Na temat faktury proforma krąży wiele mitów. Które z nich są prawdziwe, a które nie? Czym jest faktura proforma? Co powinna zawierać i kiedy można ją wystawić? Jaki jest cel jej wystawienia?
1. Czy to prawda, że faktura proforma jest dokumentem księgowym?
Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym i nie podlega ewidencji. Dostępne przepisy księgowe nie zawierają informacji jak można wystawić fakturę proforma. Wyglądem i zawartymi w niej danymi przypomina zwykłą fakturę VAT. Różni ją jedynie oznaczenie „Faktura proforma”. Pod względem podatkowym nie rodzi żadnych skutków. Wystawia się ją głównie w celu zaprezentowania oferty. Zawiera cenę towaru lub usługi. Pomaga klientom oszacować koszty związane z zakupem.
2. Faktura proforma jest wystawiana po otrzymaniu zapłaty.
Jest to nieprawda, ponieważ należy ją wystawić jeszcze przed otrzymaniem części lub całości zapłaty, gdyż jej rolą jest jedynie informacja o cenie usługi lub towaru. Przepisy nie regulują możliwości wystawiania proformy ani terminu, w którym należy ją wystawić.
3. Faktura proforma wymaga zapłaty
Nie trzeba opłacać faktury proforma, ponieważ nie jest ona dokumentem księgowym i nie ma obowiązku jej zapłaty. Płaci się jedynie w przypadku akceptacji oferty jaką przedstawia.
4. Do faktury proforma zawsze wystawiamy właściwą fakturę VAT
Właściwą fakturę VAT w oparciu o proformę wystawia się tylko w sytuacji, kiedy klient zaakceptował ofertę i wpłacił należną kwotę na podany rachunek bankowy. Dopiero na tej podstawie należy wystawić właściwą fakturę VAT w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym sprzedawca otrzymał część lub całość zapłaty wynikającą z proformy.
5. Od faktury proforma należy odprowadzić podatek PIT i VAT
Od faktury proforma nie odprowadza się podatku, ponieważ nie jest ona dowodem księgowym i nie podlega księgowaniu, a co za tym idzie nie wywołuje żadnych skutków podatkowych. Sprzedawca nie ma obowiązku uiszczania na jej podstawie podatku należnego VAT do urzędu skarbowego. Nie wykazuje też przychodu w księgach rachunkowych. Z kolei nabywca na jej podstawie nie odliczy naliczonego podatku VAT ani nie zaliczy zakupu jako kosztu firmowego.
Jeszcze do niedawna nie dla wszystkich było oczywiste, że faktura proforma nie wywołuje skutków podatkowych. Wszelkie wątpliwości jakie narodziły się w tym temacie zostały rozwiane przez warszawską Izbę Skarbową w wydanej interpretacji z dnia 12 czerwca 2013 roku, w której zostały potwierdzone informacje, że faktura proforma nie jest traktowana jako zdarzenie gospodarcze, więc nie może wywoływać żadnych skutków podatkowych. Zamieszczenie na fakturze słowa „proforma” sprawia, że nie może ona być uznana za fakturę w świetle przepisów ustawy o VAT.
