Niektórzy przedsiębiorcy, zwłaszcza prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą decydują się na prowadzenie firmy w domu. Dzięki temu mogą wliczyć w koszty działalności wydatki eksploatacyjne. Aby móc prowadzić firmę w domu, przedsiębiorca musi dopełnić kilku formalności związanych między innymi z rejestracją.
Obowiązek zgłoszenia siedziby firmy w domu do CEIDG
Przedsiębiorca, który chce prowadzić firmę w prywatnym mieszkaniu musi posiadać tytuł prawny do zajmowania danego lokalu. Takim dokumentem może być tytuł własności, umowa najmu lub umowa użyczenia, jeżeli działalność prowadzona jest w lokalu należącym do członka rodziny (np. rodzice). Umowa użyczenia nie musi być sporządzona w formie pisemnej, chociaż jest zalecana ze względu na większą przejrzystość podatkową. Prowadzenie firmy w wynajmowanej nieruchomości wymaga obowiązkowo uzyskania zgody wynajmującego na prowadzenie działalności w jego lokalu.
Obowiązek zapłaty podatku od nieruchomości – firma prowadzona w domu
W przypadku prowadzenia firmy w domu duży wpływ na wysokość podatku od nieruchomości ma charakter prowadzonej działalności, jak również stopień przystosowania mieszkania, który może różnić się w stosunku do różnych działalności.
Przykładowo, programista będzie potrzebował w lokalu komputera, biurka, drukarki i krzesła. Mogą w nim także znaleźć się inne przedmioty przeznaczone do użytku prywatnego. Innego przystosowania będzie wymagało prowadzenie działalności w ramach praktyki lekarskiej, gdzie mieszkanie lub jego część będzie musiała być przystosowana do tego typu działalności. Oprócz gabinetu, w którym będą przyjmowani pacjenci potrzebne będzie pomieszczenie wyodrębnione na poczekalnię, w którym powinny znaleźć się przynajmniej 2 krzesła. Tego typu działalność wymaga wyłączenia tych pomieszczeń z użytku prywatnego.
W sytuacji kiedy działalność nie jest prowadzona w całym domu lub mieszkaniu, to podatnik ma obowiązek ustalenia jaka część metrażu mieszkania została wydzielona na prowadzenie firmy i musi to zgłosić do urzędu miasta/gminy w celu prawidłowego wyliczenia podatku od nieruchomości.
Prowadzenie firmy w domu może oznaczać oszczędności, ale wiąże się też z różnymi obowiązkami. Dodatkowo może powodować zmianę przeznaczenia lokalu, a także zmianę sposobu użytkowania nieruchomości. Organ podatkowy na podstawie art. 71 ust. 1 ustawy prawo budowlane ocenia stan faktyczny lokalu i zmianę sposobu jego użytkowania. Zgodnie z wymienionym przepisem zmianę przeznaczenia lokalu mieszkalnego lub jego części należy rozumieć jako podjęcie lub zaniechanie w obiekcie budowlanym lub jego części działalności, która zmienia warunki związane z bezpieczeństwem pożarowym, powodziowym, pracy, zdrowotnym, higieniczno-sanitarnym, ochrony środowiska lub zmienia wielkość bądź układ obciążeń.
Jeżeli przedsiębiorca prowadzący firmę w domu ma obowiązek specjalnego przystosowania mieszkania lub jego wyodrębnionej części w ten sposób, że pomieszczenie, które do tej pory było użytkowane prywatnie zostaje całkowicie wyłączone z użytku prywatnego tak, że trzeba będzie spełnić wymienione warunki, to wtedy dla wyodrębnionej części zostanie ustalona wyższa stawka podatku od nieruchomości. Górna stawka podatku wskazana jest w ustawie i może być ustalona przez gminę samodzielnie, dlatego też podatnik nie zawsze będzie musiał zapłacić podatek w maksymalnej stawce.
Sposób ustalania przeznaczenia nieruchomości
Przeznaczenie nieruchomości ustalone jest w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego uchwalanego przez właściwą gminę.
Zgodnie z planem zagospodarowania konkretny lokal może pełnić funkcję:
mieszkalną
użytkową
mieszkalno-użytkową.
W zgłoszeniu zmiany przeznaczenia lokalu musi być zawarte:
określenie modyfikacji, które właściciel planuje dokonać
opis i rysunek nieruchomości z uwzględnieniem jego położenia w stosunku do innych budynków
opis techniczny nieruchomości
oświadczenie o posiadanym prawie do dysponowania daną nieruchomością na cele budowlane
zaświadczenie wydane przez właściwego wójta, burmistrza lub prezydenta miasta informujące o zgodności planowanej zmiany użytkowania lokalu mieszkalnego z założeniami miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego
ekspertyza techniczna wykonana przez osobę mającą uprawnienia budowlane
inne dodatkowe dokumenty jeżeli będą wymagane, takie jak: pozwolenia, uzgodnienia, opinie wymagane odrębnymi przepisami.
Jeżeli wyodrębnienie i przystosowanie pomieszczenia do prowadzenia firmy w domu nie powoduje zmiany przeznaczenia, a tylko zmianę sposobu użytkowania nieruchomości, to przedsiębiorca ma obowiązek dopełnienia wszelkich formalności związanych ze zgłoszeniem tego w gminie celem ustalenia wysokości podatku od nieruchomości.
W sytuacji kiedy charakter firmy prowadzonej w domu nie spowoduje zmiany przeznaczenia mieszkania, to podatnik też ma obowiązek informacyjny. Czasami urząd skarbowy może wymagać wyodrębnienia powierzchni przeznaczonej na działalność i umieszczenia w niej biurka oraz innych mebli lub sprzętów potrzebnych w prowadzonej działalności. Podobne wymagania dotyczą lokalu, w którym firma prowadzona jest w domu lub mieszkaniu rodziców, czy współmałżonka.
Przedsiębiorca, którego siedziba firmy znajduje się w domu powinien przestrzegać określonych zasad. Musi więc:
zgłosić firmę do urzędu miasta/gminy
potrafić wykazać, która część pomieszczenia została przeznaczona na firmę
udostępnić tytuł prawny do zajmowanego lokalu.
Firma w domu, a koszty eksploatacji mieszkania
Prowadzenie firmy w domu, podobnie jak i w innym miejscu, generuje różne koszty związane z zużyciem mediów, takich jak: woda, ogrzewanie, gaz, energia elektryczna, czy opłata za Internet. Zgodnie z przepisami za koszt podatkowy uznawane są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Koszty eksploatacyjne mogą stanowić koszty podatkowe. Przedsiębiorca ma prawo zaliczyć do kosztów jedynie część poniesionych wydatków, które przysłużyły się w prowadzonej działalności. W tym celu ustala się proporcję całkowitej powierzchni mieszkania w stosunku do powierzchni zajętej na prowadzenie działalności. Takie rozwiązanie zalecane jest przez organy podatkowe, jak np. w interpretacji indywidualnej wydanej przez Izbę Skarbową z Bydgoszczy, sygn. ITPB1/415-838/09/PSZ
koszty utrzymania mieszkania, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu w takiej części, w jakiej przypadają bezpośrednio na prowadzoną działalność gospodarczą. Jednym ze sposobów ustalenia tej części wydatków, która dotyczy prowadzonej działalności gospodarczej, jest zastosowanie do obliczeń wskaźnika udziału powierzchni zajmowanej na działalność gospodarczą do całej powierzchni lokalu.
Powyższą proporcję mogą zastosować przedsiębiorcy, którzy mają wyraźnie wyodrębniony w mieszkaniu metraż przeznaczony na prowadzenie działalności gospodarczej. Jeżeli takiego wyodrębnienia nie ma, to przedsiębiorca powinien samodzielnie ustalić proporcję w jakiej koszty eksploatacyjne odpowiadają celom firmowym, a jakie prywatnym. Wszelkie poniesione wydatki muszą być odpowiednio udokumentowane w razie jakiejkolwiek kontroli podatkowej. Chcąc sobie ułatwić podział kosztów, przedsiębiorca może np. zamontować osobne liczniki, jeden dla celów działalności, a drugi dla prywatnych. Koszty eksploatacyjne firmowe powinny być udokumentowane fakturą VAT lub rachunkiem. Koniecznie musi na nich być numer NIP przedsiębiorcy.
