Zgodnie z przepisami faktury powinny być wystawiane z zachowaniem kolejności i ciągłości. Czasami z różnych powodów może powstać przerwa w numeracji. Co w takiej sytuacji powinien zrobić wystawca faktury?
Art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT – zasady dotyczące numerowania faktur
Wyżej wymieniony przepis jest podstawowym przepisem, który reguluje kwestie związane z numerowaniem faktur. Zgodnie z nim faktura powinna posiadać kolejny numer nadany jej w ramach jednej serii, który w jednoznaczny sposób będzie ją identyfikował. Dokumenty powinny być tak ponumerowane, aby była zapewniona ciągłość ewidencjonowania, czyli każda faktura musi mieć nadany kolejny numer następujący jeden po drugim z zachowaniem porządku chronologicznego, gdzie każda kolejna faktura powinna mieć numer o jeden wyższy od poprzedniego. Zasada ta zgodna jest ze stanowiskiem prezentowanym przez organy skarbowe, jak np. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, który w interpretacji z dnia 10 listopada 2016 roku, nr 2461-IBPP2.4512.749.2016.1.IK wskazał, że obowiązkiem podatnika jest stosowanie poprawnego sposobu numerowania dokumentów. Numeracja może rozpoczynać się od dowolnego numeru. Ważne, aby faktury zawierały indywidualne, niepowtarzalne numery nadawane wg ewidencji prowadzonej przez podatnika z zachowaniem ciągłości numerów i możliwości identyfikacji dokumentu. Serie wg, których numery są nadawane mogą dotyczyć okresów rozliczeniowych, np. miesięcznych.
Czy można zmienić sposób numeracji faktur w trakcie roku?
Przepisy pozwalają, aby podatnik w trakcie roku zmienił sposób numeracji faktur. Takie stanowisko zostało potwierdzone przez Dyrektora Izby Skarbowej z Warszawy, który w interpretacji z dnia 27 października 2016 roku, nr 1462-IPPP2.4512.647.2016.1.AO stwierdził, że brak jest jakichkolwiek przeszkód, żeby podatnik w ciągu roku zmienił sposób numerowania faktur. Jednak taka zmiana nie może mieć wpływu na jednoznaczne zidentyfikowanie dokumentu. Dopuszcza się, aby różne serie faktur były stosowane jednocześnie, jak również to, że kolejne serie mają zastępować poprzednie. Jednak nie może dojść do sytuacji, kiedy zmiana nadana w ramach nowej numeracji będzie dotyczyła takiego samego numeru jaki był nadany w poprzedniej serii.
Braki w numeracji faktur
Jeżeli wystąpi luka w numeracji faktur, to nie jest możliwe wystawienie faktury korygującej. Na takie działanie nie pozwalają obowiązujące przepisy.
Art. 106j ust. 1 ustawy VAT wskazuje przypadki, w których możliwe jest wystawienie korekty faktury. Należą do nich sytuacje, kiedy:
została udzielona obniżka ceny w formie rabatu
zostały udzielone opusty i obniżki cen
podatnik otrzymał zwrot towarów i opakowań
nabywca otrzymał zwrot całości lub części zapłaty
została podwyższona cena lub została stwierdzona pomyłka w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.
W wymienionym przepisie brak jest wzmianki o luce w numeracji faktur, dlatego też sporządzenie faktury korygującej nie jest właściwe. W praktyce podatnicy sporządzają oświadczenie o pominięciu numeru faktury, w którym wyjaśniają przyczyny powstania luki w numeracji. Takie oświadczenie powinno być dołączone do dokumentacji podatkowej.
Brak kolejnego numeru faktury – możliwość odliczenia podatku należnego
Błąd w numeracji faktur jakim jest pominięcie kolejnego numeru przez sprzedawcę pozostaje bez znaczenia na prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury przez nabywcę. Brak ciągłej numeracji na fakturach nie może być powodem, aby podatnik nie miał prawa do odliczenia podatku naliczonego.
PRZYKŁAD Sprzedawca przy wystawianiu faktur pomylił się w numeracji. Po numerze faktury 4/8/2022, wystawił kolejną z numerem 8/8/2022 i tym samym pominął trzy numery. Faktura z niepoprawnym numerem została dostarczona do kontrahenta. W tej sytuacji podatnik powinien napisać oświadczenie, że w wyniku pomyłki wystawił po fakturze z numerem 4/8/2022 kolejny dokument o numerze 8/8/2022, pomijając numerację od 5/8/2022 do 7/8/2022. Faktury z takimi numerami nie zostały nigdy wystawione i tym samym nie znalazły się w obrocie gospodarczym.
Podsumowanie
Podatnicy mają prawo dowolnie numerować faktury w ramach wybranej serii w taki sposób, żeby została zachowana chronologia numeracji. Jeżeli wystąpi luka w numeracji, to podatnik powinien sporządzić oświadczenie, w którym wyjaśni kwestię pominięcia numeru. W tej sytuacji nie jest prawidłowe wystawienie faktury korygującej.
