Jak prawidłowo numerować faktury, kolejność numeracji faktur

Faktura VAT jest dokumentem, który powinien być wystawiony zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o VAT. Obowiązkowo musi zawierać wymagane elementy. Jednym z nich jest kolejny numer jaki zostaje nadany w ramach jednej lub więcej serii, który ma jednoznacznie identyfikować fakturę. Zasady dotyczące prawidłowego stosowania numeracji nie zawsze są jasne dla wszystkich podmiotów wystawiających faktury sprzedaży VAT. Czasami pojawiają się wątpliwości w tej kwestii.

System automatycznego wystawiania faktur i innych dokumentów księgowych związanych z wydawaniem towarów kontrahentom – czy firma może taki posiadać i z niego korzystać? 

Do organów podatkowych zostało skierowane pytanie związane z numeracją faktur i możliwości wdrożenia systemu nadającego kolejne numery różnym dokumentom księgowym wystawianym przez podatnika, jak: faktury VAT oraz inne dokumenty księgowe, np. noty wewnętrzne dokumentujące wydanie towaru. Odpowiedzi na pytanie zadane przez spółkę udzielił Dyrektor KIS w interpretacji podatkowej z dnia 7 lutego 2023 roku. 
System do wystawiania faktur i innych dokumentów księgowych ma być używany w związku z wydawaniem towarów kontrahentom i dokumentowaniu sprzedaży za pomocą dowodów, którym nadawane są kolejne numery w sposób ciągły niezależnie od rodzaju wystawianego dokumentu.  

Sprzedaż towarów i usług spółka dokumentuje za pomocą faktur VAT. Natomiast towar wydany na podstawie umowy agencyjnej zatwierdza za pomocą not wewnętrznych. System ma nadawać każdemu wystawionemu dokumentowi kolejny, unikalny numer, który nigdy nie będzie się powtarzał. Ciągłość numeracji ma być zachowana w stosunku do wszystkich wystawionych dokumentów. W konsekwencji może więc dojść do sytuacji, w której dwie faktury sprzedażowe VAT następujące po sobie nie zawsze będą posiadały kolejne numery nadane w jednym ciągu. Oznacza to, że może zdarzyć się sytuacja, kiedy w tym samym systemie zostaną sporządzone trzy dowolne dokumenty, przykładowo: faktura, nota wewnętrzna, faktura. W ten sposób dokumenty mogą otrzymać przykładowo następującą numerację:

• faktura nr 2001
• nota wewnętrzna nr 2002
• faktura nr 2003.

W związku z powyższym spółka zadała pytanie, czy taki sposób numerowania faktur zgodny jest z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług, a dokładniej z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, który mówi, że:

kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę.

Spółka z jednej strony uważa, że przedstawiony przez nią sposób numeracji jest prawidłowy i co najważniejsze spełnia podstawowy wymóg związany z numeracją faktur sprzedaży VAT, między innymi dlatego, że dokumenty można szybko i bezbłędnie zidentyfikować. Poza tym za pomocą systemu każdy kolejny dokument również faktura VAT może mieć nadany unikalny numer. Pomimo tego spółka ma pewne wątpliwości co do zgodności powyższego założenia ze wspomnianym art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. Stąd pytanie skierowane do Dyrektora KIS. 

Co oznacza zapis „kolejny numer…”?

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.603.2022.1.KP z dnia 7 lutego 2023 roku stwierdził, że sposób numeracji przedstawiony przez spółkę nie jest zgodny z przepisami ustawy o VAT. Tym samym przyznał rację spółce oraz rozwiał wszelkie wątpliwości pojawiające się w tej kwestii. Jak wskazuje wspomniany przepis ustawy o VAT faktury muszą być numerowane w taki sposób, aby była zapewniona ciągłość ich ewidencjonowania przez nadawanie im kolejno następujących po sobie numerów tak, aby można było łatwo zidentyfikować daną fakturę. Metoda realizacji tych warunków zależy wyłącznie od podatnika, który powinien sam ustalić sposób nadawania numeracji poszczególnym dokumentom, które wystawia. Jednocześnie przepisy nie zawierają wyjaśnienia pojęcia „kolejny”, dlatego aby zrozumieć znaczenie słowa należy zapoznać się z zapisem umieszczonym w uniwersalnym słowniku języka polskiego, na które powołał się Dyrektor KIS. Zgodnie z nim „kolejny” to „występujący w porządku następczym, jeden po drugim, następny”. 
Zdaniem Dyrektora KIS powyższą definicję należy interpretować następująco, czyli czynności prowadzone zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT są prawidłowe tylko wtedy, kiedy każda kolejna faktura ma nadany numer o jeden większy od poprzedniego, a więc: 

każda faktura wystawiona przez Państwa na rzecz kontrahenta powinna być zaopatrzona w swój numer, tj. każda faktura powinna zawierać kolejny numer, czyli o jeden większy w stosunku do poprzedniej faktury. Taki sposób numeracji dotyczy wyłącznie faktur, stąd też inne dokumenty nie mogą być uwzględniane w powyższej numeracji.

Podsumowując wszelkie rozważania w tym temacie należy przyjąć, że w przypadku, kiedy system pozwala, aby dwie następujące po sobie faktury nie zawsze były objęte ciągłością numeracji, czyli istniała luka pomiędzy numerami bądź numer pomiędzy nimi przypisany był do innego niż faktura dokumentu, np. nocie wewnętrznej wystawionej pomiędzy fakturami to taki sposób numerowania faktur sprzedaży VAT nie jest zgodny z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. Takie stanowisko w tej sprawie wyraził Dyrektor KIS. 

Pojęcie „kolejny” – inne interpretacje

Pojęcie „kolejny” może też być interpretowane w zupełnie inny sposób niż ten przedstawiony przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Na przykład:

• Wielki Słownik Języka Polskiego PAN zawiera definicję:
  „Kolejny - ten, który w pewnym rzeczywistym albo wyobrażonym ciągu osób, zdarzeń lub rzeczy tego samego rodzaju znajduje się po tych, o których była mowa lub o których wiadomo”.
• Słownik Języka Polskiego PWN określa „kolejny” jako:
  „jeden po drugim”
  Głównie na tym ostatnim określeniu wzorował się Dyrektor KIS wyrażając swoją opinię. 

Według art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT numer faktury powinien być unikalny tak aby nie można było ze sobą pomylić dwóch lub więcej faktur. W przepisach o fakturowaniu brak jest nakazu, aby każda kolejna faktura musiała mieć numer o jeden wyższy od poprzedniego. Jednak kolejność numeracji faktur powinna potwierdzać chronologię wystawianych dokumentów, która wystąpi wtedy, kiedy przykładowo fakturom będą nadawane wyłącznie numery parzyste. Jednak bardziej bezpieczne jest nadawanie im numerów zgodnie z zasadą „jeden po drugim”. 

Pominięcie numeru faktury – oświadczenie

Czasami zdarzają się sytuacje, kiedy podatnik na skutek zwykłej pomyłki pominie kolejny numer faktury. Taki pominięty numer nie może być przypisany do innej faktury, ponieważ może to być uznane za świadome naruszenie wymienionego powyżej przepisu. W tej sytuacji podatnik powinien napisać oświadczenie o pominięciu danego numeru, w którym musi wskazać przyczynę pominięcia, np. błąd ludzki, czy błąd systemu. Pismo powinno być podpisane przez podatnika i przechowywane w jego dokumentacji księgowej razem z fakturami. Oświadczenie zwykle nie jest kwestionowane przez organy podatkowe. Podatnik, pomijając kolejny numer faktury, który powinien być o numer większy od poprzedniego nie traci prawa do odliczenia VAT.

Data publikacji: 2023-03-20, autor: FakturaXL