W obrocie gospodarczym funkcjonują różne dokumenty, które uprawniają bądź nie do odliczenia podatku VAT. Przepisy o podatku VAT mówią, że w celu udokumentowania czynności związanych z tym podatkiem nie uwzględnia się faktur proforma. Dokument, który ma nazwę proforma nie zobowiązuje do zapłaty podatku należnego VAT, który został wskazany w danym dokumencie i tym samym nie daje nabywcy prawa do odliczenia VAT naliczonego. Tylko wybrane dokumenty posiadają taką możliwość. Jednym z nich jest faktura VAT.
Jest podstawowym dokumentem dającym prawo do odliczenia VAT. Wymagania dotyczące faktur VAT zostały zawarte w art. 106e ustawy o VAT.
Zgodnie z nim dokument faktura VAT powinien zawierać między innymi: 1. kolejny numer 2. datę wystawienia 3. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów, wykonania usługi, jeżeli jest ona inna od daty wystawienia faktury 4. imiona i nazwiska bądź nazwy sprzedawcy i nabywcy razem z ich adresami i numerami NIP 5. nazwę towaru lub wykonanej usługi 6. ilość sprzedanych towarów bądź zakres wykonanych usług 7. cenę jednostkową netto 8. łączną wartość netto 9. stawki podatku 10. sumę wartości netto 11. kwotę należności ogółem 12. termin i sposób płatności 13. kwoty rabatów 14. uwagi.
Faktura zaliczkowa
Jest jednym z dokumentów potwierdzających sprzedaż lub wykonaną usługę jeszcze przed wykonaniem czynności. Faktura zaliczkowa nie rodzi skutków po stronie podatku dochodowego, a jedynie w podatku VAT, czym zobowiązuje sprzedawcę do ujęcia jej w rejestrze sprzedaży VAT. Kontrahent umieszcza ją w rejestrze zakupów VAT co daje mu prawo do odliczenia VAT należnego.
Inne dokumenty dające prawo do odliczenia VAT
Takimi dokumentami, które umożliwiają odliczenie podatku VAT, oprócz faktury są: Dowody zapłaty za przejazd płatnymi autostradami. Mogą to być również paragony niefiskalne.
Warunek: muszą zawierać określone dane, jak: 1. nazwa sprzedawcy razem z jego numerem NIP 2. kolejny numer i data wystawienia 3. informacje identyfikujące rodzaj usługi (nazwa autostrady za przejazd której została pobrana opłata) 4. kwota należności + podatek 5. kwota podatku.
Dokumenty celne SAD lub PZC. Na ich podstawie rozlicza się zakupy towarów pochodzące od kontrahentów z krajów trzecich, spoza Unii Europejskiej. Stanowią podstawę do rozliczenia VAT pod warunkiem, że zgłoszenie celne zostało złożone w formie papierowej. Rozliczenie zgłoszenia elektronicznego jest możliwe za pomocą dokumentu PZC (Poświadczone Zgłoszenie Celne).
Faktura proforma
Proforma nie jest dokumentem księgowym, który uprawnia do dokonywania odliczeń podatku VAT. Jest wewnętrznym dokumentem podatnika. Uprawnia jedynie do wykonania zapłaty za towar lub usługę. Nie powoduje żadnych skutków podatkowych. Nie można na jej podstawie odliczyć podatku VAT. Przedsiębiorcy często wystawiają ją w celu przedstawienia oferty handlowej kontrahentowi. Zwykle faktura proforma jest wystawiana jeszcze przed zawarciem transakcji. Kontrahent otrzymuje fakturę proforma razem z ofertą lub potwierdzeniem przyjęcia zamówienia do realizacji. Dokument ten nie podlega ewidencji ani w podatku dochodowym, ani w VAT, dlatego też nie może stanowić podstawy do zapłaty podatku VAT przez sprzedawcę ani odliczenia przez nabywcę.
Minister Finansów wyjaśnia
Ministerstwo Finansów na swojej stronie umieściło wyjaśnienie dotyczące faktury proforma, z którego wynika, że dokument pełni jedynie rolę oferty handlowej lub przyjęcia zamówienia do realizacji i tym samym nie wywołuje żadnych skutków podatkowych. Nie jest to dowód księgowy.
