Czy podanie numeru faktury w tytule przelewu jest obowiązkowe?

W obowiązujących przepisach nie ma informacji, iż w tytule przelewu realizowanego w celu uregulowania opłaty za fakturę, musi widnieć numer dokumentu sprzedaży. Czy brak numeru wiąże się z konsekwencjami podatkowymi i czy taka transakcja zostanie określona jako bezskuteczna zapłata zobowiązania? Odpowiadamy.

Numer faktury w tytule przelewu

Nabywca regulujący zobowiązanie nie ma obowiązku wprowadzić do tytułu przelewu numeru faktury. Jeżeli nie poda numeru, nie wiąże się to z brakiem skuteczności w zapłacie zobowiązania. Należy jednak podkreślić, iż wprowadzenie numeru faktury zdecydowanie ułatwia załatwienie formalności związanych z daną transakcją, poprzez dopasowanie płatności do konkretnej dostawy towarów albo świadczenia usługi.

Zamiast wpisania numeru faktury, nabywca może wprowadzić inne informacje, które również umożliwią identyfikację płatności, na przykład „płatność za świadczenie usług z dnia…”.

Należy podkreślić, iż faktura przekazana odbiorcy musi zostać oznaczona we właściwy sposób, co jest zgodne z przepisami art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy VAT. Zgodnie z podanym artykułem, każda faktura musi zawierać kolejny numer nadania w ramach jednej bądź więcej serii używanej do identyfikacji dowodu sprzedaży.

Przepisy nie wymagają, aby przedsiębiorca stosował odrębną numerację faktur w każdym roku podatkowym.

Jako przykład warto przytoczyć interpretację dyrektora KIS wydano 4 Września 2020 roku, nr 0114-KDIP1-3.4012.409.2020.1.MT, która wskazuje, że w świetle art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT na fakturze powinien widnieć numer umożliwiający identyfikację, określany jako numer faktury. Brak numeru jest równoznaczny z niemożliwością uznania dokumentu za fakturę, gdyż nie może zostać zakwalifikowana w ramach serii faktur, ani jako faktury w ogólnym znaczeniu. Wprowadzenie numeru na fakturze jest obowiązkowe, ale wpisanie numeru faktury w tytule przelewu już nie.

Tytuł przelewu a numer faktury w ramach mechanizmu podzielonej płatności

Analizując zagadnienie numeru faktur w tytułach przelewu, trzeba zwrócić uwagę na przepisy dotyczące mechanizmu podzielonej płatności.

Art. 108a ust. 1 ustawy VAT wskazuje, iż podatnicy, którym przekazano fakturę z kwotą podatku, w trakcie regulowania zobowiązania mają prawo zastosować mechanizm podzielonej płatności.

Ta zasada jest zgodna z trybem fakultatywnym. Z kolei w wybranych sytuacjach zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności jest obowiązkowe. Art. 108a ust. 1a ustawy VAT wskazuje, że w trakcie regulowania zobowiązania za zakupione towary bądź obsługi wskazane w załączniku numer 15 do ustawy, udokumentowanego fakturą, gdzie kwota należności ogółem jest większa od kwoty 15 000 zł bądź jej równowartość wyrażona w walucie obcej, podatnicy mają obowiązek wprowadzenia mechanizmu podzielonej płatności.

Aby przeliczyć faktury wystawione w walucie obcej, niezbędne jest zastosowanie przepisów dotyczących przeliczania kwot stosowanych w celu określenia podstawy opodatkowania.

Mechanizm podzielonej płatności przedstawia się następująco:

• uregulowanie kwoty odpowiadającej całości albo części kwoty podatku określonego z przekazanej faktury na rachunek VAT,
• uregulowanie całości albo części kwoty odpowiadającej wartości sprzedaży netto określonej w przekazanej fakturze zostaje przekazana na rachunek bankowy w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, dla których jest prowadzony rachunek VAT lub Rozliczenie odbywa się w inny sposób.

Art. 108a ust. 3 ustawy VAT wskazuje, iż przelew w ramach MPP zostaje wykonany w polskich złotych przy zastosowaniu komunikatu przelewu udostępnionego przez bank albo spółdzielczą kasę oszczędnościowo-kredytową, wykorzystywaną do finalizowania płatności w mechanizmie podzielonej płatności.

Podatnik ma obowiązek podać w przelewie:

• kwotę odpowiadającą całości albo części kwoty podatku, określonej z faktury, która ma zostać uregulowana w mechanizmie podzielonej płatności,
• kwota odpowiadająca całości albo części wartości sprzedaży brutto,
• numer faktury, której dotyczy płatność,
• numer używany przez dostawcę towaru bądź usługodawcę w celu identyfikacji na potrzeby podatku.

Wymienione elementy są obowiązkowe, dlatego, jeżeli w tytule przelewu nie będzie widniał numer faktury, przelew nie zostanie zaakceptowany.

Zgodnie z przepisami, dla płatności regulowanych w ramach MPP można dokonywać przelewów zbiorczych za więcej niż jedną fakturę. Jeżeli podatnik otrzyma od jednego dostawcy albo usługodawcy w terminie od jednego dnia do jednego miesiąca więcej niż jedną fakturę regulowaną z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności może dotyczyć kilku faktur.

W takiej sytuacji tytuł przelewu:

• dotyczy wszystkich faktur otrzymanych przez podatnika od jednego dostawcy bądź usługodawcy w okresie wahającym się od jednego dnia do jednego miesiąca,
• w komunikacie przelewów występuje kwota podatku zgodna z wartościami wskazanymi w fakturach.

Art. 108a ust. 3c ustawy VAT wskazuje, że dla przelewów zbiorczych w komunikacie przelewu zamiast numeru faktury wprowadza się okres, za który regulowane jest zobowiązanie.

Minister Finansów w objaśnieniach wydanych 23 grudnia 2019 roku na temat mechanizmu podzielonej płatności wskazał, że w sytuacji, kiedy nabywca skorzysta z podanych powyżej przepisów i zdecyduje się na płatność zbiorczą z wykorzystaniem jednego przelewu, ma obowiązek uregulować płatności za wszystkie faktury wystawione dla niego przez dostawcę albo usługodawcę w tym okresie i nie ma znaczenia, czy faktury potwierdzające transakcje są zaliczane do mechanizmu podzielonej płatności, czy tak nie jest.

Trzeba jeszcze raz podkreślić, że w przelewie zbiorczym uwzględnia się okres, który trwa minimum jeden dzień.

PRZYKŁAD 1
Podatnik zakupił od kontrahenta kilka towarów. Wybrane z nich są wprowadzone do załącznika nr 15 do ustawy VAT. Zakupy odbyły się w styczniu i lutym. Zgodnie z obowiązującymi zasadami, podatnik ma prawo wykonać dwa zbiorcze przelewy w ramach MPP — jeden z nich dotyczy zapłaty za wszystkie towary zakupionych w styczniu, a drugi zobowiązania za luty. Zabrania się jednak wykonania jednego przelewu w ramach MPP za styczeń oraz luty. Podatnik nie może także wykonać przelewu zbiorczego za część należności określonej ze sprzedanych towarów.

W tytule przelewu pozwalającym na uregulowanie płatności w mechanizmie podzielonej płatności musi pojawić się numer faktury – to jeden z wymaganych elementów. Jedynym wyjątkiem od tej zasady jest regulowanie płatności zbiorczej. W takim przypadku nie wprowadza się numeru faktury, ale wpisuje okres rozliczeniowy.

Reasumując, w tytule przelewu nie musi widnieć numer faktury, z zastrzeżeniem, że nie dotyczy zobowiązania regulowanego w ramach split payment, w którym numer faktury jest obowiązkowym elementem przelewu.

Data publikacji: 2023-08-01, autor: FakturaXL