Osoby otwierające lub już prowadzące działalność gospodarczą coraz częściej decydują się na prowadzenie firmy we własnym mieszkaniu. W ten sposób próbują ograniczyć koszty do koniecznego minimum (odpadają wydatki związane z wynajmem i utrzymaniem biura).
Prowadzenie firmy w domu – najważniejsze informacje
Prowadzenie działalności w domu nie tylko pozwala oszczędzić na wydatkach, ale jest też wygodnym rozwiązaniem. W przypadku prowadzenia firmy w mieszkaniu koniecznie należy rozdzielić wydatki prywatne od tych związanych z działalnością, ponieważ tylko wydatki firmowe mogą stanowić koszt uzyskania przychodów jeżeli zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia ich źródła. Przedsiębiorca powinien złożyć oświadczenie, w którym wskaże jaka część mieszkania została przeznaczona na potrzeby działalności. Nie ma obowiązku informowania właściciela budynku (wspólnota lub spółdzielnia mieszkaniowa) o zamiarze prowadzenia działalności w mieszkaniu, ale warto jest sprawdzić, czy możliwe jest jej prowadzenie w danym budynku. Zgoda potrzebna jest jeżeli przedsiębiorca ma zamiar prowadzić w lokalu np.: zakład fryzjerski, czy gabinet lekarski.
Zgłoszenie zmian w użytkowaniu lokalu
Przedsiębiorca ma obowiązek zgłoszenia w starostwie zmiany sposobu użytkowania części lub całości lokalu jeżeli faktycznie taka zmiana będzie miała miejsce. W piśmie powinien opisać obecny sposób użytkowania lokalu oraz przedstawić wykaz prac jakie będzie wykonywał po założeniu działalności. Do zgłoszenia należy dołączyć listę z art. 71 ust. 2 prawa budowlanego, czyli:
opis i rysunek z przedstawieniem lokalizacji budynku i sąsiadujących budynków
opis techniczny budynku i lokalu mieszkalnego z charakterystyką nieruchomości oraz dane technologiczne, techniczno-użytkowe, wielkość i rodzaj obciążeń
oświadczenie o posiadaniu prawa do dysponowania nieruchomościami na cele budowlane
zaświadczenie wydane przez wójta, burmistrza lub prezydenta miasta o treści, że planowany sposób użytkowania lokalu jest zgodny z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego lub decyzję o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu jeżeli brak jest obowiązującego miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego
ekspertyzę techniczną wykonaną przez osobę o uprawnieniach budowlanych, pozwolenia, uzgodnienia i opinie.
Starosta po otrzymaniu zgłoszenia ma 30 dni, w ciągu których może wnieść sprzeciw. Jeżeli w tym czasie przedsiębiorca nie otrzyma z urzędu żadnych informacji, to może uważać, że wniosek otrzymał pozytywną opinię i teraz może już zarejestrować miejsce prowadzenia działalności w CEIDG.
Rejestracja w CEIDG
Jednoosobową działalność gospodarczą rejestruje się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).
wypełnić i złożyć w urzędzie wniosek w formie papierowej
wypełnić wniosek papierowy, złożyć na nim podpis potwierdzony notarialnie i wysłać go listem poleconym.
Działalność gospodarcza w mieszkaniu, a podatki
Wydatki na czynsz Jeżeli w działalności wykorzystywana jest tylko część mieszkania, to w celu ustalenia wysokości czynszu należy obliczyć procentowy udział części do całości mieszkania, a następnie pomnożyć go przez wartość z faktury. W ten sposób zostanie obliczony koszt uzyskania przychodu, który podlega ewidencji.
Media Wydatki na ogrzewanie, wodę, ścieki, gaz i inne związane z codziennym użytkowaniem mogą również stanowić koszt firmowy pod warunkiem, że są związane z prowadzoną działalnością. Należy ustalić rzeczywiste zużycie mediów w prowadzonej działalności gospodarczej. Dobrym rozwiązaniem jest założenie dodatkowych liczników. Wtedy nie trzeba stosować współczynników. Ustalanie faktycznego zużycia za pomocą współczynników nie zawsze odzwierciedla faktyczne zużycie mediów w działalności prowadzonej w mieszkaniu.
Telefon i Internet Wydatki najlepiej jest podzielić korzystając z otrzymanego bilingu. Pozwoli to ustalić faktycznie poniesione wydatki na rozmowy służbowe. Na wykazie należy zaznaczyć numery telefonów, które zostały wykonane w celach związanych z prowadzoną działalnością. Przedsiębiorca nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zapłatę abonamentu prywatnego telefonu nawet w przypadku kiedy wykorzystuje go w celach związanych z działalnością. W podobny sposób należy rozdzielić wydatki na Internet. Jednak najlepszym rozwiązaniem wydaje się być założenie osobnego Internetu i telefonu dla prowadzonej działalności oraz osobnego dla celów prywatnych. W takiej sytuacji abonament w całości będzie można zaliczyć do kosztów firmowych.
Kredyt hipoteczny – odsetki
W przypadku kiedy przedsiębiorca dokonał zakupu mieszkania w celu prywatnym na kredyt hipoteczny, a później zdecydował się, że część lokalu wykorzysta na działalność gospodarczą, to może zaliczyć odsetki od kredytu do kosztów uzyskania przychodów. Odliczeniu podlega tylko ta część odsetek, która proporcjonalnie przypada na powierzchnię wykorzystywaną w działalności i została już zapłacona. Część mieszkania przeznaczona na działalność może zostać wprowadzona do ewidencji środków trwałych.
Księgowanie wydatków związanych z działalnością prowadzoną w mieszkaniu
Koszty związane z użytkowaniem części mieszkania w prowadzonej działalności, jak również sprzęt, który został zakupiony na cele firmowe księguje się w kolumnie 13 KPiR „Pozostałe wydatki”. Z kolei koszty ustalone na podstawie bilingu, współczynników itp. należy ewidencjonować na podstawie wystawianych dowodów wewnętrznych, do których należy dopiąć pierwotne dokumenty zakupu odpowiednio opisane.
