Czasami przedsiębiorcy wystawiają w celu informacyjnym faktury pro-forma. Taka faktura zgodnie z ustawą o VAT nie jest dowodem księgowym. Nie wywołuje skutków w podatku VAT i nie ma obowiązku rozliczania oraz zapłaty podatku z niej wynikającego.
Od 1 stycznia 2013 roku nie ma już obowiązku umieszczania na fakturach oznaczenia „Faktura VAT”. Zmiana nastąpiła w wyniku nowelizacji rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur i związana była z wdrożeniem dyrektywy Rady UE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w świetle przepisów dotyczących fakturowania.
W związku ze zmianami u części przedsiębiorców pojawiły się wątpliwości dotyczące proformy. Podatnicy zaczęli obawiać się, czy czasami urzędy skarbowe nie będą żądały zapłaty podatku VAT w podwójnej wysokości: na podstawie proformy oraz w momencie wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż lub otrzymaną zaliczkę. Dodatkowo pojawiły się również propozycje, aby z pro-formy zostały usunięte niektóre elementy, jak np. numery NIP, czy kwoty podatku VAT.
Wyjaśnienia Ministra Finansów w sprawie faktury pro-forma
W związku z pojawiającymi się licznymi wątpliwościami w sprawie pro-formy, Minister Finansów postanowił wyjaśnić wszelkie sporne kwestie. Przede wszystkim stwierdził, że faktura pro-forma nie jest dokumentem księgowym. Wystawia się ją jedynie w celu potwierdzenia złożenia oferty lub przyjęcia zamówienia do realizacji. Na podstawie pro-formy nie można rozliczyć podatku należnego VAT u wystawcy. Podobnie, nabywca nie ma uprawnień do odliczenia VAT z tytułu zakupu wskazanego na niej.
Zgodnie z wyjaśnieniami, faktura pro-forma może być traktowana jedynie jako dokument handlowy, a nie księgowy, dlatego też przedsiębiorca nie ma obowiązku na jej podstawie wykazywania oraz zapłaty podatku VAT do urzędu skarbowego.
Wybrane treści pochodzące z wyjaśnienia Ministra Finansów
„Od dnia 1 stycznia 2013 r. w wyniku nowelizacji rozporządzenia fakturowego (vide rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz. U. poz. 1428), został zniesiony obowiązek oznaczania faktur wyrazami „Faktura VAT”. Za fakturę jest zatem uznawany dokument zawierający dane wymagane na podstawie ww. rozporządzenia fakturowego, przy czym nie musi on już zawierać oznaczenia „Faktura VAT”. Obowiązujące od 1 stycznia 2013 r. regulacje nie wymagają również, aby dokument ten zawierał wyraz „Faktura”. Powyższe zmiany zostały wprowadzone w celu implementacji dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającą dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE L 189 z 22.07.2010, str. 1).
Powołane przepisy dotyczące podatku od towarów i usług nie przewidują, w celu dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu tym podatkiem, wystawiania dokumentów określanych mianem faktur proforma. Dokument nazywany fakturą proforma nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Wyraźne oznaczenie tego dokumentu wyrazami proforma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Wystawienie tego dokumentu nie powoduje zatem skutków w zakresie podatku VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku oraz nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT. Wystawienie takiego dokumentu nie zwalnia również podatnika z obowiązku wystawienia faktury dokumentującej dokonanie dostawy towaru lub wykonanie usługi albo otrzymanie całości lub części należności przed dostawą lub wykonaniem usługi (co do zasady w terminie 7 dni od dokonania tych czynności - vide § 9 i 10 rozporządzenia fakturowego). Po wejściu w życie z dniem 1 stycznia 2013 r. zmian wprowadzonych ww. rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r., nie zmieniło się merytoryczne podejście do dokumentów określanych mianem faktur proforma. W szczególności niezasadne jest stanowisko prezentowane przez niektórych autorów, że wystawienie takiego dokumentu (w celu np. potwierdzenia przyjęcia zamówienia), w przypadku gdy będzie zawierał wszystkie dane wymagane dla faktur (w tym kwotę podatku), rodzi obowiązek zapłaty wykazanego podatku do urzędu skarbowego na podstawie art. 108 ustawy o VAT”.
