Różnica pomiędzy fakturą proforma a fakturą VAT?

Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga znajomości różnorodnych dokumentów księgowych, w tym faktur. Wśród najczęściej używanych wyróżniają się faktura VAT oraz faktura pro forma. Choć ich nazwy są podobne, pełnią zupełnie różne funkcje. 

Co to jest faktura VAT?

Faktura VAT to kluczowy dokument księgowy, który formalnie potwierdza dokonanie transakcji między stronami. Jej wystawienie oznacza, że doszło do sprzedaży towaru lub wykonania usługi, a każda ze stron – sprzedawca i nabywca – ma określone obowiązki. Sprzedawca jest zobowiązany do odprowadzenia podatku VAT do odpowiedniego urzędu skarbowego, a nabywca: musi uregulować płatność w wysokości wskazanej na fakturze.

Prawidłowo wystawiona faktura VAT powinna zawierać konkretne dane, które umożliwiają jej jednoznaczną identyfikację i zgodność z przepisami prawa:

• dane stron transakcji: imię i nazwisko lub nazwę firmy, adres siedziby, NIP,
• numer faktury: unikalny identyfikator dokumentu,
• opis towaru lub usługi: szczegółowa nazwa, ilość, a w przypadku usługi – zakres wykonanych prac,
• kwoty i stawki: wartość netto, brutto oraz należny podatek VAT (o ile obowiązuje),
• data: wystawienia faktury lub dokonania dostawy/wykonania usługi.

Fakturę VAT należy sporządzić w dwóch identycznych egzemplarzach – po jednym dla każdej ze stron transakcji. Przepisy nie wymagają, by dokument zawierał tytuł „Faktura VAT” – wystarczy określenie „Faktura” – nic nie stoi na przeszkodzie, by stosować starszą terminologię, zwłaszcza dla przejrzystości w kontaktach z kontrahentami.

Czym różni się faktura pro forma od faktury VAT?

Faktura pro forma, choć wygląda bardzo podobnie do faktury VAT, nie jest dokumentem księgowym. Służy przede wszystkim jako propozycja transakcji lub oferta – jej celem jest przekazanie szczegółów dotyczących zamówienia, takich jak cena, ilość towarów lub zakres usług.

Faktura pro forma jest najczęściej wykorzystywana w sytuacjach takich jak:

• przedstawienie szczegółów oferty handlowej,
• informowanie o zaliczce lub całkowitej kwocie do zapłaty przed realizacją zamówienia,
• wstępne zaprezentowanie kosztów klientowi.

Najłatwiejszym sposobem odróżnienia tych dokumentów jest tytuł. Faktura pro forma zawsze musi być wyraźnie oznaczona jako „Faktura pro forma”. Taki zapis jednoznacznie wskazuje, że dokument ma charakter informacyjny i nie może być uznany za fakturę VAT.

Faktura pro forma nie rodzi obowiązków podatkowych ani księgowych oraz nie jest podstawą do zapłaty podatku VAT ani zaksięgowania przychodów lub kosztów. Pro forma informuje nabywcę o szczegółach przyszłej transakcji, umożliwiając jej akceptację lub negocjację.

Faktura VAT to dokument księgowy, który nakłada na sprzedawcę obowiązek odprowadzenia podatku VAT oraz obliguje nabywcę do zapłaty określonej na niej kwoty.

Z kolei faktura pro forma jest dokumentem o charakterze handlowym lub informacyjnym. Nie rodzi żadnych zobowiązań podatkowych ani dla wystawcy, ani dla odbiorcy, co oznacza, że nie powoduje konieczności rozliczenia podatku VAT oraz nie wymaga uiszczenia należności przez kupującego.

Faktura pro forma pełni funkcję skonkretyzowanej oferty handlowej. Dzięki niej sprzedawca może przedstawić potencjalnemu nabywcy szczegółowe informacje o planowanej transakcji, takie jak:

• zakres usług,
• ilość i wartość towarów,
• stosowane stawki podatkowe.

Faktura pro forma pomaga klientowi ocenić ofertę pod kątem ceny, zakresu usług czy konkurencyjności w porównaniu do innych propozycji.

Jeśli kontrahent zdecyduje się na realizację transakcji i ureguluje należność zgodnie z kwotą widniejącą na fakturze pro forma (czy to w formie zaliczki, czy całości), jest to traktowane jako akceptacja oferty. Dopiero w tym momencie sprzedawca wystawia właściwą fakturę VAT, która pełni funkcję dokumentu księgowego i prawnego.

Jednym z najważniejszych powodów stosowania faktur pro forma jest zabezpieczenie się przed koniecznością korekty faktur VAT w przypadku wycofania się klienta z transakcji. Faktura VAT wiąże się z określonymi zobowiązaniami podatkowymi, dlatego jej wystawienie przed otrzymaniem płatności może prowadzić do problemów, jeśli do transakcji ostatecznie nie dojdzie.

Split payment a faktura pro forma

Mechanizm podzielonej płatności (ang. split payment) wprowadzony w Polsce dla wybranych transakcji wywołał pewne wątpliwości dotyczące możliwości opłacania faktury pro forma w tym systemie.

Mechanizm podzielonej płatności dotyczy wyłącznie faktur VAT i innych dokumentów księgowych, które w rozumieniu ustawy o VAT spełniają odpowiednie kryteria. Faktura pro forma nie spełnia tych wymagań.

Wyznaczono jeden wyjątek - jeśli na podstawie faktury pro forma dokonana zostanie wpłata zaliczki, można zastosować split payment, pod warunkiem że w komunikacie przelewu zaznaczy się, iż jest to „zaliczka”.

Kilka słów podsumowania 

Faktura VAT i faktura pro forma różnią się przede wszystkim swoją funkcją, gdyż faktura VAT to dokument księgowy, który formalizuje transakcję i rodzi skutki podatkowe, a faktura pro forma to propozycja handlowa, która nie pociąga za sobą żadnych zobowiązań prawnych ani podatkowych.

Stosowanie faktur pro forma to dobry sposób na przedstawienie klientowi oferty w czytelny i uporządkowany sposób, bez ryzyka niepotrzebnych komplikacji, jeśli ostatecznie do transakcji nie dojdzie.

Data publikacji: 2024-12-20, autor: FakturaXL