Ustawa o VAT zawiera przepis, który mówi, że każda faktura powinna posiadać kolejny numer większy o jeden w stosunku do poprzedniej faktury. W numeracji musi być zachowana ciągłość. Co zrobić kiedy powstanie luka? Jak można rozwiązać ten problem?
Art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy VAT zawiera przepis mówiący o sposobie numerowania faktur. Zgodnie z nim faktura powinna mieć nadany kolejny numer w oparciu o jedną lub więcej serii w taki sposób, aby można było ją jednoznacznie zidentyfikować. „Kolejny” czyli występujący jeden po drugim, następny. W numeracji powinien być zachowany porządek chronologiczny. Każda faktura musi mieć numer o jeden większy od poprzedniego. Jest to stanowisko jakie w tej sprawie zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach poprzez interpretację z 10 listopada 2016 roku o numerze 2461-IBPP2.4512.749.2016.1.IK.
Z powyższego wynika, że numeracja jest prawidłowa jeżeli podatnik będzie nadawał wystawianym fakturom kolejne następujące po sobie niepowtarzalne numery zgodne z prowadzoną ewidencją przy zachowaniu ciągłości numerowania i możliwości identyfikacji. Dozwolone są serie faktur, gdzie dane serie mogą dotyczyć okresów rozliczeniowych, jak np.: miesiąc, czy rok.
PRZYKŁAD 1 Podatnik w ramach prowadzonej działalności współpracuje z dwoma kontrahentami, którym wystawia faktury sprzedaży. Dla jednego z nich przyjął numerację M/100, M/101 itd. Drugiemu wystawiał faktury numerując je odpowiednio: R/200, R/201 itd. Sposób numeracji jaki przyjął jest prawidłowy i zgodny z przepisami.
Czy podatnik może zmienić przyjętą numerację faktur?
Podatnik ma prawo w trakcie roku zmienić sposób numeracji faktur pod warunkiem, że zmiana nie wpłynie na ich identyfikację. Podatnik w dowolnym momencie może zakończyć stosowanie dotychczasowej numeracji i zastąpić ją nową. Możliwość ta została potwierdzona w interpretacji z 27 października 2016 roku, nr 1462-IPPP2.4512.647.2016.1.AO wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie. Podatnik może stosować jednocześnie różne serie faktur. Kolejne mogą zastępować także poprzednie. Nie dopuszczalna jest jedynie zmiana kiedy w nowej numeracji fakturze zostaną nadane takie same numery jakie zostały użyte w poprzednio stosowanej.
Braki w numeracji faktur
Jak poradzić sobie kiedy pomiędzy jednym, a drugim numerem faktury wystąpi luka.Czy w takiej sytuacji można wystawić fakturę korygującą? Nie, ponieważ nie jest to działanie zgodne z art. 106j ust. 1 ustawy VAT. Wymienia on zdarzenia pozwalające wystawić podatnikowi korektę. Fakturę korygującą można sporządzić w przypadku, kiedy po wystawieniu pierwotnego dokumentu:
została obniżona cena w formie rabatu
zostały udzielone opusty oraz została obniżona cena
dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań
nabywca otrzymał zwrot całości lub części zapłaty
została podwyższona cena lub została stwierdzona pomyłka w cenie, stawce, kwocie podatku lub w innej pozycji faktury.
Jak widać nie ma tu mowy o wystąpieniu luki w numeracji faktur, więc zastosowanie korekty nie będzie właściwe.
PRZYKŁAD 2 Podatnik wystawia faktury nadając im kolejny numer chronologicznie. Omyłkowo wystawił po fakturze 3/01/2020 dokument z numerem 5/01/2020. W tym wypadku nie będzie właściwe wystawianie korekty faktury nr 5/01/2020, która zmieniałaby ten numer.
W takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem jest sporządzenie oświadczenia, w którym należy wyjaśnić dlaczego powstała luka w numeracji i dołączyć je do dokumentacji podatkowej. Wtedy będzie jasne dlaczego numer faktury został pominięty.
PRZYKŁAD 3 Podatnik po fakturze z numerem 6/2020 pomyłkowo wystawił fakturę z numerem 16/2020. Kontrahent otrzymał fakturę z takim numerem. W tej sytuacji sprzedawca powinien sporządzić oświadczenie, w którym musi podać powód dlaczego po fakturze 6/2020 wystawił kolejną o numerze 16/2020. Musi też oświadczyć, że nigdy nie wystawił faktur z numerami od 7/2020 do 15/2020 i że dokumenty takie nie weszły do obrotu gospodarczego. Oświadczenie przechowuje się w dokumentacji podatkowej.
Prawo do odliczenia podatku naliczonego, a luka w numeracji faktur
Błąd w numeracji faktur popełniony przez sprzedawcę nie ma żadnego znaczenia jeżeli chodzi o prawo do odliczenia podatku przez nabywcę z danej faktury. Luka w numeracji faktur, która ma miejsce u sprzedawcy nie rodzi żadnych konsekwencji po stronie nabywcy. Ważne, aby wystawiona faktura dokumentowała rzeczywistą transakcję.
