Błędy na fakturze mogą przytrafić się każdemu wystawcy dokumentu. Popełniony i zauważony błąd powinien zostać poprawiony. Jednym z częściej popełnianych błędów jest nieprawidłowy numer wystawianego dokumentu. Pomyłka w numeracji może zostać skorygowana za pomocą noty korygującej lub faktury korygującej. Nazywana jest wadliwością mniejszej wagi, ponieważ wadliwość ta nie ma wpływu na przedmiot i podstawę opodatkowania.
W przypadku pomyłki lub błędu na fakturze należy go poprawić. W tym celu podatnik sporządza fakturę korygującą lub akceptuje notę korygującą. Należy jednak pamiętać, że nie jest dozwolone korzystanie z tych dokumentów zamiennie. Fakturę korygującą może wystawić sprzedawca towaru lub usługi. Natomiast notę korygującą sporządza nabywca towaru/usługi, jeżeli zauważy błąd na fakturze. Co prawda nieprawidłowy numer dokumentu uznawany jest za błąd, to jednak w rzeczywistości nie powinien być poprawiany za pomocą faktury lub noty korygującej. W obowiązujących przepisach nie ma dokładnego wskazania w jaki sposób należy skorygować błędnie wpisany numer faktury. Najczęściej stosowaną metodą jest dołączenie do dokumentu opisu wyjaśniającego, dlaczego na danej fakturze widnieje taki numer, a nie inny. Opis wraz z fakturą powinien być przechowywany razem z innymi dokumentami firmowymi. W przypadku wystawienia dwóch faktur o tym samym numerze można skorzystać z rozwiązania jakim jest dopisanie na jednej z nich dodatkowego oznaczenia np. w postaci literki w ten sposób, aby numeracje faktur różniły się między sobą. Przykładowo: FV 135/24 i FV 135a/24.
Korekta faktury – kiedy należy ją sporządzić?
Jeżeli po wystawieniu faktury:
podstawa opodatkowania lub kwota podatku wykazana na fakturze zmieniła się
podatnik otrzymał zwrot towarów i opakowań
nabywca otrzymał zwrot całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4
została stwierdzona pomyłka w jakiejkolwiek pozycji faktury,
to podatnik ma obowiązek wystawić fakturę korygującą.
Faktura korygująca – jakie dane powinna zawierać?
Na fakturze korygującej, podobnie jak na każdym innym dokumencie muszą znaleźć się określone dane, na które wskazują przepisy. Będą to dane zawarte na fakturze, której dotyczy faktura korygująca określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-5 ustawy o VAT
data wystawienia
kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika oraz nabywcy towarów lub usług razem z ich adresami
numer NIP wystawcy oraz nabywcy
nazwa towaru lub usługi objętych korektą
w przypadku, kiedy korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego należy podać odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej.
W pozostałych przypadkach należy podać prawidłową treść korygowanych pozycji. Faktura korygująca powinna zawierać dodatkowo adnotację „FAKTURA KORYGUJĄCA” lub „KOREKTA” oraz musi być podana przyczyna korekty. Faktura korygująca, która koryguje błędy na fakturze pierwotnej ustrukturyzowanej musi zostać wystawiona w postaci faktury ustrukturyzowanej.
Faktura czy nota korygująca?
Pomyłki lub błędy na fakturze inne niż nieprawidłowa numeracja mogą być korygowane za pomocą noty lub faktury korygującej. Notę korygującą sporządza nabywca, jeżeli zauważy na dokumencie mało znaczące błędy w treści, jak np. w danych obu stron transakcji, niewłaściwy opis towaru lub usługi, błędy w datach. Podsumowując, muszą to być błędy, które nie zmieniają wartości towaru, kwot podatku itp. Natomiast faktura korygująca może mieć wpływ na zmianę wartości liczbowych na fakturze, np. kwot podatku VAT. Za pomocą faktury korygującej wystawca może również poprawić błędy niższej wagi zawarte w treści dokumentu, jak np. pomyłki w danych nabywcy lub sprzedawcy. Jeżeli pomyłka będzie dotyczyła błędu liczbowego i zauważy ją nabywca to powinien zwrócić się do sprzedawcy o dokonanie korekty faktury z błędnymi danymi. Sporządzenie faktury korygującej wymagane jest także w sytuacji, kiedy sprzedawca udziela nabywcy rabatu lub sprzedawca otrzymuje zwrot zapłaty bądź podwyższa cenę. Korekty nie wystawia się w sytuacji, kiedy faktura zostanie zniszczona lub zgubi się. W takim przypadku sprzedawca powinien wystawić duplikat.
Czasami to dopiero nabywca może zauważyć, że faktura VAT zawiera błędny numer. Taka sytuacja najczęściej ma miejsce na początku roku, kiedy nie została jeszcze zmieniona numeracja faktur na dany rok, ponieważ system księgowy, w którego posiadaniu jest wystawca faktury nie zmienia numeracji rocznej automatycznie bądź zmiana taka nie została w ogóle dokonana. Z uwagi na to, że pozycja związana z numerem faktury nie została wymieniona w katalogu pozycji wykluczających wykonanie korekty przez nabywcę, to może on dokonać jej za pomocą noty korygującej.
Co to jest wadliwość mniejszej wagi?
Pojęcie wadliwości mniejszej wagi znane jest w polskim prawie już od ponad stu lat. Dotyczy także zagadnień związanych z księgowością. Jeżeli na fakturach dokumentujących transakcje wystąpią wadliwości mniejszej wagi, to urząd skarbowy nie ma podstaw, aby zakwestionować takie faktury, w tym także prawo do odliczenia podatku naliczonego.
Przykładem wadliwości mniejszej wagi jest np. pomyłka występująca w numerze faktury. Jeżeli faktura z błędnym numerem zostanie wprowadzona do obrotu prawnego to nie ma to wpływu na wysokość opodatkowania u sprzedawcy oraz prawo do odliczenia podatku naliczonego u nabywcy. Kontrole faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników przez urząd skarbowy pod kątem ich prawidłowości będą dotyczyć przede wszystkim ustaleń czy dokumenty przechowywane u podatników dokumentują rzeczywiste transakcje handlowe. Należy uznać więc, że jeżeli faktury zawierają błędy mniejszej wagi i przy tym zostały wystawione rzetelnie oraz faktycznie doszło do transakcji udokumentowanej na fakturze, to nie ma podstaw, aby nie można było uznać, że dana faktura jest rzetelna. Jest to stanowisko jakie w tej sprawie wyraża Ministerstwo Finansów np. w piśmie z dnia 15 grudnia 1994 roku o nr MWM-6513/94. Podobne zdanie posiadają organy podatkowe w wydanych interpretacjach indywidualnych. Przykładem może być pismo Dyrektora KIS z dnia 9 marca 2023 roku o nr. 0114-KDIP1-3.4012.86.2023.1.JG. W opinii organu podatkowego na prawidłowość wystawianych i otrzymywanych faktur wpływ ma przede wszystkim ustalenie czy faktycznie faktury te odzwierciedlają transakcje handlowe, które miały miejsce w rzeczywistości. W związku z tym, jeżeli na fakturach występują wadliwości mniejszej wagi, to nie ma żadnych podstaw, aby taki dokument został uznany za nieważny tylko dlatego, że posiada błędy zaliczane do wadliwości mniejszej wagi. Zalicza się do nich błędy, które nie mają wpływu na sam przedmiot i podstawę opodatkowania, czyli nie wpływają na wysokość podatku należnego oraz naliczonego, a tym samym prawa do odliczenia podatku. Nie ma znaczenia też fakt w jaki sposób zostaną one skorygowane, czy za pomocą faktury korygującej, czy noty korygującej. Wadliwość mniejszej wagi wykryta przez organ podatkowy podczas kontroli podatkowej nie ma żadnych negatywnych konsekwencji dla podatnika, zarówno wystawcy faktury, jak i jej odbiorcy.
