Wystawiane faktury VAT powinny być prawidłowo ponumerowane. W tej kwestii podatnik ma pewną dowolność. Może nadać wystawianym przez siebie dokumentom numer w ramach jednej lub kilku serii, który w sposób jednoznaczny będzie identyfikował fakturę.
Zasady dotyczące numerowania faktur zostały zawarte w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. Zgodnie z nim faktura powinna zawierać kolejny numer nadany jej w ramach jednej lub więcej serii, który musi ją jednoznacznie identyfikować. Wyraz „kolejny” oznacza, że numery muszą być nadawane kolejno jeden po drugim w porządku chronologicznym, np.: 1/10/21, 2/10/21 itd. Poprawne numerowanie polega na nadawaniu dokumentom kolejnych, następujących po sobie numerach, które nie muszą koniecznie rozpoczynać się od numeru 1, ale najważniejsze, aby były to numery niepowtarzalne nadawane zgodnie z ewidencją prowadzoną przez podatnika.
Numerowanie faktur zgodnie z zasadą więcej niż jednej serii
Podatnik nadając numer wystawianym przez siebie fakturom ma prawo nadać im dowolny system numeracji np.: z podziałem na miesiące, z podziałem na rok (zwłaszcza jeżeli wystawia małą ilość faktur), z podziałem na kontrahentów, czy z podziałem na pracowników, którzy wystawiają dokumenty. Podatnicy najczęściej stosują jedną z najprostszych zasad jak: numerowanie faktur z podziałem na okresy roczne (1/2021, 2/2021) lub miesięczne (1/2/2021, 2/2/2021 – faktury z lutego), (2/4/2021, 3/4/2021 – faktury z kwietnia) itd. Przykładowa numeracja ze względu na kontrahenta: 1/D/2021, 2/D/2021, 1/E/2021, 2/E/2021 (kontrahenci D i E) oraz numeracja ze względu na pracownika: 1/AK/2021, 2/AK/2021, 1/BL/2021, 2/BL/2021 (faktury wystawiane przez Anetę Kulig i Barbarę Lipiec). Dozwolone jest też łączenie kilku sposobów numeracji, np.: 7/02/BL/2021 (siódma faktura wystawiona w lutym przez Barbarę Lipiec). Numery faktur nadawane w ramach kilku serii są dość powszechnie stosowanym sposobem w dużych przedsiębiorstwach z kilkoma oddziałami.
Powyższe numeracje są jedynie przykładem systemów, jakie można wykorzystywać w firmie. Nie ma też żadnych przeciwwskazań, aby w trakcie roku zmienić sposób numerowania faktur. Konieczne jest jednak zachowanie możliwości jednoznacznej identyfikacji dokumentów. Nie można też dopuścić do sytuacji, w której dokument otrzyma numer taki sam jak zastosowany w poprzedniej numeracji.
Numery faktur korygujących
Zgodnie z przepisami faktury korygujące mogą mieć jedną numerację, co oznacza, że korekta jest wystawiona chronologicznie zgodnie ze wszystkimi innymi fakturami. W rzeczywistości firmy rzadko stosują takie rozwiązanie. Najczęściej fakturom korygującym nadawany jest oddzielny numer (stosowany tylko dla korekt, oddzielne serie). Praktyka stosowana przeważnie tam gdzie wystawiana jest ich duża ilość. Jednak i tu numery muszą być nadawane w porządku chronologicznym.
Przerwa w numeracji
Czasami w numerach faktur z różnych powodów może wystąpić przerwa w ich chronologicznej numeracji. Takim powodem najczęściej jest błąd osoby wystawiającej. Podczas wystawiania faktur został pomyłkowo pominięty jeden numer. Po fakturze 3/4/21 wystawiono dokument, któremu nadano numer 5/4/21 lub został popełniony inny błąd, po fakturze 6/04/2021 został wystawiony dokument 47/04/2021. W takiej sytuacji błędem byłoby wystawienie faktury korygującej, ponieważ zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o VATfakturę korygującą wystawia się tylko w określonych przypadkach:
udzielenia obniżki ceny w formie rabatu
udzielenia opustów i obniżek cen
dokonania zwrotu nabywcy części lub całości zapłaty
dokonania zwrotu podatnikowi towarów i opakowań
podwyżki ceny lub stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce, kwocie podatku lub w każdej innej pozycji na fakturze.
Wśród wymienionych pozycji nie ma sytuacji, w której mamy do czynienia z luką w numeracji. Jeżeli wystąpią braki w numerach, to podatnik powinien napisać oświadczenie wyjaśniające przyczynę powstałej luki w numeracji. Takie oświadczenie należy przechowywać w dokumentacji księgowej firmy. Błędny numer na fakturze nie ma wpływu na jej rozliczenie pod kątem podatku VAT. Podatnik nadal ma prawo do odliczenia podatku pod warunkiem, że faktura VAT dokumentuje rzeczywistą transakcję.
