Bardzo rzadko transakcje pomiędzy stronami dokumentowane są za pomocą umowy. Najczęściej potwierdzeniem współpracy sprzedawcy i nabywcy jest faktura VAT. Czasami trudno jest na podstawie tylko samej faktury wykazać jaki był przedmiot umowy i czy został prawidłowo wykonany.
Dzisiaj faktura VAT pełni podwójną rolę. Jest dokumentem księgowym, który wymaga ujęcia w odpowiedniej ewidencji na potrzeby podatku, a jednocześnie w razie potrzeby może być dowodem w postępowaniu sądowym cywilnym.
W prowadzonym postępowaniu cywilnym na podstawie faktury VAT można:
stwierdzić wierzytelność pismem (w rozumieniu art. 514 KC – uchwała Sądu Najwyższego z dnia 6 lipca 2005 r. III CZP 40/05)
wezwać do zapłaty w rozumieniu art. 455 KC (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 23 października 2001 r., I CKN 323/99)
uznać za dokument rozliczeniowy – dłużnik po jej otrzymaniu może podjąć odpowiednie kroki w celu sprawdzenia zasadności świadczenia, co do jego istnienia oraz jego wysokości. Na jej podstawie może też podjąć czynności zmierzające do spełnienia świadczenia (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 14 stycznia 1987 r. IV CR 461/86, uchwała Sądu Najwyższego z dnia 19 maja 1992 r., III CZP 56/92, wyrok Sądu Najwyższego z dnia 23 października 2001 r., I CKN 323/99)
stwierdzić istnienie wierzytelności – wystawienie faktury VAT, która zawiera wszystkie niezbędne dane do jej identyfikacji. Faktura VAT jest dokumentem rozliczeniowym na podstawie, którego rozlicza się podatki. Jej wystawienie i doręczenie nosi też skutki wynikające z prawa cywilnego (uchwała Sądu Najwyższego z dnia 19 maja 1992 r. III CZP 56/92, OSNC 1992, nr 12 poz. 219 dotyczące uznania doręczenia faktury za wezwanie do spełnienia świadczenia pieniężnego).
Faktura VAT – kwestia podpisu
Obecnie obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie nakładają obowiązku podpisywania faktur VAT. Czasami kontrahenci podpisują faktury, co może oznaczać, że świadomie akceptują jej treść, a nie chodzi im jedynie o pokwitowanie odbioru dokumentu bez znajomości treści, dlatego tak ważne jest podpisywanie faktur przez kontrahentów dla celów dowodowych.
Postępowanie nakazowe – nakaz zapłaty na podstawie faktury VAT
Sąd w postępowaniu nakazowym może wydać nakaz zapłaty na podstawie określonych dokumentów wskazanych w art. 485 KPC. Taki nakaz stanowi pewnego rodzaju zabezpieczenie bez konieczności nadawania klauzuli wykonalności (zgodnie z art. 492 1 KPC). Do dokumentów wskazanych w art. 485 KPC należą między innymi:
weksel lub czek należycie wypełniony (których treść i prawdziwość nie budzą wątpliwości)
umowa lub dowód spełnienia wzajemnego świadczenia niepieniężnego, dowodu doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku.
Jak widać jednym z dokumentów może być rachunek zaakceptowany przez dłużnika. Zgodnie z komentarzami napisanymi pod redakcją M. Manowskiej (wydanie III, 2015 r.) oraz T. Erecińskiego (wydanie VI, 2016 r.) za taki dokument może być uznana faktura VAT, która będzie stanowiła podstawę do wydania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym o ile będzie wskazywała przedmiot umowy, wysokość świadczenia i podmiot zobowiązany do zapłaty. Do tego faktura musi zawierać inne elementy przewidziane przepisami oraz musi być podpisana.
Faktura bez podpisu dłużnika – upoważnienie
Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 23 lutego 2006 r., sygn.: II CSK 131/05 wyraził swoją opinię w sprawie upoważnienia do wystawienia faktury przez wierzyciela bez podpisu dłużnika:
Upoważnienie powoda przez pozwanego do wystawiania faktur VAT bez podpisu może być traktowane jako zaakceptowanie przez dłużnika rachunku uzasadniające wydanie przez sąd nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym (art. 485 par.1 pkt 2 k.p.c.).
Faktura pro forma
nie jest dokumentem księgowym, chociaż jest wystawiana w obrocie gospodarczym. Wystawia się ją między innymi w celu potwierdzenia złożenia oferty lub przyjęcia zamówienia do realizacji. Faktura pro forma nie jest fakturą w rozumieniu przepisów o VAT. Z tego powodu nie może być dowodem w postępowaniu przed sądem cywilnym.
