Przedsiębiorca podczas zakładania działalności gospodarczej musi podjąć decyzję w jaki sposób będzie rozliczał się z Urzędem Skarbowym. Czy zdecyduje się na tradycyjną formę współpracy z biurem rachunkowym, czy też wybierze księgowość internetową.
jest cały czas najbardziej popularną formą wybieraną przez przedsiębiorców. Samodzielne prowadzenie księgowości to duża odpowiedzialność i ryzyko popełnienia błędu, dlatego większość decyduje się powierzyć to zadanie profesjonalistom. Od momentu podpisania umowy o współpracę, biuro rachunkowe przejmuje prowadzenie rachunkowości i składa do urzędu w imieniu podatnika dokumenty oraz deklaracje.
Każdego miesiąca przedsiębiorca przekazuje księgowej wszystkie materiały dotyczące przychodów i rozchodów w firmie, które wystawił w danym okresie. Biuro musi je wszystkie zaksięgować w książce przychodów i rozchodów. Na ich podstawie sporządzić deklaracje podatkowe i następnie przesłać je do urzędu, obecnie w formie pliku JPK_V7. Wszystkie dokumenty po rozliczeniu zostają umieszczone i są przechowywane w dokumentacji firmowej. Po rozliczeniu biuro rachunkowe wysyła do przedsiębiorcy wiadomość o wysokości podatków i składek na ZUS.
Zadania biura księgowego
Początkujący przedsiębiorcy z powodów oszczędnościowych rzadko decydują się na stałe zatrudnienie księgowej. Z takiej opcji korzystają przeważnie duże firmy.
W skład usług księgowych wchodzą głównie niżej wymienione czynności:
przechowywanie faktur (w niektórych przypadkach i wystawianie)
uzupełnianie KPiR
prowadzenie ewidencji i innych rejestrów
sporządzanie deklaracji podatkowych (plików JPK)
prowadzenie rozliczeń pracowników
kontakt z urzędami.
Praca biura rachunkowego związana z wymienionymi czynnościami musi być odpowiednio wyceniona. Na jej wysokość ma wpływ wiele czynników, jak np.: sposób rozliczania firmy (KPiR, czy pełne księgi rachunkowe), ilość księgowanych dokumentów w danym miesiącu, ilość zatrudnionych pracowników, forma zatrudnienia pracowników.
Księgowość tradycyjna – zalety i wady
ZALETY:
pełna obsługa księgowa
odpowiedzialność biura za ew. błędy w rozliczeniach
wsparcie specjalisty
oszczędność czasu.
WADY:
konieczność dostarczania dokumentów do biura (wysyłka pocztą, kurierem lub podczas osobistej wizyty).
dużo większe koszty prowadzenia księgowości
brak dostępu do danych księgowych online
Obecnie niektóre biura rachunkowe udostępniają firmom, z którymi współpracują informacje dotyczące bieżących rozliczeń (wysyłane co miesiąc skany KPiR oraz innych dokumentów).
Księgowość internetowa (online)
staje się coraz bardziej popularną formą prowadzenia księgowości. Jest wygodna i daje możliwość wglądu do dokumentów w każdym momencie. Idealne rozwiązanie dla osób, które samodzielnie chcą rozliczać rachunki i mieć na bieżąco kontrolę nad nimi, którzy jednocześnie wystawiają faktury za pomocą internetowego programu do wystawiania faktur. Korzystając z księgowości internetowej przedsiębiorca nie musi dostarczać dokumentów do biura rachunkowego, ponieważ to on sam za pośrednictwem aplikacji internetowej wprowadza je do ewidencji, do których jednocześnie ma cały czas dostęp. Program do księgowości online udostępniany jest najczęściej w modelu SaaS (przedsiębiorca musi wykupić abonament, dopiero wtedy może z niego korzystać). Wymagane jest założenie konta, zalogowanie oraz zaakceptowanie regulaminu. Po zalogowaniu jeszcze przed przystąpieniem do wprowadzania dokumentów przedsiębiorca powinien uzupełnić wszystkie potrzebne dane dotyczące jego osoby i firmy.
Oferta internetowych aplikacji księgowych
generowanie różnych dokumentów: faktury, rachunki, deklaracje podatkowe, ubezpieczeniowe do ZUS-u
wysyłanie faktur na e-mail bezpośrednio z programu
elektroniczna wysyłka do US lub ZUS-u wygenerowanych dokumentów
Korzystanie z aplikacji internetowej generuje dużo niższe koszty w porównaniu z księgowością tradycyjną. Większość programów oferuje bezpłatny okres próbny. Dopiero po jego upływie wymagana jest zapłata abonamentu. Jego wysokość zależy między innymi od wybranego rodzaju oprogramowania. Opłatę wnosi się raz w miesiącu lub w ratach kwartalnych bądź z góry za cały rok.
Kto powinien korzystać z księgowości internetowej
Oferta skierowana jest głównie w stronę małych przedsiębiorstw, które nie generują dużej ilości dokumentów i do tego chcą zaoszczędzić oraz zmniejszyć koszty prowadzenia działalności, dlatego podjęli decyzję o samodzielnej formie rozliczania. W szczególności dotyczy to przedsiębiorców prowadzących księgowość uproszczoną (ryczałt lub KPiR).
Księgowość internetowa – rodzaje
Z księgowości online można korzystać na kilka sposobów:
samodzielne prowadzenie za pomocą aplikacji online
księgowość online z obsługą profesjonalnych księgowych – opcja z dostępem do aplikacji i wszystkich danych bez konieczności samodzielnego prowadzenia
księgowość online w banku – opcja dostępna w niektórych bankach, łączy bankowe konto firmowe z rozliczeniami finansowymi i zarządzaniem. To wygodne rozwiązanie, ale usługi te zazwyczaj są dodatkiem do konta, więc są bardzo ubogie funkcjonalnie. Dodatkowo regulaminy banków pozwalają na zakończenie świadczenia usługi w dowolnym momencie, więc należy brać to ryzyko pod uwagę.
Księgowość online – korzyści
możliwość załatwienia spraw księgowo-finansowych bez konieczności wychodzenia (dostęp przez całą dobę)
niższy koszt w porównaniu z księgowością tradycyjną
bez konieczności śledzenia zmian w prawie podatkowym
dostępność z poziomu przeglądarki bez konieczności instalowania programu na komputerze
bezpieczeństwo danych
program prosty w obsłudze.
Co powinien zawierać dobry program do księgowości online
Przedsiębiorca powinien wybrać program, który będzie zawierał niżej wymienione elementy i będzie dawał możliwość:
prowadzenia ewidencji KPiR, rejestr sprzedaży i zakupów VAT)
wystawiania faktur
szybkiego pobierania danych klienta (za pomocą numeru NIP)
obliczania składek ZUS
generowania pliku JPK_FA i JPK_V7 oraz deklaracji na podstawie wyliczeń
