Faktura zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy VAT jest dokumentem wystawianym w formie papierowej lub elektronicznej, który musi zawierać dane wymagane ustawą. Przez fakturę elektroniczną należy rozumieć fakturę wystawioną oraz otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Podatnik ma obowiązek wystawić fakturę, która będzie dokumentowała:
sprzedaż oraz dostawę towarów i świadczenie usług, o których mówi art. 106a pkt 2 ustawy, dokonywaną na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze bądź na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem
otrzymaną przez niego całość lub część zapłaty przed dokonaniem czynności, o których jest mowa w pkt 1 i 2 z wyłączeniem sytuacji kiedy zaplata dotyczy WDT lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstał zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy.
Faktura zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług pełni bardzo ważną rolę dowodową w rozliczeniach dotyczących podatku VAT, dlatego powinna zawierać wszystkie istotne dla niej elementy.
Faktura uproszczona - paragon fiskalny
Faktura uproszczona jest jednym z rodzajów faktur dokumentujących transakcje o niższej wartości nieprzekraczającej kwoty 450 zł lub 100 euro. Faktura uproszczona nie musi zawierać wszystkich informacji takich jak zwykła faktura VAT.
Nie muszą na niej znaleźć się dane dotyczące:
nabywcy (imię i nazwisko) lub nazw nabywców oraz ich adresów
miary i ilości sprzedanych towarów/usług (dostarczone towary/zakres wykonanych usług)
ceny jednostkowej netto towaru/usługi bez kwoty podatku
wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych daną transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto)
stawki podatku
sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku oraz sprzedaż zwolnioną z VAT
kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.
Od 1 stycznia 2020 roku po zmianie przepisów klient będący przedsiębiorcą w celu otrzymania dokumentu sprzedaży potrzebnego do odliczenia podatku VAT musi poinformować sprzedawcę, że nabywa towar jako podatnik VAT i potrzebuje paragon fiskalny z numerem NIP. Jeżeli klient zażąda po dokonaniu zakupów wystawienia faktury VAT, to może ją otrzymać jedynie w przypadku kiedy na paragonie został umieszczony numer NIP nabywcy. Brak NIP-u na paragonie nie pozwala sprzedawcy wystawić faktury VAT na rzecz przedsiębiorcy.
PRZYKŁAD 1 Spółka prowadzi sklep z artykułami przemysłowymi. W większości klientami sklepu są przedsiębiorcy, którzy przeważnie dokonują zakupów na kwotę niższą niż 450 zł. Przy zakupach podają numer NIP, który sprzedawca umieszcza na paragonie. Czy taki paragon jest fakturą uproszczoną?
Odpowiedź: W przypadku wystawienia paragonu z NIP-em klienta, gdy wartość paragonu nie przekracza kwoty 450 zł brutto, (razem z podatkiem VAT), to takie paragony uznawane są za faktury uproszczone.
Numer faktury uproszczonej
Każda faktura, również uproszczona powinna zawierać nadany jej numer. Jest to jeden z najważniejszych elementów faktury. Zgodnie z obowiązującymi przepisami faktura powinna zawierać kolejny numer nadany jej w ramach jednej lub więcej serii, który będzie ją identyfikował w jednoznaczny sposób – art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.
PRZYKŁAD 2 Podatnik prowadzi hurtownię materiałów budowlanych. Nabywca towarów poprosił go o wystawienie faktury uproszczonej (wartość sprzedaży nie przekroczyła kwoty 450 zł). Sprzedawca nigdy nie wystawiał tego rodzaju faktur. Czy ma prawo wystawić fakturę uproszczoną z numerem 1 oraz z nową serią, jak np.: „Up.”?
Odpowiedź: Tak może. W tym przypadku sprzedawca może wystawić fakturę uproszczoną z numerem 1 oraz z serią „Np.”, ponieważ jest to jego pierwsza faktury. Nigdy wcześniej nie wystawiał takiego dokumentu. Dobrym rozwiązaniem było stworzenie nowej serii, która będzie odróżniała wystawiane faktury uproszczone od pozostałych, co pozwoli mu uniknąć ewentualnych błędów przy wystawianiu pozostałych dokumentów.
Przy wystawianiu faktur uproszczonych podatnikom najwięcej kłopotów sprawiają paragony z NIP poniżej kwoty 450 zł brutto. Taki dokument jest cały czas paragonem zawierającym jedynie dodatkowy element jakim jest NIP nabywcy.
PRZYKŁAD 3 Przedsiębiorca prowadzi firmę budowlaną. Wartość niektórych zakupów nie przekracza kwoty 450 zł. W takim wypadku w hurtowni oraz na składzie budowlanym wystawiane są faktury uproszczone mające postać paragonu, które nie są specjalnie numerowane. Przedsiębiorca zaczął zastanawiać się, w którym miejscu znajduje się numer faktury uproszczonej w przypadku kiedy jest ona paragonem.
Paragon z NIP-em wystawiany jako faktura zawiera takie same elementy co każdy inny paragon wystawiony w tej samej serii paragonów. Jedyne co je różni to umieszczony NIP nabywcy. W tej sytuacji numer paragonu fiskalnego jest numerem w jednoznaczny sposób identyfikujący paragon z NIP-em do kwoty 450 zł jako fakturę uproszczoną. Zgodnie z tym paragon fiskalny, który jest fakturą uproszczoną nie musi zawierać specjalnego numeru. Numer paragonu jest jednocześnie numerem faktury, który powinien być umieszczony w ewidencji prowadzonej przez podatnika. Numer paragonu fiskalnego, to kolejny element tego dokumentu, który powinien zostać na nim umieszczony po łącznej wartości sprzedaży brutto, a przed numerem kasy i oznaczeniem kasjera.
