W transakcjach handlowych, kontrahenci często korzystają z możliwości wpłaty zaliczki lub zadatku na poczet przyszłego zakupu lub wykonanej usługi. Terminy te używane są zamiennie, chociaż każdy z nich ma zupełnie inne skutki prawne.
Faktura zadatkowa zamiast zaliczkowej – czy to możliwe?
Kontrahenci czasami umawiają się, aby umowa dotycząca sprzedaży towaru lub świadczenia usługi została wcześniej zabezpieczona wpłaconą zaliczką lub zadatkiem. Te dwie formy mają podobne znaczenie. Różnią je zapisy w prawie cywilnym i zupełnie inne konsekwencje w przypadku kiedy zawarta umowa z jakiś powodów nie dojdzie do skutku. W związku z tym czy możliwe jest wystawienie faktury zadatkowej zamiast zaliczkowej?
Zarówno zadatek jak i zaliczkę wpłaca się na poczet przyszłej sprzedaży lub usługi. Często z powodu wielu podobieństw oba pojęcia mylone są ze sobą.
Zaliczka to umowna wpłata części kwoty jaka należy się za wykonanie usługi lub sprzedawany towar. Nie daje gwarancji doprowadzenia transakcji do końca. Najczęściej wybierana jest w celu zarezerwowania terminu usługi lub dla danego towaru. Jeżeli umowa zostanie zerwana, to zaliczka zawsze powinna być zwrócona klientowi.
Zadatek jest prawnym zabezpieczeniem dla obu stron realizowanej umowy. Prawnie regulowany jest przepisami Kodeksu Cywilnego. W przypadku kiedy umowa nie dojdzie do skutku, to zadatek pozostaje w kieszeni strony poszkodowanej. Jest to główny powód, dla którego warto dokładnie określić w umowie, czy wpłacana kwota jest zadatkiem, czy zaliczką.
zerwanie umowy przez klienta - zadatek pozostaje u sprzedawcy/usługodawcy.
zerwanie umowy przez sprzedawcę/usługodawcę – sprzedawca ma obowiązek zwrotu zadatku klientowi, który ma prawo zażądać zwrotu w podwójnej wysokości
zerwanie umowy na skutek rozwiązania jej z powodów niezależnych od żadnej ze stron lub za porozumieniem – zadatek zwracany jest w wysokości w takiej w jakiej został wpłacony.
Obecnie duża część zawieranych umów, które wymagają wcześniejszej zapłaty wymaga, aby część kwoty została wpłacona w formie zadatku. Wpłacona kwota może zostać uznana za zaliczkę dopiero w sytuacji kiedy jednoznacznie będzie to wynikało z zawieranej umowy i obie strony zgodzą się na takie rozwiązanie.
Faktura zaliczkowa, czy zadatkowa?
Jeżeli przedsiębiorca wystawiający fakturę będzie chciał wpłaty zadatku, to najlepiej jeżeli na wystawianym dokumencie dopisze w uwagach, że faktura dotyczy zadatku, zgodnie z ustaleniami umieszczonymi w umowie zawartej pomiędzy stronami.
Zgodnie z prawem podatkowym zaliczka i zadatek nie różnią się między sobą. Obydwie formy stają się przychodem dopiero w momencie wydania towaru lub wykonania usługi. W przypadku podatku VAT podatnik po otrzymaniu części kwoty w formie zaliczki lub zadatku ma obowiązek rozliczyć właściwą kwotę podatku VAT. Musi zadbać o odpowiednie udokumentowanie wpłaconej zaliczki/zadatku. Podatnik powinien wystawić fakturę zaliczkową (zadatkową) oraz fakturę końcową, na której koniecznie musi znaleźć się numer faktury zaliczkowej. Jeżeli sytuacja będzie wymagała zwrotu wpłaconego zadatku, to wtedy należy wystawić korektę do sporządzonej faktury zaliczkowej, nawet w sytuacji kiedy zadatek został zatrzymany na poczet odszkodowania za zerwaną umowę.
