wyżywieniem oraz diety Przedsiębiorca przebywający w podróży służbowej nie ma prawa rozliczyć w kosztach firmowych wydatków poniesionych na wyżywienie, ponieważ zabezpieczają one jego osobiste potrzeby. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych koszt mogą stanowić diety wystawiane z tytułu odbywanej podróży służbowej do wysokości diet jakie przysługują pracownikom.
Naliczone diety należy zaksięgować na podstawie dowodu wewnętrznego zawierającego niżej wymienione dane:
imię i nazwisko osoby odbywającej podróż służbową
cel podroży
nazwę miejscowości docelowej
liczbę godzin oraz dni przebywania w podróży służbowej, jak data i godzina wyjazdu oraz powrotu
