Faktura zapłacona gotówką

Coraz więcej osób dokonuje płatności za pomocą karty płatniczej lub przelewu bankowego, chociaż nadal wiele osób płaci gotówką za towary lub usługi. Przedsiębiorcy mają prawo dokonywać płatności w formie gotówki do kwoty 15 000 zł.

Jak prawidłowo udokumentować zapłatę w formie gotówki?

Art. 462 Kodeksu cywilnego wskazuje, że dłużnik po spełnieniu świadczenia ma prawo zażądać od wierzyciela pokwitowania dokonanej wpłaty. Koszty wystawionego pokwitowania ponosi dłużnik, chyba że strony umówiły się inaczej. W przypadku kiedy wierzyciel odmawia pokwitowania, to dłużnik ma prawo powstrzymać się od spełnienia świadczenia lub może złożyć przedmiot świadczenia do depozytu sądowego. 

Faktura opłacona gotówką

Niektóre faktury zawierają wskazanie sposobu zapłaty gotówką. Samo wskazanie sposobu nie jest dowodem na to, że faktura faktycznie została opłacona. O zapłacie może świadczyć pieczątka lub adnotacja „zapłacono gotówką” oraz dodatkowo zapis, że do zapłaty pozostała kwota 0 zł. Czasami może zdarzyć się, że na dokumencie nie będzie wymienionych zapisów. Wtedy warto poprosić osobę wystawiającą fakturę o zamieszczenie adnotacji o przyjęciu zapłaty i złożeniu podpisu. Jeżeli przy wydaniu towaru sprzedawca nie wystawił faktury i ma ją dostarczyć w późniejszym terminie, to nabywca płacąc za towar gotówką ma prawo zażądać wystawienia pokwitowania potwierdzającego zapłatę w tej formie. W takiej sytuacji sprzedawcy najczęściej wystawiają pokwitowanie na druku KP (kasa przyjmie). 

Pokwitowanie przyjęcia gotówki 

Pokwitowanie przyjęcia gotówki jest jedną z form potwierdzenia zapłaty gotówkowej. W przepisach Kodeksu cywilnego brak jest wskazania jakie dane powinny znaleźć się na takim pokwitowaniu. Na pewno powinny to być dane zarówno dłużnika jak i wierzyciela, kwota uregulowanego zobowiązania, jak również tytuł, data i podpisy stron. Pokwitowanie wystawia się w momencie dokonywania wpłaty gotówkowej. Jeżeli wierzyciel odmówi wystawienia pokwitowania, to dłużnik powinien wstrzymać się z zapłatą. 

Dowód zapłaty jest dokumentem potrzebnym w przypadku kiedy chcemy zaliczyć do kosztów firmowych wydatki o wartości do 15 000 zł zapłacone gotówką oraz w przypadku rozliczania podatku VAT. Brak potwierdzenia wpłaty wymaga wykonania korekty podatku naliczonego w okresie rozliczeniowym przypadającym na 150 dzień od terminu płatności wskazanego na fakturze. 

Posiadanie dowodu opłacenia faktury potrzebne jest też w sytuacji kiedy dłużnik będzie dochodził swoich praw przed sądem w sytuacji kiedy zapłacił za towar, którego nie otrzymał lub za usługę, która nie została wykonana. Zgodnie z art. 6 Kodeksu cywilnego ciężar udowodnienia zapłaty za towar/usługę spoczywa na osobie, która ponosi skutki prawne, czyli jeżeli dłużnik twierdzi, że zapłacił, to będzie musiał udowodnić to w trwającym procesie sądowym.

Data publikacji: 2021-07-25, autor: FakturaXL