Faktura VAT jest dokumentem zawierającym zestaw obowiązkowych elementów. Zawierać może również dane, które nie są wymagane. Poniżej lista 7 najważniejszych nieobowiązkowych pozycji.
przeważnie jest nią „FAKTURA VAT”. Na początku 2013 r. w fakturowaniu zostały wprowadzone liczne zmiany. Jedną z istotniejszych było wykreślenie tytułu. Decyzję argumentowano tym, że wystawiony dokument jest fakturą na podstawie zawartości, a nie nazwy. Przedsiębiorca może fakturę zatytułować wedle własnego uznania lub nie nadawać jej żadnej nazwy.
przez wiele lat przedsiębiorcy byli zobowiązani do odpowiedniego oznaczania faktury („oryginał” – dla nabywcy) oraz („kopia” dla wystawcy). Od 2011 roku obowiązek ten został zniesiony i wystarczy wystawić fakturę w dwóch egzemplarzach (jeden dla odbiorcy, drugi dla wystawcy). Jednak niektórzy kontrahenci nadal przywiązują wagę do tych oznaczeń i proszą, aby dokument takie zawierał. Przepisy pozwalają na dowolność w tym zakresie i od przedsiębiorcy zależy, czy je umieści na fakturze.
3. Sposób płatności i numer konta
nie muszą koniecznie znaleźć się na fakturze. Jednak warto zadbać o to, aby informacje te zostały umieszczone. Dzięki temu przedsiębiorca może uniknąć ewentualnych nieporozumień.
4. Podpis i/lub pieczątka
faktura nie musi być podpisana przez sprzedawcę i nabywcę. Nie są wymagane również pieczątki. Obydwa te elementy mają wpływ jedynie na zwiększenie autentyczności wystawionego dokumentu.
Oznaczenie „np.”, czyli nie podlega, dotyczy sprzedaży nieopodatkowanej podatkiem VAT w Polsce. Głównie chodzi o eksport usług, gdzie transakcje opodatkowuje się w kraju nabywcy. Oznaczenia: „zw.” i „np.” umieszcza się przeważnie w miejscu podawanej stawki VAT. Brak oznaczeń tego typu na fakturze nie oznacza, że jest ona niepoprawna. Jednak warto je umieszczać w celu informacyjnym jeśli w programie nie ma specjalnego druku bez kolumny ze stawką VAT.
7. Nieobowiązkowe elementy, które zależą od rodzaju transakcji
Niektóre elementy na fakturze, które są nieobowiązkowe zamieszcza się w zależności od rodzaju transakcji, co oznacza, że przedsiębiorca może je dodać lub nie. Są to między innymi takie dane, jak:
Numer NIP nie jest obowiązkowy w przypadku wystawienia faktury dla osoby prywatnej, ponieważ osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej nie potrzebuje NIP-u.
W przypadku zwolnienia z VAT, to tylko przedsiębiorcy zwolnieni z VAT przedmiotowo (na podstawie rodzaju transakcji) powinni zamieszczać na dokumencie taką informację. Przedsiębiorcy, którzy są zwolnieni podmiotowo (do limitu 200 000 zł. rocznie) nie mają obowiązku zamieszczania na fakturze podstawy do zwolnienia z VAT.
