Polscy podatnicy dokonujący transakcji handlowych mogą korzystać z różnych dokumentów księgowych. Czy takim dokumentem jest faktura proforma? Jaką pełni rolę podczas sprzedaży? Czy występuje obowiązek zapłaty na podstawie wystawionej faktury proforma?
Faktura proforma jest rodzajem dokumentu stosowanym przy prezentowaniu oferty handlowej, która jest częścią takiej oferty i określa kwotę do zapłaty za przyszłą usługę lub dostawę zakupionego towaru. Czasami może pełnić rolę wezwania do zapłaty lub informować o wysokości kwoty zaliczki. Fakturę proforma wystawia się jedynie w celu informacyjnym. Na jej podstawie możliwe jest zapoznanie się z warunkami sprzedaży, takimi jak między innymi: specyfikacje produktów i inne istotne warunki związane z daną transakcją. Faktura proforma przedstawia orientacyjnie wstępne warunki sprzedaży, co daje stronom możliwość ich negocjowania jeszcze na początkowym etapie. Proforma nie jest dokumentem księgowym, który zobowiązuje do zapłaty i w związku z tym nie wywołuje obowiązku podatkowego.
Faktura proforma – co powinna zawierać?
W obowiązujących przepisach brak jest informacji, co musi zawierać faktura proforma. Jednak kilka danych powinno na niej koniecznie się znaleźć. Przede wszystkim należy na niej umieścić takie informacje, jak:
dopisek „proforma”
data wystawienia
numer faktury
dane wystawcy i odbiorcy
ilość towaru lub usługi
cena jednostkowa towaru lub usługi
kwota brutto do zapłaty
kwota podatku
termin zapłaty.
Najważniejsze, aby dokument był jasny i zrozumiały dla obu stron transakcji. Termin wystawienia i ważności proformy nie jest ściśle określony przepisami i zależy przede wszystkim od ustaleń pomiędzy sprzedającym, a nabywcą.
Czy faktura proforma, to faktura VAT?
Faktura proforma nie jest fakturą VAT. Co prawda wyglądem przypomina dokument VAT, to jednak pełni odmienną funkcję. Trzeba być ostrożnym żeby nie pomylić tych obu dokumentów. Faktura proforma korzysta bowiem z takiego samego szablonu co faktura VAT. Podstawowa różnica polega na umieszczeniu na niej dopisku „proforma”. Powinna zostać wystawiona jeszcze przed wpłatą zaliczki lub całkowitej kwoty za towar lub usługę. Natomiast fakturę VAT wystawia się w czasie wykonania usługi lub dostawy towarów w celu uregulowania zapłaty za transakcję i ujmuje się ją w ewidencji prowadzonej w firmie. Faktura proforma nie jest pełnoprawnym dokumentem księgowym. Samo jej otrzymanie nie wywołuje u odbiorcy obowiązku zapłaty za transakcję. Otrzymany dokument nie wymaga archiwizacji, tak jak ma to miejsce w przypadku faktury VAT. Różnica pomiędzy fakturą proforma, a fakturą VAT końcową polega przede wszystkim na kwestiach prawnych. Proforma pełni rolę informacyjną i nie rodzi obowiązków podatkowych, ani nie dokumentuje rzeczywistej sprzedaży. Z kolei faktura VAT jest dokumentem potwierdzającym zakończenie transakcji. Stanowi podstawę do dokonania zapłaty. Na jej podstawie należy rozliczyć podatek VAT i ująć ją w ewidencji. Czasami faktura końcowa może zawierać informacje na temat wcześniejszych płatności, jeżeli wcześniej wystawiono fakturę zaliczkową.
Faktura proforma, a faktura zaliczkowa – różnice
Faktura zaliczkowa:
dokument księgowy potwierdzający otrzymanie częściowej lub całkowitej zapłaty za towar lub usługę
wymaga rozliczenia i odprowadzenia podatku VAT
dokumentuje zdarzenie gospodarcze, które miało miejsce w rzeczywistości.
Faktura proforma:
pełni funkcję informacyjną
brak obowiązku zapłaty podatku VAT
posiada charakter ofertowy
nie dokumentuje zdarzenia gospodarczego.
Faktura proforma – podstawowe funkcje
Podstawową funkcją proformy jest informowanie kontrahentów o zawieranej transakcji oraz o wysokości kwoty do zapłaty. Służy sprzedawcom do przedstawiania warunków sprzedaży, a nabywcom ma pomóc w podjęciu decyzji o zakupie. Zawiera opis towarów lub usług, ich ceny, informacje o dostawie i inne warunki związane z transakcją. Faktura proforma ma duży wpływ na wypracowanie lepszej relacji pomiędzy kontrahentami. Odbiorca wraz z jej otrzymaniem ma szansę zapoznać się z wyglądem przyszłych faktur, sprawdzić wyliczone kwoty oraz sprawdzić czy termin zapłaty zgadza się z wcześniejszymi ustaleniami.
Za pomocą faktury proforma sprzedawca może wezwać klienta do zapłaty zaliczki lub dokonania przedpłaty. Ma to zastosowanie zwłaszcza w przypadku transakcji międzynarodowych. W tym przypadku przedpłata stanowi gwarancję realizacji zamówienia.
Co daje wystawienie proformy?
Samo wystawienie faktury proforma nie rodzi żadnych skutków prawnych związanych z obowiązkiem zapłaty. Oznacza to, że na podstawie wystawionego dokumentu sprzedawca nie może żądać od odbiorcy zapłaty, ponieważ samo jej wystawienie nie jest równoznaczne z zawarciem umowy sprzedaży i co się z tym wiąże nie nakłada na nabywcę obowiązku zapłaty za towar lub usługę. Proforma wskazuje warunki transakcji, które na tym etapie mogą zostać przyjęte, odrzucone lub poprawione. Po wyrażeniu przez odbiorcę zgody na warunki wskazane na fakturze proforma, czyli ich akceptacji uważa się, że została zawarta nieformalna umowa handlowa, która daje sprzedającemu prawo do dochodzenia należności. Przez akceptację należy rozumieć porozumienie pomiędzy stronami transakcji, złożenie zamówienia, czy dokonanie płatności. Proforma może być dowodem na zawarcie wstępnej umowy handlowej lub stanowić zobowiązanie do przeprowadzenia transakcji. Wtedy, jeżeli dojdzie do jakichkolwiek nieporozumień lub sporów związanych z warunkami sprzedaży, to proformę można wykorzystać do wskazania warunków, na które obie strony umowy zgodziły się w momencie prowadzenia negocjacji. Jednak nie można zapominać o tym, że mimo wszystko faktura proforma nie jest prawnym dokumentem księgowym i w przypadku sporu rozstrzyganego na drodze sądowej nie może stanowić bezpośredniego dowodu w sprawie dotyczącej egzekucji płatności. W tym przypadku jej rola polega jedynie na byciu pomocniczym materiałem dowodowym, który wskazuje na uzgodnienia stron w ramach prowadzonych negocjacji.
Faktura proforma – podatki
Faktura proforma wystawiona w podstawowej formie nie zobowiązuje do rozliczenia i zapłaty podatku. Z tego powodu nie może stanowić pełnoprawnego dokumentu na podstawie, którego będzie można dochodzić zapłaty należności. Samo wystawienie proformy nie oznacza zawarcia umowy sprzedaży, od której należy zapłacić podatek. Jest ona raczej formą komunikacji pomiędzy sprzedawcą, a odbiorcą, dzięki której każda ze stron może przedstawić swoje oczekiwania i warunki. Akceptacja warunków przedstawionych na proformie wiąże się z zobowiązaniami, które w przyszłości mogą stanowić podstawę do ewentualnych roszczeń
Zastosowanie faktur proforma
Faktury proforma stosowane w działalności gospodarczej potwierdzają chęć przeprowadzenia transakcji handlowej. Dla sprzedawcy są:
sposobem na prezentację oferty jeszcze przed zawarciem umowy
sposobem na przekazanie istotnych informacji w zakresie cen, specyfikacji produktów/usług
sposobem na przekazanie informacji w zakresie dostaw i płatności.
Dla nabywcy są:
źródłem informacji o proponowanych warunkach jeszcze przed dokonaniem płatności
dokumentem, który może zostać wykorzystany w celu uzyskania finansowania zewnętrznego lub otrzymania zgody na zakup w ramach większych organizacji.
Faktura proforma – rozliczanie płatności
Istnieje możliwość, aby płatność została rozliczona z uwzględnieniem faktury proforma. Odbywa się to w kilku etapach:
zapłata przez odbiorcę zaliczki lub całkowitej kwoty określonej na fakturze proforma
obowiązek wystawienia faktury VAT przez sprzedawcę
rozliczenia podatkowe i księgowe na podstawie wystawionej faktury VAT
rejestracja faktury VAT w księgach rachunkowych.
Podsumowanie
Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym, który może stanowić bezpośredni dowód w postępowaniach sądowych dotyczących sporów pomiędzy stronami transakcji handlowych. Jednak pełni istotną rolę w prowadzonych negocjacjach handlowych oraz ogólnie w planowaniu transakcji. Mimo, że nie zobowiązuje formalnie do zapłaty, to jednak może stanowić podstawę do dochodzenia należności. Za jej pomocą sprzedawca może przedstawić ofertę i wskazać warunki dotyczące transakcji bez żadnych zobowiązań finansowych.
